أخطاء تخطيط الأحداث الكبيرة يمكنك منع

المنتج الذي ينشئه مخططو الحدث يتسم بالحساسية والعابرة. يمكن أن تتأثر الأحداث سلبا من خلال مجموعة متنوعة من الظروف، وبمجرد أن يتم الضرر فإنه من المستحيل عادة "حاول مرة أخرى. "وهذا هو السبب في أن التخطيط يتطلب مثل هذا التفاني في التفاصيل. واحد خطأ صغير يمكن أن يحدد سلسلة من ردود الفعل التي يصعب التعافي منها. وترد أدناه 5 أخطاء من هذا القبيل، لذلك تأكد من إضافتها إلى القائمة المرجعية الخاصة بك من الكوارث التي يمكن الوقاية منها.

عدم السماح بما يكفي من وقت الإعداد

هناك دائما سباق مع الزمن عند إنشاء حدث، ولكن يجب أن يكون لديك تقدير لمقدار الوقت الذي تحتاجه للحصول على كل شيء في المكان. لا شيء يبدو أسوأ من وجود غرفة كاملة من العمال تشغيل حول عندما يصل الضيف الأول. يجب أن يكون الهدف أن يكون كل شيء تعيين قبل 15 دقيقة على الأقل من فتح الأبواب.

--2>>

لا جدولة تجول مع العملاء

جداول البيانات، رسائل البريد الإلكتروني، وأوامر الحدث الولائم هي أدوات ممتازة للتواصل تفاصيل الحدث. ومع ذلك، يمكن الاعتماد فقط على وثائق لرسم صورة لهذه المناسبة يمكن أن يؤدي إلى الإفراط. استراتيجية أفضل هو المشي من خلال خط سير الرحلة مع العميل الخاص بك في الموقع كلما كان ذلك ممكنا. ناقش كل لحظة وتفاصيل كما لو كان الحدث يحدث أمامك.

نسيان التأكيد على الموردين

يخدم بائع الحدث المتوسط ​​عملاء متعددين عبر عدة فئات مختلفة.

باختصار، وهذا يعني أن لديهم الكثير لتذكر. كنت دائما تريد الحصول على تأكيد شفهي أو البريد الإلكتروني من جميع البائعين 48 ساعة قبل وقت الإعداد. البريد الإلكتروني عادة ما يكون أفضل لأنه يمكنك توضيح توقعاتك واطلب منهم الرد كتابة.

تطل على الأحداث المتنافسة

إذا كان لديك أي وقت مضى "الجار صاخبة" ثم كنت تعرف بالفعل كيف يصرف هذه الحالات يمكن أن يكون.

يمكن أن يكون الذهاب ضد الأحداث الأخرى في مكانك تحديا كبيرا، ولهذا السبب يجب عليك مناقشة هذا السيناريو مقدما مع إدارة المكان وعملائك. تعرف على الأشخاص الذين سيشاركون في نفس المناطق المشتركة والموارد العامة مع حزبكم، وحدد من لديه السلطة لحل مشكلات الضوضاء إذا أصبحت مشكلة.

عدم وجود خطة طارئة

ماذا يحدث للحدث الخاص بك في حالة سوء الاحوال الجوية، أو حتى إغلاق مكانك؟ هذه ليست أشياء سهلة للتخطيط ل، ولكن يصبح من المستحيل لإدارة في يوم من العرض. رسم استراتيجية الطوارئ الخاصة بك على الأقل 2 أسابيع مقدما لقياس جيد. حتى لو كنت تخطط لإلغاء الحدث سوف لا تزال بحاجة إلى طريقة منظمة للاتصال بجميع ضيوفك.

عدم وجود مساعدة كافية في يوم الحدث

تكاليف العمل هي دائما مشكلة عند محاولة موازنة ميزانيات الحدث. ومع ذلك، فإن القصور في مساعدة اليدين يمكن أن يسبب مشاكل أكبر من تجاوز الميزانية.لا يمكنك أن تتوقع أن تفعل كل شيء بنفسك إذا كنت مخطط الحدث. تنسيق الموظفين والبائعين والتفاصيل يكفي لإبقاء لكم المحتلة من قبل نفسه. لا تخافوا لقضاء بضع مئات من الدولارات لتوظيف عمال إضافيين لأنك لن تكون قادرة على الأشياء مرة واحدة تتحرك.

عدم استخدام قائمة التعبئة

إدارة حدث خارج الموقع يتطلب عادة قائمة واسعة من الإمدادات. بالطبع، لديك عادة عدة أسابيع للحصول على كل هذه الإمدادات في النظام، لكنها لن تفعل أي خير إذا لم تجعله إلى المكان. قائمة التعبئة توفر تجديد فوري على الأشياء التي تحتاج إلى تحميلها في السيارة. بالتأكيد، سوف تجد على الأرجح الأقلام والشريط للاقتراض في مكان، ولكن ماذا يحدث إذا كنت قد نسيت علامات الاسم أو الكمبيوتر المحمول الخاص بك؟ جعل قائمة التعبئة والتحقق من ذلك مرتين قبل أن تغادر.

والخبر السار هو أن هذه الأخطاء التخطيط الحدث كلها يمكن الوقاية منها بسهولة. في الواقع، يمكنك طباعة هذه المقالة ونشرها لتكون بمثابة تذكير ما لا تفعل. تذكر، الوقاية هو دائما أسهل من الانتعاش!