ما ينتمي في ملف الموظفين الموظف؟

ملف موظف الموظف هو ملف الموظف الرئيسي الذي يحتوي على تاريخ علاقة الاستخدام من طلب التوظيف من خلال مقابلة الخروج ووثائق إنهاء الخدمة. يمكن فقط لموظفي الموارد البشرية والمشرف المباشر الموظف والمدير الوصول إلى المعلومات في ملف الموظفين الموظفين، وأنها لم يترك مكتب الموارد البشرية.

عادة ما يتم تخزين ملف موظف الموظفين في خزانة ملفات مقفلة ومقاومة للحريق في مكان مغلق يمكن لموظفي الموارد البشرية الوصول إليه.

تتسم سرية معلومات الموظف في ملف الموظفين بأهمية قصوى.

من جميع ملفات الموظفين المحتفظ بها لدى الشركة، غالبا ما يتم الوصول إلى ملف موظفي الموظفين يوما بعد يوم للحصول على معلومات من قبل صاحب العمل أو المشرف أو موظفي الموارد البشرية.

اعتبارات حول الموظفين الموظفين محتوى الملف

المبادئ والأسئلة الأساسية التي يجب مراعاتها عند تقديم أي وثيقة في ملف موظف الموظفين هي هذه.

• هل يحتاج صاحب العمل إلى وثيقة معينة لتبرير القرارات إذا تم رفع دعوى ضد صاحب العمل؟ هل يحتاج صاحب العمل إلى وثيقة في محكمة قانونية؟
• هل يعلم الموظف ويدرك أن الوثيقة ستودع في ملف موظفيه؟ في معظم الحالات، یجب علی أصحاب العمل أن یوقع الموظف علی الوثیقة، ولیس للإشارة إلی اتفاق مع محتویات الوثیقة، ولکن علی الإقرار بأنھم علی وعي بقراءة الوثیقة وقراءتھا.
• يجب عدم وضع أي مفاجآت أو آراء أو ملاحظات شخصية حول الموظف في ملف الموظفين. فقط الحقائق، لا أفكار المضاربة، تنتمي في ملف الموظفين الموظفين.

محتويات ملف الموظفين

فيما يلي توصيات حول الوثائق التي يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بها في ملف موظف الموظفين.

تاريخ التوظيف

• طلب العمل
• استئناف
• رسالة تغطية السيرة الذاتية
• إدوكاتيون فيريفيكاتيون
• إمبلويمنت فيريفيكاتيون
• ريجكتيون ليتر
• بوسيتيون جوب دسكريبتيون
• وكالة التوظيف أو اتفاقية العمل المؤقت، إذا استخدمت
• معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
• توقيع نموذج إقرار كتيب الموظف يظهر استلام كتيب الموظف
• قائمة مرجعية من توجيه الموظفين الجدد تظهر المواضيع التي يغطيها
• أي اتفاقات نقل ووثائق
• أي عقد أو اتفاق كتابي أو إيصال أو إقرار بين الموظف وصاحب العمل (مثل اتفاق عدم المنافسة أو عقد عمل أو اتفاق يتعلق بسيارة مقدمة من الشركة) على سبيل المثال
• أشكال العمل الرسمية بما في ذلك: طلبات النقل والترقية وطلبات العمل الداخلية وما إلى ذلك
• أي وثائق أخرى متعلقة بالتوظيف
• تطوير أداء الموظفين وتحسينه

نسخ من أي تقييم للأداء المستخدم أو خطط تطوير الموظفين

• تقييمات ذاتية للموظفين
• سجلات من أي جلسات استشارة رسمية
• ملاحظات حول الحضور أو التأخير
• وثائق خطة تحسين الأداء
• (999)> طلبات التدريب
• تقييمات الكفاءات
• فئة التدريب أو
• تقارير الاحتياجات التدريبية
• تقارير نفقات التدريب
• شكاوى العملاء أو زملاء العمل
• سجلات إنهاء العمل
• رسالة استقالة الموظف
• وثائق مقابلة الخروج
• إشعار كوبرا
• قائمة التحقق من الوظائف

المحاسبة النهائية لجميع جوانب توظيف الموظف مثل الراتب النهائي ودفع الإجازات وعودة ممتلكات الشركة وما إلى ذلك.

• تتوفر وثائق إضافية تتعلق بملفات الموظفين.
• ملف الموظفين نظرة عامة
• سياسة وصول ملف الموظفين
• ما يجب على أصحاب العمل عدم الاحتفاظ به في سجلات الموظفين