إنهاء الخدمة من منظور تكنولوجيا المعلومات

إن السماح بموظف ما يمكن أن يكون وظيفة قذرة، ولكن يجب على قسم تقنية المعلومات أن يساعد في ذلك - دائما إذا كنت ذكيا.

من الضروري إشراك تكنولوجيا المعلومات في عملية إنهاء خدمة الموظف لأن الموظف السابق الذي لا يزال لديه إمكانية الوصول إلى شبكة الشركة وبيانات الشركات الملكية يشكل تهديدا أمنيا. في معظم حالات الإنهاء، فإن الموظفين السابقين لن يفكر أبدا في الإضرار بأنظمة الكمبيوتر الخاص بك، ولكن لماذا تأخذ فرصة أن كنت قد واجهت بيضة واحدة سيئة؟

وعلاوة على ذلك، فمن الذكاء الحفاظ على بعض الموارد التكنولوجية والبيانات والسجلات في حال أن الموظف السابق أو الشركة نفسها تقرر متابعة التقاضي.

وأخيرا، من الضروري دمج تكنولوجيا المعلومات في العملية للمساعدة في ضمان أن تكون ضوابط إنهاء الخدمة شاملة بما فيه الكفاية لتلبية متطلبات ساربانز أوكسلي ذات الصلة.

يجب أن تكون سياسات أمن المعلومات والاحتفاظ بالبيانات خاصة بالشركة وأن تكون مصممة خصيصا للقوانين التي تعمل الشركة بموجبها.

3 مبادئ تكنولوجيا المعلومات تحتاج الشركات إلى معالجة

ومع ذلك، هناك ثلاثة على الأقل من مبادئ تكنولوجيا المعلومات الواسعة التي يجب أن تلتزم بها الشركة عند وبعد إنهاء الموظف.

• إشعار فوري بالانتهاء إلى قسم تكنولوجيا المعلومات - حتى رؤساء حتى قبل اجتماع إنهاء هو موضع تقدير بحيث يمكن أن يمنع الوصول أثناء الاجتماع.
• كل شركة يجب أن يكون لها سياسة صارمة التي تنص بوضوح على أن يتم إخطار من عند انتهاء عمل شخص ما أو انتهى. وينبغي لهذه السياسة أيضا أن تكلف بإعطاء هذه الإخطارات فورا حتى يتسنى لجميع الإدارات المعنية اتخاذ إجراءات فورية.
  يجب أن يكون الاتصال بأمن المعلومات من بين أولئك الذين يتم إخطارهم، ويجب أن تنطوي مسؤوليات هذا الشخص على البحث والتوثيق وإبطال وصول الموظف إلى المعلومات المملوكة للشركة المخزنة إلكترونيا وأنظمة معلوماتها.

• الإلغاء الحصيف للوصول. وبمجرد إخطاره، فإن تكنولوجيا المعلومات مسؤولة عن الإلغاء الفوري للوصول والحفاظ على أي سجلات قد تحتاجها الشركة الآن أو في المستقبل.

ما يجب القيام به عند إنهاء التوظيف

في حالة الموظف المنتهية، يجب على تكنولوجيا المعلومات إلغاء جميع أجهزة الكمبيوتر والشبكة والوصول إلى البيانات على الفور لدى الموظف السابق.

يجب أيضا إزالة الوصول عن بعد، ويجب أن يتم نزع ملكية الموظف السابق من جميع الممتلكات المملوكة للشركة، بما في ذلك الموارد التكنولوجية مثل جهاز كمبيوتر محمول والملكية الفكرية مثل ملفات الشركات التي تحتوي على العملاء والمبيعات، ومعلومات التسويق.

ومع ذلك، في حالة الموظف الذي تكون وظيفته وشيكة فقط، يجب على تكنولوجيا المعلومات التشاور مع مدير الموظف والموارد البشرية، وصانعي القرار الرئيسيين الآخرين لتحديد الطريقة المناسبة التي لتدوير إلغاء الوصول عبر أيام عمل الشخص المتبقية.

تماما كما ينبغي توثيق منح التصاريح والامتيازات الأمنية للرجوع إليها مستقبلا، ينبغي أيضا توثيق إلغاء الوصول، لا سيما لأغراض قانونية. والهدف، بالطبع، ينبغي أن يكون دائما إبطال الوصول بطرق تجعل الأعمال التجارية حسنة ماليا وتقنيا وقانونيا.

الحفاظ الوقائي على البيانات

تحتاج كل شركة إلى سياسات التكرار والاحتفاظ بالبيانات التي تلبي احتياجات أعمالها وتلتزم بالقوانين السارية. وتتصدى هذه السياسات لنسخ بيانات الشركات واستعادتها والحفاظ عليها بشكل عام.

ومع ذلك، يجب على الشركة أيضا أن تضع سياسات تفصل متى وكيف ينبغي أن تذهب إلى الحفاظ على البيانات المحتملة والسديدة الحساسية، والسجلات، والسجلات، وغيرها من المواد التي يمكن أن تكون ذات أهمية قانونية كانت الشركة والموظف السابق لشراء القانونية معركة.

من المهم بشكل خاص القيام بذلك في حالة الموظف السابق الذي شغل منصب رفيع المستوى أو ترك الشركة تحت سحابة من الشك.

يجب أن يكون اعتماد وتطبيق هذه المبادئ الثلاثة العمل الجماعي للموظفين التنفيذيين في الشركة، وتكنولوجيا المعلومات وإدارة الموارد البشرية، والمستشار القانوني المتخصص في الطب الشرعي للكمبيوتر والقوانين التي تحكم استخدام الشركة لتكنولوجيا الحوسبة.

وينبغي أن تكون نتائج هذا الجهد التعاوني حماية أكبر لبيانات الشركات وكذلك الاستعداد الأفضل للتقاضي بشأن سرقة البيانات للشركات، والقرصنة، وغيرها من أشكال الاستخدامات غير المشروعة أو غير المصرح بها لتكنولوجيا الحوسبة. العمل مع تكنولوجيا المعلومات كشريك قيم يضمن أن هذه الأهداف تتحقق في حالة إنهاء العمل.

المزيد عن إنهاء الخدمة

• أعلى 10 لا تدعوا إلى إطلاق النار
• أعلى 5 أسباب لإطلاق النار على موظف
• أفضل يوم لإطلاق موظف؟

** ريتشارد جونز هو صحفي مستقل ومدير الأنظمة لشركة في ميشيغان.