رسوم هياكل تخطيط الأحداث

سواء كنت تبدأ نشاطا لتخطيط الأحداث للمناسبات الاجتماعية أو أحداث الأعمال أو مزيج من الاثنين معا، فإن أي شخص يدرس نشاطه التجاري يجب أن يكون مهتما بالتأكيد بتحديد سعر عادل للخدمات. من المهم معرفة كيفية تحصيل رسوم مقابل الخدمات.

للأسف، الجواب ليس بسيطا. وهناك عدة عوامل تدخل في تحديد سعر المرء، بما في ذلك نفقات التشغيل والتخطيط للحوادث والرواتب والأرباح.

الواقع هو أن معدلات تختلف بناء على المكان الذي تعمل فيه عملك، وأنواع المشاريع التي تأخذ على، وما هو السوق على استعداد لدفع.

كما يعتمد على السوق التي تستهدفها. وهذا يعني أن عميلك أو توقعاتك ستضع ميزانية مستهدفة في الاعتبار، ويجب أن تكون خدماتك تنافسية ضمن تلك المعايير.

طرق تخطيط المخططين رسومهم

ومع ذلك، إذا كنت ترغب في بدء العمل بدوام جزئي أو حتى العمل بدوام كامل، وهناك ما يقرب من خمس طرق لتنظيم رسوم الحدث الخاص بك واقتبس الرسوم الخاصة بك

• رسوم المشروع المسطحة
• النسبة المئوية للنفقات
• المعدل بالساعة
• النسبة المئوية للنفقات بالإضافة إلى السعر بالساعة
• الأسعار القابلة للتفويض

للاطلاع على التفسيرات والأمثلة التالية، لنفترض أنك تريد تكسب في المتوسط ​​75 دولارا في الساعة مقابل خدماتك.

رسوم بناء على سعر مشروع ثابت

يفضل العديد من العملاء معرفة مقدار تكلفة المشروع، بما في ذلك جميع الرسوم. كمخطط حدث، لتقديم هذا، يجب عليك تحديد رسوم ثابتة وتحديد الخدمات التي سيتم تغطيتها لهذا المبلغ.

هذا يضع مسؤولية إدارة الميزانية مباشرة عليك، مخطط، ويتطلب توقع مجموعة متنوعة من السيناريوهات التي قد تتغير الظروف. في هذا السيناريو، يمكن للعميل أن يتعاقد مباشرة مع مخطط الحدث لتنسيق جميع الخدمات اللوجستية، والمطاعم، والمكان، ونفقات السكن، الخ

وعادة ما تستخدم رسوم المشروع المسطح للأحداث المعبأة، مثل تلك التي وجدت مع برامج التسويق الرياضي، و يمكن حسابها على أساس كل شخص مع العديد من الشروط والمحاذير.

على سبيل المثال، افترض أنك يتم التعاقد معك لتنظيم جولة مدينة تاريخية لمدة يوم واحد ل15 ضيفا. عميلك يريد منك أن أقتبس رسوم ثابتة للنقل، دليل خاص، الغداء وأي / جميع رسوم الدخول إلى أماكن؛ ومع ذلك، فإنها تطلب أيضا أن تقدم تحليلا رفيع المستوى لكل بند من بنود النفقات.

في هذا السيناريو، يجب التفاوض / حساب تكلفة جميع الخدمات، بما في ذلك وقتك، واقتبس مجموع مجتمعة للنفقات. وسوف تكون مسؤولية مخطط الحدث / المخاطر لتحديد الودائع المطلوبة، ودفع جميع الخدمات، وتحمل المسؤولية عن جميع اتفاقات الخدمة.

الرسوم بناء على نسبة المصروفات

في المتوسط، ينبغي أن يشعر معظم المخططين المؤهلين للحدث بالراحة عند فرض رسوم تتراوح بين 15-20٪ من التكلفة الإجمالية للحدث كجزء من رسومهم.اعتمادا على تعقيد البرنامج ومقدار الوقت الذي يستغرقه لتخطيط وتنفيذ الحدث، وأحيانا هذا يكفي لتغطية كامل مخطط ومصدر الربح.

على سبيل المثال، افترض أنك يتم تعيينك لتنظيم عشاء خاص في مطعم خاص ل 40 ضيفا بمتوسط ​​175 دولارا للشخص الواحد.

دعونا نقدر أنه يأخذ لك ما مجموعه 15 ساعة للقاء العميل الخاص بك، خطة وحضور واستكمال جميع متابعة هذا الحدث. إذا كنت تحصل على نسبة 18٪ من إجمالي النفقات، سوف تكسب أكثر بقليل من السعر المستهدف لكل ساعة من 75 دولار / ساعة:

$ 175 x 40 نزيل = $ 7، 000 x 18٪ = $ 1، 260
15 ساعة × 75 دولار / ساعة = $ 1، 125

إذا كان العميل يتعاقد معك على جميع الخدمات مباشرة، فإن المبلغ الإجمالي للرسوم على حساب العميل سيكون ما مجموعه 8، 260.

رسوم بناء على معدل كل ساعة

يفضل بعض العملاء مخطط الحدث أن يقتبس معدل الساعة للخدمات وتقدير إجمالي عدد الساعات لإدارة وتنفيذ برنامج عميل معين. قد يبدو الأمر مشابها لمعدل المشروع المسطح، ولكنه يسمح بمزيد من المرونة من جانب كلا الطرفين للتكيف مع التغييرات التي قد تكون مطلوبة على طول الطريق.

سيقوم العديد من مخططي أحداث الأعمال بسداد الفواتير كل ساعة. انها تسمح للعميل لمعرفة كم سيكلف لتوظيف الخدمات الخاصة بك والسماح له / لها لحساب ميزانية معقولة. في كثير من الأحيان، والسبب في ذلك هو لأن العميل يريد أن يكون أفضل التعامل مع أي نفقات غير متوقعة.

تذكر دائما تحديد معايير دقيقة حول التوقعات بحيث يتفق الطرفان فيما يتعلق بالخدمات التي سيتم توفيرها. كمخطط حدث، يجب تضمين إشارة إلى الفواتير لجميع النفقات التجارية المعقولة التي قد يتم تكبدها.

بعض مخططي الحدث قد يرمزون إلى مصاريف التشغيل مثل الشحن وتأجير السيارات وغيرها من بنود المصروفات المتنوعة بنسبة تصل إلى 15-20٪ في حين أن البعض الآخر لا يفعل ذلك. إذا قمت بذلك، يجب عليك الكشف عن هذه العلامات والحصول على اتفاق مع العميل الخاص بك مقدما.

عندما يتعلق الأمر بمعدلات التخطيط للحدث كل ساعة، من المهم أيضا تحديد مدى تكرار فاتورة وقتك.

على سبيل المثال، لنفترض أن أحد العملاء يعينك في تشرين الأول (أكتوبر) لتنظيم ندوة ليوم واحد في شهر آذار (مارس). يتم التعاقد مع الخدمات الخاصة بك لمصدر والتفاوض للمكان، خدمات التموين، A / V، والمساهمة في إنشاء المحتوى لعدد محدود من بنود الاتصالات (ط.، دعوات، جدول الأعمال، استمارات التقييم، الخ).

العميل الخاص بك هو أيضا توظيف لك لتوفير إدارة في الموقع. إنك تضع اتفاقا مقدما بأنك ستدفع فاتورة مقابل خدمات محددة في أوقات مختلفة، وستقدم فواتير لكافة الخدمات التي يتم إجراؤها حتى تاريخه بشكل أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريا.

بموجب هذه الاتفاقية، يجب أن تقوم أنت والعميل بإعداد بيان مفصل للعمل يتضمن المسؤوليات المتوقعة لكلا الطرفين. بعد ذلك، يمكنك تقدير ميزانية إجمالية لساعات طويلة بالإضافة إلى نفقات معقولة (كن واضحا بشأن ما قد تتضمنه هذه التفاصيل).

الرسوم بناء على النسبة المئوية للمصروفات بالإضافة إلى الرسوم الثابتة / معدل كل ساعة

في بعض الأحيان يتم تعيينك لتنظيم حدث، ولأي سبب كان، يفضل العميل معدل على أساس نسبة مئوية من النفقات. ومع ذلك، هذا لا يكفي لتغطية تكلفة إجمالي الوقت والخدمات. في هذه الحالات، من المعقول تقديم الرسوم بتكلفة مجمعة في فئتين مختلفتين.

على سبيل المثال، يقوم عميل بتعيينك لتنظيم أحداث مرتبطة بمؤتمر. مهمتك هي تنظيم عشاءين خاصين وجولف نزهة، ولكل منها 50 ضيفا. وتبلغ التكلفة الإجمالية لهذه الأحداث مجتمعة حوالي 20 ألف دولار، ولكنها تتطلب حوالي 60 ساعة من وقتك، وقد يبرر تعقيد هذا المشروع هامش ربح أعلى. مع الأخذ بعين الاعتبار، قد تحصل على الرسم النهائي الخاص بك + معدل الساعة مع الحسابات التالية:

النسبة المئوية للنفقات تقدير:
$ 20، 000 x 18٪ = $ 3، 600

كل ساعة معدل التقدير: < 60 هورس x $ 75 / هر = $ 4، 500
كلير ديفيسيت:

$ 900 إذا واجهت عجزا، كما فعلنا في المثال أعلاه، يمكنك اختيار اقتباس 15 ساعة لإدارة الخدمات اللوجستية من بائعين خارجيين متعددين.

المجموع الفرعي نفقات الحدث:

$ 23، 600 رسوم ثابتة:
$ 1، 125 (على أساس 15 ساعة بسعر 75 دولار / ساعة) في هذا السيناريو، سوف تحتاج إلى أن تحدد بدقة أنك قدرت ساعات العمل الخاصة بك بشكل مناسب (حساب لتغطية نفقات التشغيل غير القياسية مثل السفر الشخصي). وكما هو متوقع، يسعد عدد قليل من العملاء رؤية الزيادات في النفقات في وقت لاحق ما لم يتم تقديم أسباب مبررة.

رسوم بناء على الأسعار القابلة للتغيير

طريقة أخرى يمكن أن يقوم بها مخططو الحدث بجمع رسوم الخدمات عن طريق تأمين مساحة الحدث من خلال الأماكن التي تقدم أسعارا قابلة للتنفيذ. وهذه الرسوم تقدم عادة لوكلاء السفر لحجز التذاكر وغرف الفنادق وغيرها من وسائل النقل.

على سبيل المثال، قد تقوم العديد من الفنادق بتمديد سعر قابل للتنفيذ يصل إلى 10٪ للغرف والنفقات الأخرى.

على الرغم من أن بعض مخططي الفعاليات سيحتسبون أسعارا قابلة للتنفيذ كمصدر للدخل لأنفسهم، فإن عملاء سافير قد يتساءلون عن شعور الولاء بمخطط الحدث عندما تكون الأسعار قابلة للتنفيذ. ولهذا السبب، فإن العديد من المخططين المخضرمين سوف تحد من أي اختيارات التخطيط التي تشمل معدل قابل للتنفيذ أو التفاوض التسعير غير قابل للتنفيذ لبرامجها وتمرير هذا المصدر من المدخرات مباشرة إلى خلاصة موكليهم.

علاوة على ذلك، قد يكون بعض العملاء على علم بأن الأسعار القابلة للتنفيذ موجودة ولا تتوقع من مستشارين خارجيين أن يقدموا فاتورة باستخدام أي من طرق الفوترة الأخرى التي حددناها ولا يزالون يدفعون معدل عمولة. وبوجه عام، لا يعتبر مخططو الحدث الكثيرين بشكل جيد، وذلك أساسا لتدفق إيراداتهم بهذه الطريقة.

إذا قبلت الأسعار التي تم تكليفها، فمن الأفضل عدم تحصيل رسوم العميل مقابل خدماتك باستخدام طرق الفوترة البديلة.

هناك سيناريوهات عندما تكون الأسعار القابلة للتنفيذ هي الأكثر منطقية، مثل المنظمات غير الربحية أو الجمعيات الأصغر حجما التي قد تستخدم خدماتك لحدث العضوية أو الاجتماع، ويتم دفع الجزء الأكبر من الرسوم مباشرة من قبل الحضور بدلا من المنظمة .

قد يكون هناك سيناريو آخر إذا كان العميل يشتري هدايا العميل منك، ويمكنك أيضا تقديم خدمات توزيع المواد الترويجية. في هذه الحالة، مجرد التفاوض على المواد الترويجية ولا تهمة على الخدمات الخاصة بك على أساس كل ساعة إلا إذا كان العميل على علم بجميع الرسوم مقدما.