خمس نصائح للحصول على دعم تنفيذي لمشروعك

يواجه مديرو المشاريع مهمة صعبة. وبحكم طبيعة دورهم، فإنهم يتحملون مسؤولية تشكيل فريق فعال لمتابعة ونجاح المبادرات الجديدة. ولأن المشاريع تشمل جميع الأعمال المنجزة في شركة، بما في ذلك المبادرات المؤقتة والفريدة فضلا عن العمليات اليومية الروتينية، فإن كل مشروع مغامرة جديدة.

إضافة في الواقع أن المشاريع هي كيف يمكننا الابتكار. كيف ننفذ الإستراتيجية وكيف نبني البنية التحتية لمنظمتنا وقدراتنا، فمن الواضح أن كبار القادة يجب أن يفعلوا كل ما في وسعهم لدعم مديري مشاريع شركتهم.

أحد أهم العوامل التي تعزز نجاح المشروع هو وجود كفيل تنفيذي فعال وفعال. وقد ارتبط هذا الموقف منذ فترة طويلة بنجاح المشروع في دراسات الصناعة، ومع ذلك، فإن مراجعة الأدبيات التي تصف الممارسات الفعلية حول الرعاية تشير إلى أن أمامنا طريق طويل لنقطعه لإضفاء الطابع المؤسسي على وجود وممارسات دور الكفيل في منظماتنا. قليلا من السياق هو المناسب. أولا، دعونا نراجع المسؤوليات الأساسية للجهة الراعية.

المسؤوليات الرئيسية للرعاة التنفيذيين للمشروع:

• تتحمل المسؤولية عن نتائج المشروع. (غالبا ما توصف هذه النقطة بأنها مسؤولية مشتركة مع مدير المشروع.)
• ميثاق المشروع ومنح سلطة على مدير المشروع وأعضاء الفريق الأساسي.
• دعم فريق المشروع للموارد والرؤية.
• ضمان وجود ودعم قيم الفريق الفعالة، بما في ذلك المساءلة والشفافية.

• دعم الفريق في مواجهة صعوبات استثنائية.
• مدرب مدير المشروع.
• الدفاع عن فريق المشروع ضد التدخل التنظيمي.

ماذا يحدث عندما يكون الراعي التنفيذي خارج الصورة:

في غياب الراعي التنفيذي الداعم، تقع جميع المسؤوليات المذكورة أعلاه على مدير المشروع الذي كان مثقل بالفعل، والذي يفتقر عادة إلى عرض النطاق الترددي والسرقة السياسية للوفاء بهذه المهام.

عدم وجود راعي فعال يزيد من خطر حدوث مشاكل في المشروع، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الفشل، الأداء الأمثل مع الوقت والتكلفة ونوعية الأهداف وزيادة اضطراب الفريق.

ببساطة، فإن وجود رعاة تنفيذيين فعالين هو صانع إختلاف إيجابي للعمل المعقد المتمثل في جلب أهم مبادراتنا المؤقتة والفريدة إلى خاتمة ناجحة. ونظرا للأهمية الواضحة للدور، قد يكون من المعقول الافتراض بأن معظم المنظمات تأخذ عملها مع الرعاة التنفيذيين على محمل الجد. ومن المحزن أن بعض الوقت الذي يقضيه العالم الحقيقي يقترح خلاف ذلك.

لمحة عن كيفية تعامل منظماتنا مع دور الراعي التنفيذي

كمدرب إدارة الدراسات العليا في إدارة المشاريع، لدي حظا سعيدا للتعرف بانتظام على ممارسات إدارة المشاريع لأرباب عمل طلابي في منطقة حضرية كبرى . من المنظمات فورتشن 100 للشركات الصغيرة والمشاريع الناشئة وغير هادفة للربح، والمنظمات الممثلة هي شريحة من اقتصادنا. في حين أنه سيكون من المعقول أن نتوقع في هذا العصر حيث ممارسات إدارة المشاريع راسخة أن معظم الشركات سوف تظهر ممارسات ناضجة حول دور الراعي التنفيذي، في الواقع، فإن الوضع هو بالضبط العكس .

بعض النتائج غير العلمية من استطلاعي السنوي غير الرسمي لطلبة الماجستير في إدارة الأعمال حول دور الراعي التنفيذي في شركاتهم:

• في المتوسط، أكثر من خمسين في المئة من الطلاب يصفون شركتهم بأنه ليس لديهم ممارسات رسمية حول الرعاية التنفيذية.
• عدد قليل من الشركات لديها أي تدريب رسمي أو وصف موحد لدور ومسؤوليات الكفيل.
• لم يكن لدي حتى الآن تقرير طالب واحد بأن شركته / لها توفر التدريب لرعايتها التنفيذية.
• هناك اتفاق متسق قليلا حول مساءلة الراعي عن نجاح المشروع.
• عندما يقابل الطلاب مديري المشاريع في شركاتهم حول رضاهم عن أداء ودعم رعاياهم، أعرب غالبية الذين شملهم الاستطلاع عن إحباطهم.

إن مراجعة المزيد من الدراسات الاستقصائية الرسمية من الجمعيات الصناعية والشركات الاستشارية الخاصة تعزز الصلاحية العامة للمدخلات من طلابي.

وفي حين أن الحالة الراهنة لممارسة الرعاي ة التنفيذية قد تترك مجالا للتحسين، فإن مديري المشاريع ليس لديهم خيار سوى الاستمرار في المضي قدما في مبادراتهم. ومع ذلك، هناك بعض الخطوات التي يمكن لمديري المشاريع اتخاذها لتجنيد الدعم التنفيذي الذي تمس الحاجة إليه.

خمسة نصائح لكسب الدعم التنفيذي لمشروعك:

1. توظيف كفيل. إذا كان لمشروعك آثار استراتيجية على شركتك، سواء مباشرة للعملاء أو بشكل غير مباشر من خلال تمكين أنشطة داخلية أكثر كفاءة وفعالية في دعم العملاء، يجب عليك تعيين كفيل. العمل مباشرة مع التقرير الخاص بك إلى مدير أو رئيس مكتب إدارة المشاريع الخاصة بك لتعزيز أهمية المشروع وطلب المساعدة. التأكيد على دور ومسؤوليات الكفيل كما هو محدد أعلاه، ونشير إلى البحوث الصناعة التي تربط نجاح المشروع والرعاية الفعالة.
2. تدريب الكفيل الخاص بك. التأكيد على الدور الاستراتيجي، وليس التكتيكي أو كشخصية. ويأتي معظم المديرين التنفيذيين إلى دور الكفيل دون أي تدريب رسمي أو حتى سياق لمسؤولياتهم. بينما كنت في دور محرج نوعا ما لتدريب تنفيذي، فإن معظم هؤلاء الأفراد نقدر السياق الخاص بك والتوجيه. قضايا المساءلة، وتعزيز القيم، وحماية الفريق يجب أن يكون التركيز الأساسي الخاص بك عند الصعود على الكفيل التنفيذي الخاص بك.
3. إشراك وإشراك بنشاط كفيلك. أفضل مدير المشروع / العلاقات الراعية التنفيذية هي تفاعلية للغاية. ومن المهم أن ينشئ الطرفان بروتوكول اتصال واضح لتحديث أنشطة المشروع وكذلك الإبلاغ عن حالات الطوارئ والاستجابة لها. مدير المشروع يجب أن تشجع الراعي التنفيذي لحضور الحالة أو الفريق اجتماعات من وقت لآخر لإظهار اهتمام حقيقي، وبمثابة المشجع نشط لتنظيم لنجاحات الفريق.
4. اسأل عن دعم التدريب من الكفيل الخاص بك. من المفيد دائما أن يكون لديك شخص لديه خبرة أكثر مما تقوم بمراقبتك وتقديم ردود فعل بناءة وإيجابية وتدريب على أدائك. دع كفيلك يعرف أنك ترحب هذه المدخلات في محرك الأقراص الخاص بك لتحسين، وعندما يتم استلامه، وقبوله بأمان.
5. الاستفادة من الراعي بعناية للقضايا الكبيرة . يجب الحرص على عدم عرض أو علاج الكفيل الخاص بك أكثر من اللازم على القضايا التكتيكية. أفضل وأفضل استخدام لكفيلك هو للمساعدة في تأمين الموارد. ويعمل كمتحدث باسم فريق المشروع إلى مجموعة الإدارة الأوسع ومساعدتك على تعزيز قيم الفريق الأساسية. هناك عمل موازنة يجب على مدير المشروع احترامه عند النظر في رسم الراعي في أنشطة الفريق.

الخط السفلي الآن:

دور الراعي التنفيذي هو واحد من قطع مهمة من اللغز لتحقيق النجاح لمبادرات المشروع. يدرك مديري المشاريع الناجحة مدى أهمية هذا الدور والعمل على الحصول على الدعم التنفيذي على المستوى الصحيح والكثافة. إذا كان دور الكفيل غائبا أو غامضا، خذ على نفسك لتجنيد وتدريب الرعاة التنفيذيين لدعمك وفريقك وشركتكم للنجاح.