كيفية إجراء اجتماعات فعالة

هل تخشون حضور اجتماع الموظفين الأسبوعي؟ هل تجد نفسك من أي وقت مضى الجلوس هناك، تدوير القلم الخاص بك، ومقاومة إغراء نظرة خاطفة على الهاتف الذكي الخاص بك، يتساءل لماذا على الأرض كنت هناك عندما يكون لديك الكثير من الأشياء الأخرى التي يجب القيام به؟ أو ما هو أسوأ، هل أنت على رأس الطاولة التي تقود الاجتماع كما تلاحظ عدم اهتمام الآخرين؟ انت لست وحدك. فالاجتماعات التي تدار بشكل سيء هي قاتل إنتاجي، وهي بالتأكيد لا تساعد معنويات الموظفين.

نقول وداعا لتلك الاجتماعات مملة وتعلم كيفية إجراء اجتماعات فعالة ترك الموظفين العاملين والدوافع.

7 نصائح لاجتماعات فعالة

حدد هدف الاجتماع

قبل إرسال تنبيه الاجتماع ووضعه في التقويم الخاص بك، اسأل نفسك لماذا تريد عقد اجتماع وتحديد الهدف. هل هو اجتماع لجعل الموظفين تصل إلى سرعة على تغيير في الإدارة؟ هل تتخذ قرارا بشأن مشروع ما؟ هل هي جلسة لتبادل الأفكار لاستراتيجية عمل جديدة؟ كن متأكدا من أن جمع الموظفين في غرفة لمناقشة وجها لوجه والتفاعل ضروري لهدفكم. إذا كان الغرض من الاجتماع هو تحديث الحالة، وربما إرسال البريد الإلكتروني المجموعة هو استخدام أفضل للوقت الجميع.

قم بتوصيل الغرض من الاجتماع

عند دعوة الآخرين إلى اجتماعك، يجب أن يكون واضحا حول الغرض من الاجتماع. وهذا لن يحافظ فقط على التركيز ولكن سوف تمكن الموظفين لحضور الاجتماع أعدت إما مع وثائق أو مع الأفكار حول هذه المسألة في متناول اليد.

الاتصال ضروري لاجتماع فعال.

كن انتقائي حول الحضور

لا أحد يقدر حضور اجتماع لا علاقة له أو عملهم. تحديد من يحتاج حقا أن يكون هناك ولماذا. من الذي تحتاجه؟ أي من الزملاء يجب أن يشارك، ومن المرجح أن يكون لديك أسئلة حول هذه المسألة؟

إذا كان شخص ما مدرجا في قائمتك يحتاج ببساطة إلى أن يكون على علم بما تم مناقشته، فقم بعمله لصالحه وأخرجه من القائمة. ويمكن تحديثها بسهولة مع البريد الإلكتروني للمتابعة. الوقت قيمة ولا يريد صاحب العمل أن يؤثر سلبا على الإنتاجية من خلال وجود الموظفين الجلوس في الاجتماعات التي لا لزوم لها.

يجب عليك إنشاء جدول أعمال اجتماع

عقد اجتماع بدون جدول أعمال الاجتماع هو أقرب إلى التسلق إلى المراكب الشراعية وتأمل الرياح يأخذك حيث تريد أن تذهب. سوف - حرفيا تماما - أن تضيع في البحر. سيوجهك جدول أعمال الاجتماع إلى وجهتك النهائية. قم بتضمين الموضوعات التي سيتم مناقشتها ومن سيتناول كل بند إذا شارك الآخرون. إرسال جدول الأعمال إلى الحضور في وقت مبكر حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه ويأتي على استعداد.

التزم بالخطة الخاصة بك

حتى الاجتماع الأفضل تخطيطا سوف يزول إذا ما خرجت المناقشات عن مسارها وانطلقت في مواضيع عرضية. هذا هو السبب في فشل معظم الاجتماعات في تحقيق هدفهم - أنها لا تبقى على المسار الصحيح. في بداية اجتماعكم، وضع قواعد أساسية وتخصيص وقت محدد لكل بند على جدول أعمالكم وكذلك الاجتماع العام. على سبيل المثال، "شكرا لكم على حضوركم اليوم. وقت الجميع قيمة وهدفي هو إبقاء هذا الاجتماع أقل من ساعة.

دعونا نلتزم البنود في متناول اليد والاحتياطي مناقشة مواضيع أخرى في وقت لاحق. "رين في أي شخص يحتكر المناقشة أو إدخال الموضوعات، وليس على جدول الأعمال.

الاحتفاظ بها

المساعدات البصرية تقطع شوطا طويلا في الحفاظ على الجميع تركز على الاجتماع وليس على هواتفهم أو على مدار الساعة. نشر جدول الأعمال على مجلس الذكية في الجزء الأمامي من الغرفة. بروجيكت مرئيات على شاشة كبيرة باستخدام جهاز كمبيوتر. أي شيء للحفاظ على عيونهم في الجبهة.

تلخيص الاجتماع

من أي وقت مضى ترك اجتماع ويكون الوجبات الجاهزة مختلفة تماما من زميلك؟ تأكد من أن هذا لا يحدث مع الاجتماع الخاص بك عن طريق البريد الإلكتروني للمتابعة في غضون 24 ساعة. تضمين ملخص، وتسليط الضوء على الموضوعات الرئيسية التي تم تناولها، والمهام المعينة وبيان المواعيد النهائية. إرسال ذلك في الوقت المناسب سوف يضمن أن الحضور لا يرأس في الاتجاه الخاطئ.