كيفية جعل اجتماعات الإدارة اجتماعات إنتاجية

لا يتعين عليك النظر بعيدا للعثور على مقالات من الخبراء حول إدارة الوقت، والمديرين التنفيذيين المتميزين والمعلمين الآخرين والنقاد الذين يفسدون الاجتماعات ويقترحون تجنبها أو تقليصها أو الاستغناء عنها في كثير من الأحيان المبذرون.

ومع ذلك، في بعض الأحيان علينا أن نلتقي. ونعم، هناك بعض النصائح العظيمة المتاحة من الخبراء في إدارة الوقت، ومراقبة جدول الأعمال وقواعد النظام.

إن التركيز هنا مختلف قليلا، حيث يقدم بعض التوجيهات الصحيحة والتوجيهية التي ستساعد المديرين على تحويل خمسة أنواع اجتماعات مشتركة إلى أحداث غير مؤلمة ومنتجة.

خمسة حلول اجتماع مشتركة

1. القضاء على الموت من قبل "حول الطاولة" تحديثات . أنت تعرف هذا الاجتماع. كرام ثمانية عشر شخصا في غرفة ومن ثم تتطلب كل شخص لتبادل التحديث الذي يبدو عادة وكأنه محاولة لتبرير وجودهم وجعل قضية لتدريسهم في قاعة الموظف كبيرة من الشهرة. إن كبار المديرين التنفيذيين وكبار القادة مشهورون في إدارة هذه الاجتماعات، معتقدين بأن هذه طريقة رائعة للجميع لسماع ما يحدث في الشركة. في الواقع، والناس في الغالب لحن والتركيز على تخطيط التحديثات الخاصة بهم أن لا أحد سوف الاستماع إلى.

بدلا من ذلك: بكل الوسائل، يمكنك التواصل مع زملائك أو أعضاء الفريق أو الزملاء الرئيسيين، ولكن لا تستسلم لنهج "حول الطاولة". معلومات العرض على أساس الاستثناء.

مشاركة الأخبار ذات الصلة، بما في ذلك النتائج المالية، وفوز العملاء كبيرة أو التحديثات على المبادرات على مستوى المنظمة. أيضا، تمديد العرض للأفراد لرفع القضايا الهامة. إذا حدث شيء جدير بالذكر وغير معروف على نطاق واسع، يجب على شخص ما تقاسمها. إذا احتاجت إحدى المجموعات إلى مساعدة من مجموعة أخرى، فقم برفع الطلب.

وإلا، لا تجبر جميع الحضور على المشاركة.

2. اجتماعات الحالة بشكل عام. يمكن أن يكون هؤلاء القتلة الوحشيين، خاصة عندما يكونون في حالة تأهب كأحداث متكررة ويخضعون لإدارة سيئة.

بدلا من ذلك : لا تدع اجتماعا لشيء يمكنك البحث عنه. الاستفادة من أدوات التكنولوجيا في اليوم لضمان فرق العمل الخاصة بك الحفاظ على تحديث الحالة الحالية ومرئية حيث يمكن للجميع أن نرى ذلك مع النقر على الماوس. إذا كنت يجب أن تلبي خفض وقت الاجتماع المخطط في نصف أو استخدام نهج رشيقة وتشغيل قصيرة "الاستعداد" جلسات. كن حذرا حول الانحرافات والانحرافات التي تطول هذه الجلسات. ركز على حالة المشاركة ويطلب من الناس معالجة القضايا خارج هذا المنتدى.

3. اجتماعات عصف ذهني غير منظمة. إن اجتماعات العصف الذهني التي تم تسهيلها تضعف إلى حد كبير، حيث أننا في نهاية المطاف نقضي الأفكار، ونؤيد فكرة رئيسه، أو نصدر قوائم رائعة من الأشياء الرائعة في مرحلة ما بعد أن لا يسمعها أبدا ولا ينظر إليها مرة أخرى.

بدلا من ذلك: العمل على تحديد موضوع تبادل الأفكار وتبادلها مع المدعوين قبل الدورة. جمع مدخلاتها وتوحيد ونشرها أو مشاركتها دون إسناد إلى الأفكار. استخدام جلسة حية للقفز والبناء على الأفكار المقدمة، إضافة إلى القائمة.

قاوم الرغبة في تقييم الأفكار في هذه الجلسة. دمج التقنيات الأخرى التي تقلل من الضغوط الاجتماعية، مثل الكتابة الدماغية. وقبل كل شيء آخر، توطيد الأفكار وخلق عملية لتقييمها فضلا عن أرشيف لهم لمرجعية مجموعة سهلة في الدورات والحالات المستقبلية.

4. مراجعات العمليات التي تجعل محاكم التفتيش تبدو ترويض. إذا كنت قد عانيت من أي وقت مضى من خلال جلسة حيث رئيس الاجتماع - عادة ما يكون تنفيذي - يركز على وظيفة واحدة تكافح أو يبحث عن بقعة ضعيفة في عرض الجميع ومن ثم مشاوي الرسل بلا رحمة، وانت تعرف كيف تدميري هذا الشكل هو. لا تديم هذه العملية.

بدلا من ذلك: الحفاظ على الغطس وظيفية العميق وامتحانات المستقيم الشركات الخاصة والتركيز على تقاسم مؤشرات التشغيل الرئيسية والمشاكل والفرص.

اجتماع المجموعة ليس هو الوقت أو المكان لكسر منطقة الأداء الضعيف أو الفرد. قم بإعداد اجتماع متابعة على الفور، ولكن لا تخضع الجميع لاستجوابك المرئي بشأن هذه المسألة. لا تتراجع عن المساءلة من أجل تحسين، ولكن القضاء على القسوة وما يرقى إلى التبشير العام من ذخيرة إدارة الاجتماع الخاص بك.

5. الاجتماعات التي تثير قضايا تتطلب قرارات عفوية. الغريب أو المفارقة، غرفة الاجتماعات هي واحدة من أسوأ الأماكن لاتخاذ قرارات سريعة. إن إثارة قضية لأول مرة والدعوة إلى اتخاذ قرار يضع الناس على الفور، وسوف يستاءون لك لاستخدام هذا النهج.

بدلا من ذلك: العمل دون توقف على اجتماعات المجموعة لإشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين بشأن القضايا والخيارات. التماس مدخلاتهم، وتقديم وجهات نظركم والعمل على التوسط المصالح المشتركة. استخدام منتدى الاجتماع للتحقق من مصالح أصحاب المصلحة وتحديد توصياتهم. في حين أنك قد لا تزال لا تحصل على قرار فوري دون خطوة أخرى أو اثنين، سوف يكون لديك تعزيز علاقات العمل الخاصة بك مع عمل ما قبل الدورة.

الخط السفلي الآن:

نحن مخلوقات الطائفية من الطبيعة وحتى مع مجموعة متنوعة من أدوات التكنولوجيا التي تمكننا من الاتصال دون أن تكون في نفس المكان، وأحيانا، فإنه يساعد فقط أن يكون وجها لوجه، وجه. الاستفادة من هذه المرة بحكمة وإظهار احترامكم للمشاركين من خلال إنتاج الاجتماعات التي تقلل من الاستثمار الوقت وتعظيم تبادل المعلومات عالية الجودة في بيئة غير مهددة.