كيفية ضمان دقة البيانات في تكاليف التشغيل

العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجعل من الخطأ عدم استخدام خطة حساب تكاليف العمل أو بناء واحدة عرضة للبيانات غير الصحيحة أو عدم كفاية البيانات. مع خطة قوية لتكاليف العمل، فمن الأسهل لتحليل التقدم المحرز في المشروع العام، والنظر في كل خطوة وتحديد أي المجالات التي تحتاج إلى تحسين. يمكن بسهولة تجنب الانتكاسات الزمنية الرئيسية وانسحابها عن طريق خطة جيدة. أيضا، وجود خطة جيدة حساب التكاليف مع تدابير لتحسين دقة البيانات يعطي الشركة اليد العليا ضد المنافسين.

عندما تنفذ بشكل صحيح، فإن خطة حساب تكاليف العمل تسفر عن المزايا التالية:

• تقارير دقيقة في الوقت المناسب.
• معرفة أين وكيف يتم تكبد التكاليف.
• القدرة على تتبع التكاليف ومقارنتها بميزانيات العمل والتوقعات.
• القدرة على إجراء تغييرات على الفور عندما تصبح ضرورية.
• قاعدة بيانات للمعلومات من المشاريع السابقة لاستخدامها لزيادة الدقة في المشاريع المستقبلية.
• فرصة لمراقبة حالة المهام المشاركة في المشروع والمشروع العام على مستوى عال.

التخطيط العملي للتكاليف الوظيفية

على الرغم من أن الميزانية هي العمود الفقري المالي لأي مشروع، فإنها لا تتلقى دائما التخطيط والرصد الكافي. العديد من الشركات الصغيرة تعيين مبلغ دولار فقط أو نطاق للمشروع الكلي. قد لا يتم البحث عن المهام بشكل صحيح لمراعاة الاختلافات المحتملة في التكاليف فيما يتعلق بالتقديرات.

كما أن الميزانيات عادة ما تهمل مع تقدم المشروع.

من المهم مراقبة الميزانية وإجراء التعديلات بانتظام. خطة للقيام بذلك، ولها ميزانية الافتتاح والختامية.

عندما يتم تعيين الميزانية، فقد حان الوقت لاتخاذ الخطوات اللازمة لضمان دقة البيانات. هذه هي بعض أفضل الممارسات لتنفيذ خطة صلبة لتكاليف العمل من شأنها أن توفر الأخطاء وضمان تسجيل البيانات الصحيحة.

1. تكاليف المسار بدقة

واحدة من أكبر الأخطاء التي ارتكبتها العديد من الشركات الصغيرة لا تتبع البيانات بدقة. أضف ذلك إلى خطة لا يتم بناؤها بقوة، وهناك وصفة للكوارث. تخيل الإغلاق على وظيفة ثم تلقي فاتورة من بائع مع رسوم متأخرة حاد. وتأتي الرسوم المتأخرة مع فرض عقوبة إضافية، ومجموع الخطأ غير المحسوب يكفي لوضع حد ملحوظ في الربحية الإجمالية للمشروع.

وضع نظام لتسجيل النفقات المتوقعة، وتأكد من تتبعها طوال مراحل المشروع. وينبغي أن يكون هناك نظام قائم مع بيانات وفحص التكاليف لكل مرحلة من مراحل المشروع الكبير. دائما إصدار وتتبع أوامر الشراء للحصول على صورة واضحة عن التكاليف.

2. تطوير عملية تغيير الطلب

عندما تبدأ المهام بالتداخل والوقت محدود، قد تحدث تغييرات في الميزانية ولكن لا يتم توثيقها.وهذا يمكن أن يؤثر على نتائج المشروع والأرباح المتوقعة. إذا كانت هناك أية تغييرات على الميزانية طوال العملية، فقم بتوثيقها على الفور.

وهذا يساعد جميع الأطراف المعنية على فهم تكاليف العمل الفعلية، ويضمن الدفع للشركة تخطط للمشروع. وضع نظام لتوثيق ورصد أوامر التغيير لجميع الأطراف المعنية.

3. استخدام جداول الوقت اليومية

ساعات العمل التي تم توثيقها بشكل غير صحيح، في وقت متأخر أو لا على الإطلاق يمكن أن تصل إلى الميزانية عندما يتم المشروع. تخيل مراجعة ساعات العمل وملاحظة أن عددا قليلا من العمال وقعت على المهام ولكن لم تسجل ساعاتهم لذلك اليوم، وهذا النمط يحدث عدة مرات في جميع أنحاء المشروع.

قد يكون الناس مشغولين بمشروع على الفور ونسيان توثيق وقتهم. تأكد من أن كل شخص يستخدم ورقة الوقت اليومية، ولها قائمة رئيسية لمدير أو مشرف لاستخدامها للتحقق من تقديم أوراق الوقت كل يوم. ومن الأفضل توثيق الوقت على أساس يومي وليس على أساس أسبوعي من أجل الدقة ومنع الخسائر المالية في وقت لاحق.

4. مقارنة التقديرات إلى التكاليف الفعلية

العديد من الشركات الصغيرة تجعل من الخطأ الحصول على تقديرات فقط في بداية المشروع.

مع تقدم المشروع، قد تنشأ قضايا تستدعي الحاجة إلى تعديلات في التكاليف.

قد تزداد تكاليف توريد بعض المواد، وقد تحتاج بعض المشاريع إلى إمدادات أكثر من التقديرات الأصلية. هذه التغييرات تؤدي إلى ارتفاع التكلفة الإجمالية، ويمكن أن يكون ضرر كبير إذا كان مفاجأة في نهاية المشروع. يجب أن يقوم المقدر بإجراء عدة تقديرات طوال عمر المشروع للتأكد من أن التكاليف المتوقعة تتماشى مع التكاليف الفعلية.

5. مراقبة النفقات في جميع أنحاء المشروع

من السهل التغاضي عن التغييرات في التكاليف، والنفقات الإضافية والأخطاء مع تقدم المشروع. هناك تطبيقات وبرامج تقوم بإصدار تنبيهات عندما لم يتم تحرير فواتير معينة بعد أو عندما تبدأ توقعات التكلفة في الانخفاض عن التكاليف الفعلية. تخيل الانتهاء من المشروع ومن ثم إدراك أن مهمة كبيرة لم يتم تحرير فواتير. هذا هو واحد فقط من العديد من الطرق الممكنة لانقاص المال.

يعد برنامج التتبع أحد الأصول القيمة لأي مشروع رئيسي ويمكن أن يساعد المهنيين على إجراء تعديلات للبقاء على الميزانية ومواكبة الفوترة. إذا كان البرنامج يحتوي أيضا على التطبيق المحمول، وهذا يجعل من السهل لتتبع وتحديث التكاليف أو إرسال فواتير من أي مكان. فمن الأفضل دائما إكمال المهام عندما يتبادر إلى الذهن بدلا من إزالتها حتى العودة إلى المكتب.

6. تقليل مخاطر خطأ الترميز

تستخدم العديد من الشركات برامج المحاسبة لإدخال جميع النفقات. استخدام خدمة المحاسبة الخارجية للتعامل مع تقارير المصروفات وجميع المهام التفصيلية للمحاسبة هو فائدة كبيرة والأكثر دقة طريقة لتتبع الشؤون المالية. ومع ذلك، يجب أن يكون لدى المهنيين الذين يديرون هذه الخدمات بيانات دقيقة عن النتائج المالية المثلى.

في كثير من الحالات، يقوم عمال المشروع بإدخال الرموز الخاطئة في أنظمة الإبلاغ الداخلية.عندما يتم نقل هذه الرموز غير صحيحة إلى إدارات المحاسبة الخارجية، يتم تسجيلها خاطئة ويمكن أن يسبب مشاكل. وينطبق الشيء نفسه مع الإدارات المحاسبية الداخلية ولكن يمكن أيضا أن تكلف الشركة المزيد من الوقت والمال للعثور على الأخطاء.

إذا كان نظام الترميز يسبب مشاكل، فقد حان الوقت لإعادة تقييمه والتوصل إلى نظام أبسط أو أكثر وضوحا. بدلا من ذلك، استخدم الترميز الإلكتروني مع مطالبة التحقق لأي رمز إدخال يوضح بالتفصيل ما تعنيه الشفرة ويجعل المستخدم يقر بهذه المعلومات قبل إرسالها.

7. تعرف من الذي يقوم بالتغييرات

كل مهني يدرك أهمية المساءلة. ومع ذلك، حتى المهنيين قد لا تملك حتى أخطائهم إذا كان هناك فرصة للقيام بذلك. عندما تعمل عدة أطراف في مشروع ما، فمن المهم توثيق من يكمل المهام، الذي يجعل تغييرات البيانات، الذي يغير التوقعات المالية ومن الذي يجعل المشتريات. وهذا يجعل من السهل على جميع الأطراف أن تعرف من على الاتصال لقضايا مختلفة ويحدد أيضا من قد يكون ارتكاب أخطاء حرجة.

على الرغم من أن الأخطاء لا تزال تؤثر على نتائج المشروع، يجب تحديد الأشخاص الذين يقومون بها لمساعدتهم على فهم أخطائهم وإجراء التغييرات اللازمة لمنع نفس القضايا في المستقبل. إن استخدام البرامج التي تتطلب من المستخدمين تسجيل الدخول لإجراء أي من هذه التغييرات الحيوية يعد بداية جيدة.

دقة البيانات وتكاليف العمل هو جهد فريق

أهم النصائح التي يجب تذكرها عند استخدام هذه النصائح هي الحفاظ على المشروع جهدا جماعيا. يجب أن يساهم الجميع في دقة البيانات لتحقيق أفضل النتائج للمشروع. تحديد واجبات كل قسم أو فريق عمل، وتحديد كيفية ارتباط هذه الواجبات ودقة البيانات بالنجاح المالي العام للمشروع.

تقديم عرض تقديمي يوضح كيفية عمل كل جزء من أعضاء الفريق. يجتمع مع الجميع قبل بدء المشروع للذهاب عبر هذه النقاط وضمان أن الجميع يفهمون أدوارهم وأدوار الآخرين.

جزء مهم من بناء فريق قوي ومساعدتهم على الالتزام بدقة البيانات في حساب تكاليف العمل يطلب مساعدتهم. ببساطة إخبار الفرق عن واجباتهم والتوقعات المالية فقط يبلغهم. ولكي نكون على قدر من التقدير، من أجل فهم أدوارهم بشكل أفضل، وإلى الرغبة النشطة في المشاركة، يجب إشراكهم.

عند الاجتماع مع جميع أعضاء الفريق، قم بإعداد جلسة لتبادل الأفكار. اسأل عن مدخالتهم، وابني خطة للعمل استنادا إلى رؤية الجميع واقتراحاتهم. وبما أن جميع الفرق المشاركة في المشروع لا تفهم تماما المهام أو التحديات التي تواجهها الفرق الأخرى، فإن هذه العملية يمكن أن تقطع شوطا طويلا لمعالجة العقبات المحتملة والتكاليف الخفية وغيرها من القضايا.

كل هذه الخطوات الدقيقة تعمل على تحسين دقة البيانات، وبناء خطة متينة لتكاليف العمل والمساهمة في نجاح المشروع بشكل عام.