إدارة سجلات النفقات التجارية بسهولة

إذا أخذت الوقت الكافي لتقديم قائمة بجميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها لإدارة نشاطك التجاري ثم أمرت بها من حيث كم كنت ترغب في القيام بها، حيث أن إدارة سجل نفقة تأتي في؟ مائتان وسبعون؟ أو حتى أقل؟

ولكن في حين أن معظمنا يعتبر بالتأكيد إدارة سجل الأعمال ليكون العمل سكوت وتميل إلى إعطائها أولوية منخفضة، وإدارة السجلات جيدة ليس فقط يجعل حياتنا العملية أسهل، ولكن يمكن أن تعطينا تخفيف التوتر الحقيقي في الوقت الضريبي.

إليك ما يمكنك القيام به لجعل إدارة السجلات سهلة:

1. الحفاظ على النفقات التجارية والنفقات الشخصية منفصلة.

يبدو سهلا، أليس كذلك؟ ولكن هذا هو جزء من إدارة قياسية أن رحلات معظم الناس. إذا كنت تأخذ العميل المحتمل لجولة من الغولف، على سبيل المثال، هو أن حساب شخصي أو نفقات الأعمال؟ (الجواب شخصي، لأن الرسوم الخضراء ليست نفقات تجارية قابلة للخصم). المركبات التي تستخدمها لأسباب شخصية وأخرى تجارية هي مشكلة دائمة أخرى. تحتاج إلى معرفة ما هو مؤهل كنفقات تجارية مشروعة وما لا، وتأكد من أن سجلات عملك تعكس هذا بدقة (انظر ما نفقات الأعمال يمكنني المطالبة).

2. الحصول على وثائق كافية لجميع النفقات التجارية.

العديد من رجال الأعمال يخطئون في التفكير بأن "القوائم" جيدة بما فيه الكفاية لأغراض إدارة السجلات. على سبيل المثال، لديهم قائمة بالمشتريات على بيانات بطاقات الائتمان الخاصة بهم، ويعتقدون أن هذا جيد بما فيه الكفاية من حيث المطالبة تلك المشتريات كنفقات الأعمال.

لسوء الحظ، فإن هيئة الإيرادات الكندية (كرا) هي أكثر تطلبا. وهم لا يقبلون بيانات بطاقات الائتمان أو الشيكات الملغاة كوثائق كافية للنفقات عندما تصدر عادة فاتورة أو إيصال. انظر هل يمكنني المطالبة بالنفقات التجارية بدون إيصالات. وتعتبر مصلحة الضرائب أكثر تسامحا، وفي حالة عدم وجود إيصال، سوف تقبل بصفة عامة بيانات بطاقات الائتمان وتلغي الشيكات كدليل على مطالبات النفقات.

من حيث الاحتفاظ بالسجلات، هناك نقطتان يجب أخذهما في الاعتبار:

أ) احصل دائما على إيصال . الحصول على هذه العادة من طلب إيصال كلما قمت بإجراء عملية شراء - مهما كانت صغيرة. نفقات صغيرة تضيف ما يصل، أيضا، وتحتاج إلى وثائق لسجلات عملك.

ب) قم بتسمية الإيصالات الخاصة بك، إذا لزم الأمر . لا تزال هناك شركات في جميع أنحاء تلك إيصالات إيصالات التي ليس لديها أي شيء عليها إلا تاريخ شراء هذا البند ومدى تكلفته - وهذا ليس مفيدا جدا عندما كنت يحدق في إيصال يحاول معرفة ما البند المعني هو وفئة نفقات الأعمال التي تناسبها.

عندما تحصل على إيصال، ننظر إليها وكتابة المعلومات المفقودة / ذات الصلة على ذلك، مثل ما هو استلام وفئة حساب.انظر 4 نصائح للتعامل مع إيصالات لمزيد من المعلومات حول كيفية جعل حفظ الإيصالات الخاصة بك على التوالي أسهل.

3. احصل على حساب مصرفي منفصل لنشاطك التجاري - واستخدمه.

في حين أن رسوم الحسابات المصرفية التجارية مرتفعة بشكل ملحوظ مقارنة بالحسابات الشخصية، فإن حساب مصرف الأعمال ضروري للغاية لإدارة السجلات التجارية الجيدة. حساب مصرفي الأعمال يساعدك على الحفاظ على عملك والنفقات الشخصية منفصلة. سوف تقوم بإيداع جميع إيرادات الأعمال التجارية الخاصة بك في حساب الأعمال، وسحب أي نفقات الأعمال التجارية ذات الصلة أو المدفوعات من حساب الأعمال فقط.

ما هو نوع من حساب مصرفي الأعمال يجب أن تحصل عليه؟ حساب تشيكينغ - ويفضل أن يقوم بتقديم البيانات الشهرية وإرجاع الشيكات الملغاة لك.

الشيكات التجارية تساعد على جعل إدارة السجلات الخاصة بك سهلة لأنه يمكنك استخدام خط المذكرة على الجزء الأمامي من كل شيك لتوثيق الغرض التجاري من حساب.

4. لديك واستخدام بطاقة ائتمان منفصلة للنفقات التجارية.

استخدام بطاقات الائتمان الشخصية الخاصة بك لأغراض تجارية سوف تسقط بسرعة إلى مستنقع إدارة السجلات. بطاقة الائتمان الأعمال يبسط إلى حد كبير إدارة سجل عملك من خلال المساعدة على الحفاظ على النفقات الشخصية والتجارية منفصلة. (كما أنه يساعد على جعل عملك تبدو أكثر مهنية.)

5. الاحتفاظ بسجل الأميال من سفر عملك.

إذا كنت تستخدم أي من المركبات الخاصة بك لأغراض تجارية، فإن سجل الأميال يكون مساعدة كبيرة في إدارة السجلات.

لاحظ قراءة الأميال (أو الكيلومتر) على عداد المسافات في بداية السنة ثم أدخل المسافة المقطوعة حسب التاريخ في كل مرة تستخدم فيها السيارة لأغراض تجارية. حفظ سجل الأميال الخاص بك في علبة القفازات من سيارتك سوف تجعل من السهل. إذا كان لديك أكثر من مركبة تستخدمها لأغراض تجارية، يمكنك الاحتفاظ بسجل عدد الكيلومترات في كل منها. انظر أيضا: نفقات السيارات (ضريبة الدخل في كندا).

6. احتفظ بسجلات نشاطك التجاري لسنة ضريبية معينة معا وفي مكان واحد.

وجود سجلات عملك المنتشرة في جميع أنحاء المكان هو الوقت الحقيقي، عندما يتعلق الأمر المحاسبة أو إعداد الضرائب الخاصة بك، وتنظيم نظام إدارة السجلات التجارية الخاصة بك عن طريق السنة المالية سوف تجعل من الاسهل بكثير للعثور على السجلات التجارية التي تحتاج إليها عندما كنت في حاجة إليها.

هل تحتاج إلى بعض المساعدة في إنشاء نظام إيداع؟ انظر إتقان نظام الإيداع الخاص بك للحصول على نصائح.

7. احتفظ بسجلات نشاطك التجاري طوال المدة الزمنية الصحيحة.

لسبب ما، يبدو أن هناك الكثير من الارتباك حول كم من الوقت لديك للحفاظ على سجلات عملك. لأغراض الضريبة، "إذا قمت بتقديم عودتك في الوقت المحدد، والحفاظ على السجلات الخاصة بك لمدة لا تقل عن ست سنوات بعد نهاية السنة الضريبية التي تتعلق بها" (كرا). تبدأ فترة السنوات الست هذه من آخر مرة تستخدم فيها سجلات العمل، وليس من وقت حدوث المعاملة. لمزيد من المعلومات حول الاحتفاظ بسجلات الأعمال ل كرا انظر كم من الوقت يجب أن أحافظ على سجلات نشاطي التجاري.

بالنسبة للعوائد الضريبية الأمريكية، "الاحتفاظ بسجلات 3 سنوات من تاريخ تقديم عودتك الأصلية أو 2 سنة من تاريخ دفع الضريبة، أيهما لاحقا يمكنك تقديم طلب للحصول على الائتمان أو ردها بعد تقديم عودتك. 7 سنوات إذا قمت بتقديم مطالبة بالتعويض عن خسارة من الأوراق المالية التي لا قيمة لها أو خصم الديون المعدومة (إرس)

8. برامج المحاسبة تجعل من السهل

مع سهولة الاستخدام، إمكانية الوصول من الأجهزة المحمولة، وتكلفة منخفضة، حزم البرمجيات المحاسبة التجارية الصغيرة القائمة على السحابة اليوم يمكن أن تبسط إلى حد كبير إدارة السجلات (انظر 6 مزايا استخدام برامج المحاسبة التجارية الصغيرة) لحوالي 10 $ / بائعي البرامج شهر مثل فريشبوكس و زوهو تقديم بداية الأساسية والحزم مناسبة لحسابهم الخاص والملكية الفردية، بما في ذلك الفواتير، وتتبع النفقات، وإعداد التقارير بسيطة.فكر في مزايا القدرة على، على سبيل المثال، وإرسال فاتورة مباشرة من الهاتف الذكي الخاص بك، التقاط صورة لإيصال الغداء مع عميل وتسجيل <> هذه الأشياء الثمانية التي يمكنك القيام بها لجعل إدارة السجلات الخاصة بك سهلة ليست صعبة، مثل الكثير من الأعمال الإدارية المتعلقة بتشغيل والأعمال التجارية، فإنها تتطلب فقط إنشاء عادات جيدة والمثابرة. ولكن إذا قمت بتطبيق هذه القواعد الآن ومتابعة من خلال، سترى فرقا كبيرا الوقت الضريبي المقبل والمحاسبة الخاصة بك سيكون من الأسهل على مدار السنة.

انظر أيضا:

7 طرق للسيطرة على الفوضى في الأعمال التجارية الصغيرة

لا مجرد تتبع وقتك. إدارة ذلك!