كيفية تنظيم نظام الإيداع

أخذ الوقت لتنظيم نظام الإيداع أمر بالغ الأهمية. في حين أن الجميع يحب أن يكون مكتب رقية، والحقيقة هي أن العديد من الشركات الصغيرة لا تزال لديها حاجة لتخزين الوثائق الورقية مثل الفواتير والإيصالات، وما إلى ذلك وتكون قادرة على استردادها بسهولة عند الحاجة.

إيصالات الإيداع بشكل صحيح مهمة بشكل خاص. نظام الإيداع غير موجود أو فوضوي يمكن إضافة أيام من جهد إضافي في الوقت ضريبة الدخل كما كنت لا تريد أن تفوت على الخصومات الضريبية بسبب الإيصالات المفقودة.

وإذا كان نشاطك التجاري خاضعا للتدقيق ولم تتمكن من تقديم المستندات المطلوبة لدعم النفقات الخاصة بك، فمن المرجح أن يتم رفض مطالباتك وإعادة تقييم إقراراتك الضريبية.

كصاحب عمل صغير، تحتاج إلى أن تكون قادرة على العمل في مكتبك بسرعة وسهولة. على الرغم من إنشاء نظام إيداع ورقة يبدو صعبا، بل هو مهمة سهلة نسبيا التي يمكن أن تكون أسهل من قبل عدد قليل من نصائح الإيداع والحيل.

كيفية تنظيم نظام الإيداع

(1) الجلوس في مكتبك لبضع دقائق ومعرفة المكان الذي سوف تبحث غريزي عن الأشياء.

لدي درج على يمين محطة العمل الخاصة بي. عندما قمت أولا بإنشاء نظام الإيداع الخاص بي، لم يكن لدي أي شيء في ذلك. عندما كنت أبحث عن الأقلام، مشابك الورق أو دباسة بلدي، كان أول مكان أود أن ننظر، على الرغم من أنني كنت أعرف أنه كان فارغا. لذلك بطبيعة الحال أضع الأقلام، مشابك الورق والدبابيس في هذا الدرج. بالنسبة لي، كان المنزل الطبيعي لتلك العناصر.

الجميع سوف يقترب هذا بشكل مختلف، وما يعمل لشخص واحد قد لا تعمل لآخر. يستغرق بضع دقائق للجلوس في مساحة العمل الأساسية والوصول إلى المعدات واللوازم والملفات. من شأن ذلك أن يساعدك على إنشاء المكان المثالي لتقديم هذه المواد لك شخصيا.

(2) بعد أن تعرف أن المكان الذي ستبحث فيه بشكل طبيعي عن المعلومات، يجب عليك تحديد ما إذا كان نظام الإيداع الأبجدي أو العددي أو الموضوع سيعمل بشكل أفضل لك.

كيف ستنظم أوراقك في فئات الإيداع (أي النفقات، المالية، التسويقية)؟

كيف تجد أوراق الأعمال المتعلقة بالنفقات التجارية مثل كشوف الحسابات البنكية وفواتير المرافق العامة وإيصالات المصاريف المكتبية وسجلات الأميال المركبة وما إلى ذلك؟ ماذا عن معلومات العملاء - هل تبحث عن الأشياء وفقا لاسم العميل؟ حسب الرقم المرجعي؟ هذه خطوة حاسمة، حيث أنها ستحدد كيف ستضع نظام الإيداع الخاص بك. مرة واحدة كنت قد حددت ما الفئات التي سوف تستخدم، تقرر ما إذا كنت بحاجة إلى الذهاب أبعد من ذلك وإنشاء الفئات الفرعية. هل هذا قبل يمكنك شراء أي شيء لنظام الإيداع الخاص بك.

(3) بعد ذلك، حدد احتياجات التخزين الخاصة بك تقريبا.

هل لديك عدد كبير من الملفات التي يمكنك الوصول إليها على أساس يومي؟هل فقط الوصول إلى الملفات الخاصة بك أسبوعيا؟ سوف تحدد الإجابات إذا كنت بحاجة إلى حامل ملف سطح المكتب، واثنين من درج الملفات خزانة بالقرب من مكتبك أو أربعة درج خزانة تقديم الجانبية عبر الغرفة.

اختر بعناية. السماح للنمو عند النظر في خزائن تقديم - شراء شيء لاستيعاب ضعف الملفات التي تعتقد أنك سيكون لديك الآن. سيؤدي ذلك إلى الحد من عدد المرات التي سيتعين عليك فيها اللجوء إلى نظام الإيداع وإعادة تنظيمه.

(4) استثمر في نظام وسم جيد لوضوح وسهولة الوصول.

أن تكون قادرا على قراءة تسميات الملفات يبدو واضحا، ولكن الوضوح في وضع العلامات سوف يوفر لك المزيد من الوقت الايداع مما يمكنك أن تتخيل.

توفر معظم الشركات التي تقدم التسميات نماذج تتكامل مع برامج معالجة النصوص الأكثر شيوعا. قد ترغب في النظر في واحدة من أنظمة صنع العلامات الصغيرة التي يمكن الآن أيضا طباعة التسميات البريدية الفردية. البنود التي تؤدي واجب مزدوج وعادة ما تكون استثمارا حكيما.

(5) الآن أنت على استعداد لشراء مجلدات الملفات.

أفضل الاستثمار هو لشراء الملونة شنقا المجلدات (تأكد من إدراج علامات التبويب البلاستيك) ومجلدات ملف مانيلا عادي. تعتبر المجلدات المعلقة الملونة أفضل لسببين:

1. فهي متاحة بسهولة
2. فهي تجعل من السهل التعرف على الفئات

على سبيل المثال، إذا وضعت جميع ملفات العميل في مجلدات معلقة صفراء، فإن المعلومات المالية في المجلدات الزرقاء وأي شيء يتعلق بالتسويق في المجلدات الحمراء، يمكنك أن ترى بسهولة تقريبا حيث يجب أن تبحث عن ملف معين.

بسيط هو أفضل

مبدأ كيس ينطبق على إنشاء نظام الإيداع التي هي سهلة الاستخدام وسهلة لتنمو مع. يبقيه بسيط الحبيب! سوف فئات الموضوع واسعة تسمح لك بسهولة إضافة ملفات جديدة كما كنت تنمو، وسوف تقضي على الحاجة إلى ترقية أو إعادة تنظيم نظام الإيداع الخاص بك على أساس منتظم.

إن حفظه بسيط سيسهل أيضا دمج الملفات الورقية والرقمية كجزء من نظام إدارة الوثائق بشكل عام.

الذهاب بلا أوراق حيث ممكن

إذا كنت تحاول خضراء عملك وجعل التحول إلى "مكتب بلا أوراق" يمكنك مسح إيصالات حساب وتخزينها مع غيرها من المعلومات المحاسبية الرقمية. بعض من تطبيقات الحوسبة السحابية الحديثة المستندة إلى تسهيل هذا من خلال وجود تطبيقات الجوال التي تسمح لك أن تأخذ الهاتف المحمول المفاجئة من إيصال حساب وتسجيله على الطاير (انظر أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة الكندية).

ضع في اعتبارك أن النسخ الورقية أو الصور الرقمية لإيصالات المصروفات هي عموما مقبولة لدى هيئة الإيرادات الكندية (كرا) شريطة أن تكون مقروءة بوضوح. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فقد تطلب هيئة تنظيم الاتصالات الاطلاع على الوثائق الورقية الأصلية أثناء مراجعة الحسابات أو طلب الحصول على وثائق روتينية، لذا ينبغي الاحتفاظ بالوثائق الأصلية دائما للوقت المحدد. (انظر كم من الوقت يجب أن أحافظ على سجلات نشاطي التجاري للحصول على مزيد من المعلومات.)