دليل تخطيط الأعمال التجارية الصغيرة

يمكن أن تعني خطة طوارئ تجارية مدروسة الفرق بين بقاء نشاطك التجاري وفشله إذا وقعت الكوارث. حريق، الفيضان، فشل القرص الصلب أو سرقة البيانات - أي أو كل هذه يمكن أن تضع عملك من عمولة. أخذ الوقت للقيام ببعض التخطيط للطوارئ الأعمال سوف تساعد على ضمان أن عملك هو قادرة على استئناف العمليات في أقصر وقت ممكن.

استخدم الدليل التالي لإنشاء خطة الكوارث لنشاطك التجاري.

لإنشاء خطة طوارئ الأعمال:

1) تحديد ما هي المخاطر الرئيسية لأعمالك الصغيرة.

هل سرقة البيانات؟ الفيضانات؟ زلزال؟ إن معرفة أنواع الكوارث على الأرجح سوف تساعدك على التركيز على خطة الطوارئ الخاصة بك وعدم إضاعة الوقت والمال التحضير لشيء من المستبعد جدا أن يحدث. لا توجد نقطة في التخطيط لكيفية التعافي من الزلزال، على سبيل المثال، إذا لم يكن نشاطك التجاري موجودا في منطقة زلزال.

2) إعداد خطة الإخلاء.

تجاوزها مع الموظفين ونشرها بشكل واضح في جميع أنحاء أماكن عملك. كيف سيعرف الموظفون أنهم بحاجة إلى الإخلاء؟ ماذا يجب أن يفعلوا عندما يتم إخطارهم بالإخلاء؟ ما هي الطرق المتاحة خارج المبنى (المباني)؟ أين ينبغي أن يجتمع الناس خارج المبنى (المباني)؟ من المسؤول عن التحقق من أن الجميع يخرجون بأمان؟

3) إنشاء نظام مروحة الاتصالات.

إذا حدث شيء ما في عملك، من سيكون مسؤولا عن إخطار كل شخص يعمل هناك؟ تأكد من أن قوائم الاتصال بالبريد والبريد الإلكتروني محدثة وأن الأشخاص المسؤولين عن الاتصال بالآخرين لديهم قوائم مطبوعة نظرا لأن جميع التقنيات تفشل عاجلا أم آجلا وعادة ما تكون في أكثر الأوقات سوءا.

قرر أيضا من سيكون مسؤولا عن التواصل مع الجمهور وكيفية تحديث الموقع الإلكتروني للنشر، نشره على مواقع التواصل الاجتماعي، النشرات الصحفية، الإشارات في النوافذ، إعلانات الراديو، إلخ.)

4) تأكد من أن مجموعات الطوارئ في الموقع كاملة وما يصل إلى التاريخ.

هذه قائمة الطوارئ الإسعافات الأولية كيت للشركات تبين بالضبط ما تحتاجه مجموعات الإسعافات الأولية للشركات الصغيرة لاحتواء. اعتمادا على أنواع الكوارث التي قد تحدث في منطقتك، قد ترغب في إضافة لوازم أخرى. على سبيل المثال، واحد غالون من الماء للشخص الواحد في اليوم هو واحد من الإمدادات الموصى بها على هذه القائمة من لوازم الطوارئ لمتجر بيع بالتجزئة.

5) اتخاذ خطوات الآن لحماية بيانات عملك.

بيانات نشاطك التجاري هي أكثر أصولك قيمة. إذا سرقت أو دمرت، سوف عملك تكون قادرة على الحصول بسرعة وتشغيلها مرة أخرى أو حتى الاستمرار على الإطلاق؟ 6 قواعد حماية البيانات يشرح كيف يمكنك الحصول على راحة البال من معرفة بيانات عملك محمية وسوف تكون متاحة مرة أخرى بسرعة.حماية البيانات هي واحدة من العديد من المزايا لتحويل عملك إلى الحوسبة السحابية.

6) ضمان عملك يحمل التأمين الكافي.

التأمين ضد الحريق هو النوع الذي ينبعث إلى الذهن، ولكن النار بالتأكيد ليست هي الكارثة الوحيدة المحتملة التي يمكن أن تواجهها أعمالك الصغيرة.

بالإضافة إلى الكوارث الطبيعية الواضحة الأخرى مثل الفيضانات أو أضرار الرياح، يجب النظر في الأضرار التي قد تنتج عن السرقة، على سبيل المثال. ثم هناك عامل المسؤولية المحتملة إذا كان عملك الصغيرة تشارك في الأنشطة التي قد تفتح لك ما يصل إلى الدعاوى القضائية.

اختيار نوع التأمين المناسب لتغطية المخاطر الخاصة بك والحصول على تغطية تأمينية جيدة وحديثة سوف تقطع شوطا طويلا نحو الحصول على الأعمال الصغيرة الخاصة بك وتشغيلها مرة أخرى في حالة وقوع كارثة.

7) قرر ما سيكون ضروريا للغاية لبدء الأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك مرة أخرى إذا أغلقت كارثة الأعمال إلى أسفل واتخاذ الخطوات اللازمة لضمان أن تلك الضروريات ستكون متاحة بسرعة.

في حالة عملنا الأساسي، تطوير تكنولوجيا المعلومات، نحن في الأساس بحاجة إلى بيانات أعمالنا وجهاز كمبيوتر أو اثنين، ويمكن أن نكون احتياطيا وتشغيل (انظر النسخ الاحتياطي للبيانات هو أفضل برامج الحماية والنسخ الاحتياطي البرامج).

قد يحتاج نشاطك التجاري الصغير إلى المزيد من الأشخاص والمواد قبل إعادة فتحه. أي الأشخاص هم مفتاح عملياتك؟ هل تحتاج معدات معينة؟ ربما يمكن إجراء ترتيب مع الأعمال التجارية الأخرى التي لديها المعدات التي تحتاج إليها. هل ستحتاج إلى إمدادات معينة؟ معرفة الآن من الموردين بديل أو الشاحنين سيكون.

8) تعرف على جيرانك.

فتح خطوط الاتصال مع أصحاب الأعمال من حولك يمكن أن تستفيد حقا التخطيط للطوارئ عملك. دعهم يعرفون ما كنت تأمل في القيام به ومعرفة ما إذا كان يمكنك الحصول عليها المعنية. قد تكون قادرا على تقاسم تكاليف بعض النفقات المتعلقة بالتخطيط للطوارئ أو اتخاذ ترتيبات الحلمة لمساعدة بعضهم البعض في حالة وقوع كارثة.

9) تحقق من البرامج والموارد المحلية.

قد يكون لدى مدينتك أو بلدتك خطط للطوارئ / خطط استجابة للكوارث في مكانها أو توفر موارد من شأنها أن تجعل من السهل عليك وضع خطتك الخاصة معا. على سبيل المثال، تقدم مدينة أوتاوا معلومات عن الاستعداد لحالات الطوارئ للشركات أوتاوا على موقعها على الانترنت، وتقدم ورش عمل تدريبية حول هذا الموضوع. انظر ما هو متاح في بلدتك قبل البدء في كتابة خطة الكوارث التجارية الخاصة بك.

10) وضع كل شيء معا.

وأنت تعمل من خلال خطة الطوارئ الخاصة بك، ووضع جميع القطع معا في شكل مطبوع. (النسخ الرقمية لطيفة ولكن ليست مفيدة جدا إذا خرجت السلطة و / أو الأجهزة الرقمية لا يمكن استخدامها.) الموثق ثلاثة عصابة يعمل بشكل جيد. قم بتضمين خطة الإخلاء الخاصة بنشاطك التجاري وخطة الاتصال والمعلومات الخاصة بمجموعات الطوارئ وسياسات التأمين وتدابير حماية البيانات والأساسيات التشغيلية بالإضافة إلى تفاصيل أي ترتيبات قمت بها للحفاظ على الأمور أو تشغيلها مرة أخرى.

11) الحفاظ على خطة عملك في متناول يدي مفيد.

أخيرا وليس آخرا، تريد التأكد من الحفاظ على خطة الكوارث الخاصة بك في مكان يسهل الوصول إليه والتأكد من كل من يحتاج إلى معرفة أين يعرف موقعه. يجب عليك أيضا تعيين شخص واحد والثاني للاستيلاء على خطة طوارئ الأعمال على الخروج إذا كانت الكارثة التجارية يتطلب مغادرة المباني.

12) استخدام موقع الأعمال الخاص بك وسائل الاعلام الاجتماعية

موقع عملك ومنصات وسائل الاعلام الاجتماعية مثل الفيسبوك، ينكدين، وتويتر هي طرق ممتازة للتواصل مع العملاء وشركاء الأعمال في حالة الطوارئ. لا تدع الزبائن يتساءلون إذا كنت مفتوحة أم لا عندما يضرب الكوارث - وظيفة سريعة في الفيسبوك يمكن أن تبقي لهم حتى الآن.

التخطيط لحالات الطوارئ التجارية <900> من السهل تأجيل التخطيط لحالات الطوارئ التجارية. هناك دائما "أزمات" فورية تتطلب اهتمامنا. ولكن ما مدى أهميتها الحقيقية مقارنة بحدث يوقف نشاطك التجاري لساعات أو أيام أو أسابيع؟ إن أخذ الوقت اللازم لإعداد خطة طوارئ تجارية سيكون له عائد ضخم إذا ما وقعت كارثة.