كيفية الحد من مخاطر سرقة الموظفين

تحسنت استراتيجيات الأمن والمراقبة بشكل كبير في السنوات الأخيرة بسبب التقدم التكنولوجي. معدات المراقبة متعددة الاستخدامات وأقل وضوحا تطبيقات تتبع الاتجاه هي أكثر فعالية في تحديد الثغرات المحتملة في النظام الأمني. هذه الثغرات توفر الفرص للصوص أو الاختلاسين للحصول على الوصول غير المصرح به إلى خزائن الشركة والمخزون.

سرقة الموظفين على ارتفاع

- 1>>

ووفقا لبيانات غرفة التجارة الأمريكية، اعترف 75 في المائة من الموظفين بالسرقة من أصحاب عملهم مرة واحدة على الأقل، واعترف 38 في المائة بالسرقة من أرباب العمل مرتين على الأقل.

يشير مكتب التحقيقات الفدرالي إلى سرقة الموظفين باعتبارها أسرع الجرائم نموا في الولايات المتحدة، مما يكلف الشركات نحو 7 في المئة من هوامشها المتوقعة. وتصبح المشكلة مأساوية لدرجة أن بعض الشركات تضرب بسرقة الموظفين التي تدفع نحو 33 في المئة إلى الإفلاس بسبب الخسائر الناجمة عن السرقة أو الاحتيال.
وتشير التقارير التي جمعتها إحصائية الدماغ إلى أن أكثر من 28 في المئة من الخسائر التجارية تراوحت بين 100 إلى 499 ألف دولار، و 25 في المئة من الخسائر تجاوزت مليون دولار. هذه الأرقام مثيرة للقلق لأنها تثبت أن الخسائر التجارية بسبب سرقة الموظفين ليست تافهة.
في عام 2014 وحده، تم القبض على أكثر من 1. 2 مليون من المتسوقين والموظفين الضال في العمل وفقا لدراسة أجرتها جاك L. هايز، وهو ومنع الخسارة وجرد انكماش شركة الاستشارات السيطرة. والأهم من ذلك، أن هذه الأرقام تم توليدها من 25 تجار التجزئة الكبار، مما يشير إلى أن المشكلة هي أكثر انتشارا والخسائر أكثر جوهرية إذا كانت صغيرة ومتوسطة تجار التجزئة المدرجة في هذا المزيج.

وفقا لعدة دراسات، فإن الخسائر الناجمة عن سرقة الموظفين تفوق الخسائر الناجمة عن رفع الأثقال.

سرقة الموظف: طرق

قد يكون من الصعب الكشف عن سرقة الموظف لأن الجاني هو من الداخل مطلع على النظام. بالإضافة إلى ذلك، هؤلاء الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى مفاتيح المملكة بسبب مواقفهم وسمعتهم لاعبين فريق يمكن الاعتماد عليها.

هذه هي بعض الطرق المستخدمة عادة للسرقة من الشركة.
• يمكن لموظفي المحاسبة والمالية إعادة توجيه الشيكات المستلمة إلى الحسابات الشخصية. وبما أنهم يحافظون على دفاتر الأستاذ، يمكنهم تغطية السرقة عن طريق تغيير الإدخالات.
• مع الوصول إلى حساب التحقق من الشركات، يمكن للموظفين كتابة الشيكات عن المدفوعات وهمية التي يتم تحويلها إلى الحسابات الشخصية.
• سرقة النقد تتطلب التخطيط حيث يتعين على الصرافين الموازنة بين صندوق النقدية عند إغلاق الإقفال. يمكن أن تخفض النقدية عن طريق عمدا تعداد التغيير إلى العملاء والحفاظ على الفرق.بالنسبة للشركات غير المسح الضوئي، يمكن للموظفين اقتبس سعر أعلى للبضائع غير معلومة وجيب التوازن.
• يتم سرقة البضائع من خلال الاستخدام الخفي لصناديق القمامة أو نظام إعادة التدوير أو الحقائب الشخصية لتسلل السلع التجارية. في مجال البيع بالتجزئة، عملية العائد واسترداد العائد العديد من الفرص لسرقة من الشركة مع أو بدون مساعدة من طرف ثالث.
• قد تبدو سرقة الإمدادات صغيرة، ولكن المبلغ يزداد بسرعة عندما يصبح الموظفون أكثر صرامة مع أخذ اللوازم المكتبية للاستخدام الشخصي.
• سرقة الرواتب تشير إلى الدفع عن الوقت غير المكتسب وتسديد النفقات غير التجارية.

فهم دوافع سرقة الموظفين

في معظم الشركات، يخضع الموظفون لعملية فرز صارمة، بما في ذلك عمليات التحقق من الخلفية، وتاريخ التوظيف، وفحص الائتمان.

تم تصميم العملية لاستبعاد الأفراد غير المناسبين من مجموعة المتقدمين. ومن المأمون الافتراض بأن الموظفين الذين يجتازون عقبات ما قبل التوظيف مؤهلون وموثوقون وموثوقون.
في كثير من الحالات، يكون الجناة موظفين موثوقين منذ وقت طويل يتغيرون من العمل الدؤوب، وأنواع الموظفين من الشهر إلى اللصوص المتسترين الذين يخلقون خططا دقيقة لإعادة توجيه الأموال إلى حساباتهم الخاصة أو مساعدة أنفسهم على المخزون. ما الذي يمكن أن يحفز هؤلاء الأفراد على المخاطرة حياتهم المهنية وسبل العيش لجعل بضعة آلاف من الدولارات؟
1. تغييرات جذرية في الحياة
فقدان أحد أفراد أسرته من خلال الموت أو الطلاق أو الانفصال هو تطور مدمر لأحد. وهذا يمكن أن يقلل من دخل الموظف وزيادة النفقات. في مواجهة تصاعد الفواتير، والموظف اغتنام الفرصة لاتخاذ مبالغ صغيرة من المال.

في كثير من الأحيان، يعتقدون أنها يمكن أن تدفع مرة أخرى دون الوقوع.
2. العيش خارج نطاق أجورهم
أكبر الخسائر هي عادة بسبب الاختلاس الذين يسعون للعيش خارج حدود وسائلهم. إنهم يسعون إلى العيش حياة جيدة ولكنهم غير قادرين على تحمل السلع ووسائل الراحة من تلقاء نفسها. وتستخدم الأموال المسروقة للحصول على سيارات الثمن، والمنازل، والسلع الفاخرة. يجوز للموظف أن يأخذ إجازات باهظة الثمن وأن يشارك في أنشطة تكلف أكثر مما يستطيعون تحمله.
3. فرصة
يمكن للموظفين البدء في الاختلاس وإحضار مبالغ صغيرة لأن الفرصة قدمت نفسها. قد ينسى العملاء للمطالبة تغييرها أو أصحابها قد تجد فرصة لضبط الكتب دون أن يلاحظ. الاستفادة من هذه الفرص قد تصبح عادة تشكيل وسرعان ما دوامة خارج نطاق السيطرة.
4. الإدمان
الأفراد الذين يتعاملون مع السلوك الإجباري الذي يكلف المال ليسوا مرشحين جيدين للوظائف التي تنطوي على التعامل النقدي أو المحاسبة. يمكن للالتزام بالقوة التغلب على أفضل النوايا، وينتهي الموظفون بتصوير أموال الأعمال وتوجيهها لإطعام المقامرة والمخدرات وغير ذلك من الإدمان.
5. الجشع
جيد الطرافة الأزياء يدفع الموظفين الموثوق بهم لاستغلال الفرص لاتخاذ لأنفسهم ما تم عهده لأغراض تجارية.ويمكن أن تتخذ السرقة شكل تحويل الأموال أو تخصيص المعدات وغيرها من السلع لاستخدامها الخاص.
6. التفاح الرديء الذين اجتازوا عملية الفرز
ينبغي أن تؤدي عملية فرز العمالة إلى استبعاد المرشحين الذين لديهم سجلات جنائية، ولكن في بعض الأحيان، سيخضع عدد قليل منهم للفحص بسبب عدم كفاية أبحاث الخلفية أو أوجه الخلل في معالجة السجلات. وضعت في موقف من الثقة، هؤلاء الأفراد قد يكون رسم خططهم لسرقة من الشركة حتى في البداية.
7. الثأر
يمكن أن تؤدي الشواهد المتصورة إلى دفع الموظفين للحصول على القصاص بالسرقة من الشركة. الشخص الذي يتم تمريره للترقية أو النقل الجانبي إلى موقع مفضل أو شخص يأخذ تقييم سلبي أيضا شخصيا قد يشعر أنهم يدعون ما حرم منهم عن طريق سرقة من الشركة.

استراتيجيات دفاعية للحد من سرقة الموظفين

أفضل الدفاع هو نهج استباقي لمشكلة سرقة الموظفين. ويشير خبراء الأمن إلى أن أصحاب الأعمال والمديرين يجب أن يفترضوا أنه يحدث أو أنه سيحدث عندما تتاح الفرصة. وهذا لا يعني معاملة جميع الموظفين بشبهات لأن هذه هي أسرع طريقة لإغراق الروح المعنوية. وتدعو الاستراتيجية إلى إجراء استعراض شامل للنظم لتحديد الثغرات في الإجراءات الإدارية والتشغيلية.
• تعزیز عملیة الفرز قبل التوظیف لتحدید الأعلام الحمراء.
ينبغي أن تخضع المراكز التي توفر إمكانية الوصول إلى السجلات المحاسبية والمالية إلى عمليات فحص خلفية رفيعة المستوى تغطي التاريخ الائتماني وجميع المواجهات مع نظام العدالة الجنائية. وينبغي منح مهام التعامل مع النقدية للموظفين المعينين بدلا من الموظفين الجدد. كن حذرا من التناقضات في السيرة الذاتية أو الأكاذيب الصارخة لأن هذا قد يكون مؤشرا على الطابع المشكوك فيه.
• وضع نظام الضوابط والموازين خاصة للموظفين في المراكز الحساسة مع الوصول إلى النقد والحسابات المالية الأخرى. تنفيذ نظام الأصدقاء الذي يتضمن اثنين على الأقل من الموظفين يعملون معا في جميع الأوقات. يجب أن تتطلب الإجراءات التي تدعو إلى إلغاء المبيعات وإصدار المبالغ المستردة من العميل موافقة المشرف أو المدير. وفي قسم مسك الدفاتر والمحاسبة، ينبغي أن يحتفظ فريق من الموظفين بدفاتر الأستاذ بدلا من تكليف شخص واحد فقط بالكتب. ولا ينبغي في أي ظرف من الظروف أن يعهد إلى شخص واحد بمراقبة جميع السجلات المالية، التي ينبغي أن تخضع لعمليات مراجعة غير معلنة من جانب طرف ثالث محترف.
• استخدام محاسب خارجي لفحص السجلات المالية الرئيسية.
يجب التحقق من صحة البيانات المصرفية والشيكات الصادرة والشيكات المستلمة ودفاتر الحسابات للحسابات الدائنة والحسابات المدينة من قبل طرف ثالث. تأكد من أن المستفيدين يمكن التحقق منها والتوقيعات على الشيكات الشركات الخاصة بك هي شرعية.
• تركيب نظام للمراقبة بالفيديو كرادع. الناس أقل عرضة للانخراط في سلوك غير شريفة إذا كانوا يعرفون أنهم على الكاميرا. الكاميرات هناك لتثبيط السلوك المحفوف بالمخاطر قبل أن يحدث.قد يكون رصد الفيديو في الوقت الفعلي مفيدا في المناطق عالية المخاطر وعالية القيمة مثل المخازن وأرضيات البيع للسلع الفاخرة.
• وضع إجراءات إزالة القمامة.
القضاء على جميع فرص استخدام نظام التخلص وإعادة التدوير لسرقة البضائع للاستخدام الشخصي أو لإعادة بيعها في أماكن أخرى. وقد تشمل هذه العملية تفكيك جميع الصناديق والصناديق وتسطيحها، باستخدام أكياس القمامة الواضحة فقط، وضمان الوصول في اتجاه واحد إلى وحدات التفريغ للموظفين.
• تحسين معنويات الموظفين.
بناء الثقة هو شارع ذو اتجاهين. التعرف على الموظفين، إقامة علاقة وبناء العلاقات لأن الناس قد تكون أقل عرضة لإعطاء في إغراء إذا كانوا سعداء في العمل ورعاية حياتهم المهنية.
• فتح خط تلميح الموظف.
فيما يتعلق بالاقتراح السابق، يمكن للموظفين الموالين للشركة أن يساعدوا في الحد من الخسائر الناجمة عن الاحتيال والسرقة من خلال الإبلاغ عن شكوكهم دون الكشف عن هويته. ضمان سرية جميع التقارير، والتحقيق في كل تقرير بدقة قبل اتخاذ إجراء.

للمقاضاة أو عدم المقاضاة

الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم يتعرضون بشكل غير متناسب للضحايا والمختلطين. وأفاد 64 في المائة من الشركات الصغيرة بأنها ضحية لسرقة الموظفين، ولكن 16 في المائة فقط أفادوا بذلك استنادا إلى دراسة أجراها طالب الدكتوراه في مجال العدالة الجنائية في جامعة سينسيناتي. في كثير من الأحيان، أصحاب الأعمال الصغيرة لا تفعل أكثر من إطلاق النار على الموظف لأن متابعة التقاضي مكلفة مع عدم وجود ضمان أن الأموال المسروقة سيتم دفعها مرة أخرى. وتمتنع الشركات الأخرى عن رفع دعوى قضائية لتجنب التدقيق في سجلاتها السرية.
عندما يتعلق الأمر بسرقة الموظفين، الوقاية هي أفضل دفاع. راجع النظم والإجراءات الخاصة بك لتحديد المناطق المعرضة للخطر، وإجراء التغييرات حسب الحاجة. قد يساعد على العمل مع طرف محايد مع منظور جديد للعثور على الأعلام الحمراء. عندما يتم العثور على حوادث الغش نهاية سرقة الموظفين، والعمل بسرعة، بشكل حاسم وثابت. اتبع سياسة عدم التسامح مطلقا لحماية شركتك من تكبد خسائر كبيرة بسبب سرقة الموظف.