كيفية اختيار تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية

تكنولوجيا المعلومات الموارد البشرية (هريس) أمر ضروري للشركات لإدارة خططها فوائد ومعلومات الموظفين لها تكنولوجيا إدارة الفوائد لم يعد من الجميل أن يكون، ولكن ضرورة لمساعدة الموارد البشرية إدارة كل من البحر من المعلومات والأموال التي تنفق على خطط المنافع، حيث تواجه الموارد البشرية الموارد المحدودة والبيانات المتغيرة باستمرار.

ولكن كيف يمكن هر والمديرين التنفيذيين الآخرين يعرفون أنهم اختيار أفضل تكنولوجيا المعلومات هر لإدارة جميع التفاصيل، وأن الحل الذي يختارون سيقف أمام اختبار الزمن؟

فيما يلي الأسئلة الرئيسية التي يجب طرحها والإجابة عليها في عملية اختيار تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية.

• ما هي درجة المرونة وقابلية التوسع التي يوفرها برنامج تكنولوجيا المعلومات للموارد البشرية؟ يجب على متخصصي الموارد البشرية تحديد ما إذا كان البرنامج يمكن استيراد البيانات من جداول بيانات إكسيل متعددة، وقواعد البيانات، والوثائق الورقية والمستوى الذي يمكن أن تتفاعل مع جميع أنواع الأنظمة والبيانات الأخرى اللازمة.
  يجب أن يكون البرنامج قادرا على أخذ وتصفية المعلومات من مصادر متعددة. ومن الناحية المثالية، ينبغي أيضا أن تكون هذه العملية آلية. تتطلب العديد من حلول التسجيل عبر الإنترنت أن يتم التلاعب يدويا بالبيانات قبل أن تتمكن من الذهاب إلى الناقل لتحديث أنظمتها. يمكن أن تساعد أتمتة تنسيق التحديث وجدول الإرسال وطريقة التسليم في التخلص من مشكلات الفوترة والأهلية.
• هل سوف يكون البرنامج قادرا على استيعاب شركة الموارد البشرية وفوائد قواعد الناقلين؟ وسيقوم محرك التسجيل القادر حقا تقييم كل نشاط التسجيل وتطبيق أي مجموعة ضرورية من القواعد والرسائل والمطالبات والخيارات المصممة خصيصا لتلبية متطلبات الأهلية المحددة المطلوبة. يجب أن يستوعب البرنامج أي قواعد الأهلية التي لدى الشركة وشركات النقل.

• هل ستكون تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية قادرة على النمو والتوسع مع المنظمة؟ يجب على الموارد البشرية تقييم قدرة التكنولوجيا على النمو حيث تستأجر الشركة موظفين جدد ومكاتب وتغييرات في المزايا والقواعد. وينبغي أن تسأل الموارد البشرية عن العتبات لكل عنصر من هذه العناصر.
• هل برنامج تكنولوجيا المعلومات هر قادر على الاندماج مع الأنظمة الأخرى؟ كشوف المرتبات وغيرها من المهام كثيرا ما تشترك في الكثير من نفس المعلومات مثل إدارة الفوائد. يمكن للموارد البشرية الحصول على المزيد من الكفاءة عندما يتم تقاسم البيانات والمعلومات الموظف الأخرى في نظام واحد مع نظام آخر. تتبع توظيف الموظفين وظيفة أخرى مطلوبة.

• من المسؤول عن تنفيذ أو بناء الحل؟ ما هو مستوى التدريب الذي ينطوي عليه؟ تتطلب بعض الحلول من العميل أن يكون متورطا جدا مع التنفيذ الأولي، والتي يمكن أن تكون ساحقة لمشغلي الموارد البشرية مشغول بالفعل.
  يجب أن يكون لدى قسم الموارد البشرية فهم واضح لمستوى التدريب والخبرة الفنية المطلوبة، ومقدار الوقت المتوقع. ويمكن لمقدمي حلول الاستجواب حول هذا الموضوع أن يقدموا نظرة ثاقبة على المجالات الدقيقة التي قد تبدو بسيطة في البداية، ولكنها تنطوي على خبرة تكنولوجية كبيرة. هر يمكن بعد ذلك تحديد المهام المحددة التي قد تكون مرهقة جدا لتعيق واقعيا الانتهاء، يحتمل أن تقلل الموارد البشرية قيمة تكنولوجيا المعلومات وعائد الاستثمار.
• إذا كان التدريب متضمنا، هل هناك رسوم؟ وينبغي أيضا تقييم تكاليف التدريب - بما في ذلك الوقت المحدد ونفقات السفر للسفر خارج الموقع. ويتعين على الموارد البشرية أن تدرك جميع التكاليف الصعبة وغير المادية التي ينطوي عليها اعتماد تكنولوجيا المعلومات في مجال الموارد البشرية.
• من سيملك البيانات؟ وينبغي أن تكون الإجابة على هذا السؤال هي منظمة الموارد البشرية. وينبغي أن تكون الشركات قادرة على نقل بياناتها إلى أي مزود خدمة التطبيق (أسب). إذا كانت البيانات موجودة على ملقم الملكية الناقل، الشركة في بعض الأحيان قد يتم فرض رسوم إضافية في حالة تبديل الناقلين.
• ما هي أنواع الصيانة والصيانة المطلوبة؟ عندما يتم تثبيت البرامج على محطات العمل في الموقع أو خوادم الشركة، غالبا ما تكون هناك حاجة إلى تحديثات منتظمة لتلك التكنولوجيا وقد تكون مرهقة للتخطيط والإدارة. وغالبا ما يتم إجراء تحديثات لتكنولوجيا المعلومات هر تلقائيا مع البرامج المتاحة عبر الإنترنت من خلال مزود خدمة التطبيق (أسب) أو البرمجيات كخدمة (ادارة العلاقات مع) نموذج.
• ما هي التدابير الأمنية التي يتم تضمينها في تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية؟ إذا كان البرنامج متوفرا عبر الإنترنت، من خلال نموذج أسب أو ساس، يجب على مقدم الخدمة تقديم نسخ احتياطية يومية وخوادم احتياطية وطبقات واقية إضافية. وينبغي وضع أنظمة وإجراءات إضافية لحماية المعلومات من الضياع أو الوصول إليها من قبل الموظفين غير المصرح لهم. وينبغي أن يكون للموارد البشرية، بالتشاور مع المديرين الآخرين، سلطة حصرية لتقرير من سيسمح له بالوصول إلى تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية وإلى أي درجة.
• هل سيكون الموظفون قادرين على التسجيل في خطط المنافع وإجراء تغييرات في الوقت الفعلي على بياناتهم الشخصية والتخطيط للخيارات؟ وينبغي أن يكون الوصول إلى الموظفين معطيا، بالنظر إلى الانتشار الواسع النطاق والعام للحواسيب.
  غالبية السكان العاملين لديهم اتصال بالإنترنت في المنزل. يوفر الموظف الخدمة الذاتية إمكانات هائلة لتوفير الوقت والمال. ومن شأن نظام الخدمة الذاتية الجيد أن يوجه الموظفين بسلاسة من خلال إدخال معلومات عن أنفسهم ومعاليهم.
  يجب على النظام أن يعرض بوضوح الخطط المتاحة وتمكين الموظفين من إجراء الاختيارات في الوقت المناسب لهم، وتبسيط هذه الإجراءات طوال العملية مع المعالجات. وينبغي أن يكون الموظفون قادرين على إضافة المعالين وتغيير المعلومات حسب الضرورة، على مدار 24 ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع، على مدار السنة.

هذه أسئلة إضافية للإجابة عليها عند تقييم احتياجات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالموارد البشرية في مؤسستك.

• هل ستزود التكنولوجيا الموارد البشرية بسلطة تقرير الجهة التي ستسمح لها بالوصول إلى أي درجة؟على نفس المنوال توفير وصول الموظفين، يجب أن تعطي التكنولوجيا الموارد البشرية القول الفصل. وينبغي أن تكون للموارد البشرية سلطة الموافقة على جميع البيانات قبل إرسالها إلى شركات النقل، كما ينبغي لها أن تحدد مدى وصول الموظفين وغيرهم.
• ما هي أنواع قدرات الإبلاغ المتاحة من تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية؟ يجب أن تقدم تقنية التقارير العديد من المشاهدات والأشكال (جداول البيانات، بدف، هتمل)، وتقييم الصورة الكبيرة والقدرة على الانتقال لأسفل لتعزيز عملية صنع القرار. يجب أن تكون الموارد البشرية قادرة على تقييم، في أي وقت، والتسجيل في خطط محددة، والإجراءات المعلقة، والتغيرات في المعلومات الديموغرافية الموظف فيما يتعلق بالمزايا وبيانات الموظف الأخرى.
• هل البرنامج يقدم ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية توفير الوقت؟ اعتمادا على احتياجات الإدارات الخاصة بها، قد ترغب الموارد البشرية في الاستفسار عن قدرة التكنولوجيا على معالجة المعلومات على دفعات، وإدارة الإخطارات والفواتير لسياسات كوبرا، وتوفير الفواتير الذاتية وأدوات تسوية الفواتير، وإعداد تقارير محددة.
• هل البرنامج يقدم ميزات محددة لمساعدة الموارد البشرية التواصل بشكل أفضل مع الموظفين؟ بعض البرامج تعطي الموارد البشرية المرونة للتواصل مع الموظفين على عدد من المستويات - عن طريق البريد الإلكتروني الشامل، لوحات الإعلانات الإلكترونية، ومعايير تصفية محددة (مثل الموقع، قسم، خطط التأمين، وضع التسجيل، وضع التقاعد، وغيرها) من خلال نظام تكنولوجيا المعلومات الموارد البشرية. وجود عدد من وسائل التواصل يمكن أن تزيد من أتمتة العمليات ومساعدة الموارد البشرية لتحسين الرسائل المستهدفة.
• هل يوفر نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية وسيلة من الضوابط والموازين؟ بالإضافة إلى تمكين الموارد البشرية للموافقة على المعاملات، العديد من نظم تكنولوجيا المعلومات الموارد البشرية أيضا توفير قدرات للموارد البشرية لتكون بمثابة حارس بوابة في مراجعة الفواتير الناقل للتأكد من أنها تتفق مع البيانات في النظام. يمكن أن يؤدي ذلك إلى:
  - التأكد من دقة فواتير الناقل،
  - توفير الوقت والمال،
  - المساعدة في تسليم الموظفين في الوقت المناسب و
  - تأكيد تأكيد الأهلية عند انتقال الموظفين للرعاية .
• كيف سيتم تبادل المعلومات مع الناقلين؟ ومن سيكون مسؤولا عن هذا التفاعل؟ وينبغي الحكم على تكامل نظام تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية ليس فقط من خلال عدد الموجات الحاملة التي يكون للبرنامج فيها علاقات بل عن طريق نوع الاتصال الذي يتيحه. يتطلب ضمان التفاعل الناجح مع الناقلين من خلال برنامج إدارة المنافع خطوات عديدة، بما في ذلك:
  - تجميع تعداد بيانات التنفيذ الأولية؛
  - إعداد التكامل الأولي لتبادل المعلومات الجارية؛
  - تنسيق التفاعل اليومي أو الأسبوعي للتأكد من استلام البيانات وتطبيقها بدقة؛
  - مراجعة التحديثات المستمرة.
  - تلبية متطلبات الناقل للالتحاق يتم الوفاء بها في الامتثال للمنظمين. و
  - تعزيز علاقة استباقية مع كل ناقل لتحسين علاقة تبادل البيانات.
  معرفة من هو المسؤول عن كل مهمة أمر ضروري لفهم كامل عرض المنتج.وسيوفر كل مزود برامج مستوى مختلفا من التكامل في توفير بعض المهام الموضحة أعلاه لجميع المهام. يجب على الموارد البشرية أن تتطلع إلى العمل مع الموردين الذين يبدون علاقات قوية ومستمرة وسلسة مع شركات النقل المختارة للشركة.
  يتيح العديد من موفري الخدمة إرسال ملف أنسي 834 عام، والذي قد يكون أو لا يقبله الناقل، وهو عامل غالبا ما يتأثر بحجم المجموعة. يجب على المدراء أن يبحثوا عن موفري الخدمات الذين يقدمون تحويلات نظيفة وموثوقة (ضمان أهلية المعاملة)، وتخصيصها حسب احتياجات كل شركة حاملة لتجنب المشاكل. كما ينبغي أن يتطلعوا إلى مقدمي الخدمات الذين لديهم قسم مخصص لتبادل البيانات الإلكترونية (إدي) للتفاعل مع لغة نقل الناقل الخاصة.
• ما هو مستوى خدمة العملاء المقدمة؟ هل هناك رسوم إضافية للخدمة؟ يجب على الموارد البشرية تحديد مستوى الوصول إلى المساعدة التي يتم توفيرها وما يشكل خدمة العملاء عبر الإنترنت مساعدة عن طريق قاعدة بيانات، والدردشة عبر الإنترنت، ودعم البريد الإلكتروني، والمحادثات مع شخص حي، أو مزيج منها. نظرا لحساسية الفوائد وغيرها من المعلومات الموارد البشرية، يجب على المديرين يتوقع ردا على الاستفسارات في غضون 24 ساعة من الاتصال المباشر التي يمكن أن تساعد.
• ما هي تكلفة نظام تكنولوجيا المعلومات في الموارد البشرية وهل تفوق الفوائد؟ وينبغي أن تقيم الموارد البشرية التكلفة الكاملة لنظام تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية، بما في ذلك جميع الرسوم السنوية والشهرية والمرة الواحدة، إلى جانب المزايا المقدمة. قد يكون النظام الأكثر تكلفة قليلا أكثر من دفع الفرق مع الميزات التي تمكن الموظفين للحفاظ على السجلات الخاصة بهم وتقديم قدر أكبر من الراحة، وتوفير الوقت، والدقة. وينبغي النظر في هذه العوامل وتقديرها في اختيار نظام لتكنولوجيا المعلومات في مجال الموارد البشرية.

الحاجة إلى أنظمة تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية آخذ في الازدياد. مع موظفي الموارد البشرية العثور على مجموعة واسعة من الخيارات في نظم تكنولوجيا المعلومات الموارد البشرية، فمن المهم على نحو متزايد لتحليل وتزن جميع الخيارات المتاحة.

اختيار نظام تكنولوجيا معلومات الموارد البشرية ينبغي أن ينظر إليه على أنه استثمار من شأنه أن ينمو مع احتياجات الإدارة واحتياجات الشركة. هذه الأسئلة سوف تقودك إلى نظام الموارد البشرية تكنولوجيا المعلومات المناسبة لشركتك.