كيف يمكنك إدارة مشروع بنجاح؟

مرحبا بكم في مشروعك الأول!

تهانينا! كنت قد وضعت للتو المسؤول عن مشروع جديد مهم. ومن الواضح أن رئيسك في العمل يقدم هذه الفرصة للتصويت على الثقة في مهاراتك. وبينما أنت متحمس، هذه هي المرة الأولى التي تكون مسؤولة عن مشروع شامل وهو مخيف قليلا

وهناك عدد من الأسئلة التي تمر عبر عقلك:

• كيف أبدأ؟
• ما هي الخطوات اللازمة لنقل المشروع من البداية إلى الإغلاق؟

• كيف يمكنني إنشاء فريق مشروع عالي الأداء؟
• من الذي أطلب المساعدة في هذه العملية؟ هل هناك كفيل تنفيذي؟

تركز هذه المشاركة على مساعدة أي شخص جديد على قيادة مشروع أو لجنة أو فريق مبادرة لنشاط فريد من نوعه للمنظمة. سواء كنت تنظيم حفلة عطلة أو قيادة مبادرات تطوير المنتجات الجديدة، وأدوات وعمليات إدارة المشاريع موجودة لجعل احتمال نجاحك أعلى بكثير.

أولا، فهم المراحل الخمس في عملية المشروع:

بينما أشجعك على قراءة المزيد عن كل من المراحل الخمس بالتفصيل، تعرف أنها:

1. بدء: << بدء المشروع. التخطيط:
2. تخطيط جميع أعمال المشروع. التنفيذ:
3. أداء العمل. إدارة ومراقبة:
4. كل العمل الذي تقوم به خلال المشروع لرصد التقدم المحرز. الاغلاق:
5. استكمال وتسليم المشروع وتأجيل الفريق.

هذه الخطوات متطابقة لكل مشروع.

13 خطوات أساسية لمبتدئ المشروع:

تحديد النطاق:

1. الخطوة الأولى والأهم في أي مشروع هي تحديد نطاق المشروع. ما هو المفترض لك لإنجاز أو إنشاء؟ ما هو هدف المشروع؟ من المهم بنفس القدر تحديد ما لم يتم تضمينه في نطاق المشروع الخاص بك. إذا كنت لا تحصل على تعريف كاف من رئيسك، وتوضيح نطاق نفسك وإرساله مرة أخرى في الطابق العلوي للتأكيد. في حين أن المثال هو قليلا قبالة موضوع الأعمال التجارية، ونحن جميعا يمكن أن تتصل حفل زفاف. في التخطيط لحفل زفاف، قد يكون لديك نطاق الخاص بك: إعداد حفل زفاف ل 100 ضيف، كاملة مع العشاء، بار مفتوح، كعكة الزفاف والفرقة الحية للرقص في تاريخ معين بتكلفة لا تتجاوز 20،000 $. تحديد الموارد المتاحة:
2. ما هو الأشخاص والمعدات والأموال المتوفرة لديك لتحقيق أهداف المشروع؟ بصفتك مدير مشروع، لن يكون لديك عادة سيطرة مباشرة على هذه الموارد، ولكن سيتعين عليك إدارتها من خلال إدارة المصفوفة. فهم الجدول الزمني:
3. متى يجب أن يكتمل المشروع؟ عند وضع خطة مشروعك، قد يكون لديك بعض المرونة في كيفية استخدام الوقت أثناء المشروع، ولكن المواعيد النهائية عادة ما تكون ثابتة، كما هو الحال في حفل زفاف.إذا قررت استخدام ساعات العمل الإضافية لتلبية الجدول الزمني، يجب أن تزن ذلك ضد حدود ميزانيتك. تجميع فريق المشروع الخاص بك:
4. الحصول على الناس على فريقك معا والبدء في الحوار. هم الخبراء التقنيين. وهذا هو السبب الذي جعلهم المشرفين المشرفين على عملهم مسؤولين عن المشروع. مهمتك هي لإدارة الفريق. ديتايل ذي وورك، بارت 1:
5. ما هي القطع أو المكونات الرئيسية التي يجب إنشاؤها لإكمال المشروع؟ على سبيل المثال، يتطلب حفل زفاف على مستوى عال: قاعة استقبال، الطعام والشراب، كعكة، الضيوف، والترفيه. وبطبيعة الحال، كل من تلك العناصر الكبيرة يمكن تقسيمها إلى العديد من العناصر الإضافية. هذه هي الخطوة التالية. تفصيل العمل، الجزء 2:
6. في حفل زفافنا المثال أعلاه، من المحتمل أن يكون لديك فريق أو شخص مسؤول عن مكونات مختلفة. العمل مع أعضاء فريقك لتوضيح التفاصيل اللازمة لتحقيق كل بند رئيسي. يجب على الشخص المسؤول عن الغذاء أن يفهم الخيارات، وقيود التكلفة، وإجراء التحديدات التي تدعم تحقيق نطاق . أدرج الخطوات الأصغر في كل من الخطوات الأكبر حجما. عدد مستويات عمق تذهب إلى أكثر وأكثر تفصيلا خطوات يعتمد على حجم وتعقيد المشروع الخاص بك. وضع خطة أولية:
7. تجميع جميع الخطوات الخاصة بك إلى خطة. وهناك طريقة جيدة للقيام بذلك هي استخدام جدول الأسبقية تحديد العناصر التي يجب أن تسبق العناصر الأخرى. وتدعو الممارسات الرسمية لإدارة المشاريع إلى تطوير ما يسمى مخطط الشبكة وتحديد المسار الحرج. في حين أن هذا قد يكون خارج الاحتياجات الخاصة بك أو مستوى المعرفة، والقضية الأساسية هي تسلسل الأنشطة في الترتيب الصحيح ومن ثم تخصيص الموارد ضد الأنشطة. تتضمن األسئلة التي يجب طرحها ما يلي: ماذا يحدث أولا؟ ما هي الخطوة التالية؟ ما هي الخطوات التي يمكن أن تستمر في الوقت نفسه بموارد مختلفة؟ من الذي سيفعل كل خطوة؟ كم من الوقت سوف يستغرق؟ هناك العديد من حزم البرمجيات ممتازة المتاحة التي يمكن أتمتة الكثير من هذا التفصيل بالنسبة لك. اسأل الآخرين في مواقف مماثلة ما يستخدمونه. إنشاء خط الأساس الخاص بك:
8. الحصول على ردود الفعل على الخطة الأولية الخاصة بك من فريقك ومن أي أصحاب المصلحة الآخرين. ضبط الجداول الزمنية وجداول العمل الخاصة بك لتناسب المشروع في الوقت المتاح. إجراء أي تعديلات ضرورية على الخطة الأولية لوضع خطة أساسية. طلب تعديلات المشروع:
9. لا يكاد يكون هناك ما يكفي من الوقت أو المال أو الموهبة المخصصة للمشروع. مهمتك هي أن تفعل المزيد مع الموارد المحدودة مما يتوقعه الناس. ومع ذلك، هناك في كثير من الأحيان حدود وضعت على المشروع الذي هو ببساطة غير واقعي. تحتاج إلى جعل قضيتك وتقديمه إلى رئيسك وطلب تغيير هذه الحدود غير واقعية. اسأل عن التغييرات في بداية المشروع. لا تنتظر حتى يكون في ورطة لطلب التغييرات التي تحتاج إليها. ومع ذلك، إذا كان مشروعك ينطوي على حفل زفاف، لا نتوقع أن تكون ناجحة يسأل عن العديد من التغييرات الهامة! عمل خطتك، ولكن لا تموت من أجل ذلك:
10. جعل الخطة مهمة، ولكن يمكن تغيير الخطة.لديك خطة للقيادة للعمل كل صباح. إذا تم حظر أحد التقاطعات بسبب حادث، يمكنك تغيير خطتك والذهاب بطريقة مختلفة. تفعل الشيء نفسه مع خطط المشروع الخاص بك. تغييرها حسب الحاجة، ولكن دائما الحفاظ على نطاق والموارد في الاعتبار. رصد تقدم فريقك:
11. لن تحرز تقدما يذكر في بداية المشروع، ولكن تبدأ بعد ذلك لمراقبة ما يفعله الجميع على أي حال. ومن شأن ذلك أن يسهل التعامل مع القضايا قبل أن تصبح مشاكل. دوكومنت إيفيريثينغ:
12. الاحتفاظ بسجلات. في كل مرة تقوم فيها بالتغيير من خط الأساس الخاص بك، وكتابة ما كان التغيير ولماذا كان ضروريا. في كل مرة يتم إضافة متطلبات جديدة إلى المشروع تكتب حيث جاء الشرط وكيف تم تعديل الجدول الزمني أو الميزانية بسبب ذلك. لا يمكنك أن تتذكر كل شيء، لذلك أكتب لهم حتى تتمكن من البحث عنها في نهاية نهاية المشروع والتعلم منها. إبقاء الجميع على علم:
13. إبقاء جميع أصحاب المصلحة المشروع على علم بالتقدم على طول. دعهم يعرفون نجاحك كما يمكنك إكمال كل معلما، ولكن أيضا إبلاغهم عن المشاكل في أقرب وقت لأنها تأتي. كما تبقي لكم فريق أبلغ. إذا كانت هناك تغييرات قيد النظر، فأخبر الفريق عنها بأقصى ما يمكن. تأكد من أن الجميع على الفريق يدركون ما يفعله الآخرون. خلاصة القول:

ليس عليك أن تكون مدير مشروع رسمي لقيادة مبادرة مشروع. ومع ذلك، يجب تطبيق أدوات ومنطق إدارة المشروع على العمل من توضيح أهدافك، بالتفصيل العمل، وبناء فريق، وتنفيذ ورصد العمل. أفضل النجاح!

تم التحديث بواسطة فن تافه