كيفية كتابة اقتراح خدمة تخطيط الأحداث

إن معرفة كيفية كتابة اقتراح خدمة تخطيط الحدث هو جزء مهم من إدارة نشاط ناجح لتخطيط الأحداث. أي عمل يبيع خدمة يحتاج إلى إعداد نوع من اقتراح الأعمال في تقديم الشركة والخدمات إلى عميل محتمل. ولكن خدمات تخطيط الأحداث فريدة من نوعها وينبغي أن يعكس الاقتراح الذي تنشئه الخدمات المخصصة التي ستقدمها.

وفيما يلي بعض النصائح سهلة المتابعة لكتابة اقتراح تخطيط الحدث الفعال.

ما هو اقتراح خدمة تخطيط الأحداث؟

اقتراح خدمة تخطيط الحدث هو اقتراح شامل يحدد الحدث والخدمات التي ستقدمها. هذا الاقتراح هو فرصتك لبيع عملك، والمهارات، والأفكار، والرؤية لهذا الحدث إلى العميل المحتملين. وهي مصممة أيضا لتقديم لكم كأفضل شخص لتنفيذ هذا الحدث، واحد يمكن للعميل الثقة. يجب أن تكون المقترحات مكتوبة بشكل جيد، وبحثا شاملا وتوفير التفاصيل اللازمة بحيث يمكن للعميل تصور ما لديك في الاعتبار.

لا تأخذ الاختصار

قوالب تكثر لجميع أنواع وثائق الأعمال، من مقترحات الخدمة والفواتير، إلى سجلات مسك الدفاتر وتقارير النفقات. ومن المؤكد أن استخدام هذه النماذج يساعدك في صياغة مقترح بسرعة وكفاءة. ولكن قاوم إغراء تحميل قالب عام، وملء الفراغات الفارغة وإرساله خارجا لتمثيل عملك وخدمات التخطيط الحدث.

اقتراح الحدث الخاص بك هو انعكاس لك، والأعمال التجارية التخطيط الحدث الخاص بك، والخدمات التي تقدمها. ونظرا لأن التخطيط لهذا الحدث يتطلب تخصيص هذا الحدث لتلائم احتياجات العميل وميزانيته، يجب أن يعكس اقتراحك حدثا شخصيا وفريدا. يمكنك استخدام نموذج كدليل عام للبدء في كتابة اقتراح الحدث الخاص بك، ولكن بعد ذلك تفصيله وتضمين الخدمات الفردية المقدمة لكل عميل.

الخطوة الأولى: الاجتماع

الخطوة الأولى هي مقابلة عميلك المحتمل لمناقشة ما لديهم في الاعتبار لهذا الحدث، والغرض من ذلك، وعدد الضيوف، وما يأملون في تحقيقه. بالإضافة إلى التاريخ والوقت والموقع المطلوب، نحيط علما بأي أفكار حول موضوع، والمطاعم، وجماليات الجمال، والألوان أو الجو التي نوقشت خلال هذا الاجتماع.

البدء في اقتراح الحدث

لذلك كان لديك اجتماع أولي مع العميل الخاص بك ويكون لديهم فكرة عن ما لديهم في الاعتبار لهذا الحدث. وقمت بتحميل بعض القوالب العامة للحصول على البدء في كتابة الاقتراح. الآن قد يكون يحدق في شاشة الكمبيوتر فارغة يتساءل ما لتشمل في اقتراح التخطيط الحدث الخاص بك.

يجب كتابة كل اقتراح مع العميل في الاعتبار.ولكن لا مجرد إعادة ذكر كل الأفكار التي تقاسمها معك خلال الاجتماع الخاص بك وببساطة تك على ثمن الخدمات الخاصة بك لتقديم بالضبط ما وصفوه للتو. تخطيط الحدث هو خدمة الأعمال وأنه هو أن الخدمة، لمسة شخصية والنهج الإبداعي الذي يجعل الحدث ليس فقط ناجحة ولكن لا تنسى. والأحداث التي لا تنسى يمكن أن تقطع شوطا طويلا في توليد عملاء جدد لعملك.

لذا أعد مقترحك بنبرة ونمط يعكسك ونشاطك التجاري.

تقديم فكرة الحدث الخاص بك في مثل هذه الطريقة التي من الواضح للعميل الخاص بك أن كنت دمج أفكارهم وآمالهم والشواغل في النهج الخاص بك لهذا الحدث. فهم احتياجات العميل الخاص بك هو مهم جدا ونقل هذا في الاقتراح الخاص بك يمكن أن تجعل الفرق بينهما توظيف لك أو شخص آخر.

ما يجب تضمينه في اقتراح خدمة تخطيط الأحداث

مقدمة

ابدأ بمقدمة موجزة عنك وتخطيط حدثك. تضمين تفاصيل مثل كم من الوقت كنت في الأعمال التجارية والخلفية المهنية الخاصة بك.

وصف الحدث

هذا القسم التالي هو ملخص للحدث الفعلي. وينبغي أن يتضمن ذلك التفاصيل المقدمة خلال اجتماعك مثل هدف الحدث، والإطار الزمني العام، وعدد الضيوف، والأماكن المحتملة.

الخدمات المقدمة

هذا القسم مهم بشكل خاص.

العميل سوف تحتاج إلى معرفة - على وجه التحديد - ما هي الخدمات التي سوف توفر لهذا الحدث. قائمة مرجعية مع نقاط نقطية هي وسيلة رائعة لإظهار الخدمات المختلفة التي يتم تضمينها. هذا يعمل بشكل جيد لوظائف أصغر مثل دش الزفاف أو عشاء احتفالية وسهلة للعميل لمعرفة ما سوف تفعل وأي البائعين التي سوف تستخدم. بالنسبة للأحداث الكبيرة التي لها وظائف متعددة، مثل ساعة الكوكتيل أو الغداء، قد ترغب في إنشاء أقسام لكل جانب من جوانب الحدث، ثم إدراج الخدمات المقدمة تحت كل قسم.

عرض عملك

إذا كنت قد خططت لأحداث مشابهة في الماضي، فتضم صورا لهذه الأحداث لعرض عملك. هذه المرئيات يمكن أن تساعد حرفيا العميل معرفة ما يمكنك القيام به.

المال، والمال، والمال

في حين أن العميل قد يقرأ الاقتراح الخاص بك أخذ في كل التفاصيل والصور للحدث الذي تصوره، هذه العقلية عادة ما يتحول التروس عندما يتعلق الأمر القسم الذي يتحدث عن المال. في كثير من الأحيان، هو توقف مفاجئ. في محاولة لتجنب ذلك، لا تغير فجأة لغة أو نغمة اقتراحكم لجميع الأعمال والحقائق. عنوان هذا القسم "التكاليف المقترحة" والاستمرار في توجيه العميل من خلال جوانب هذا الحدث من خلال توضيح بعناية التكاليف. مساعدة العميل الخاص بك رؤية الاقتراح الخاص بك على شكل سلسلة من الخطوات، كل واحد مع خدمات مختلفة والتكاليف ذات الصلة.

قدم ملخصا تفصيليا يسرد سعر كل عنصر والغرض منه. على سبيل المثال، إذا كنت تستأجر البياضات الجدول، قائمة ذلك كتكلفة منفصلة. إذا كنت تستخدم خوادم، قم بإدراج عدد من الخوادم، والتكلفة في الساعة، والتكلفة الإجمالية لمدة الحدث.استخدم هذه الطريقة لكل بند، ووصف كل واحد بحيث يمكن للعميل الاستمرار في تصور الحدث وفهم التكلفة ذات الصلة.

فقط بعد أن يتم تصنيف هذه الأقسام بتكاليفها، يمكنك تجميعها في أسفل اقتراحك لإدراج التكلفة الإجمالية للحدث. إذا قدمت أي خصومات للحجز مبكرا، قم بإدراجها تحت هذا الرقم النهائي.

إغلاق

آخر قطعة من اقتراحكم هي شكرا لكم للنظر فيها. توفير معلومات الاتصال بما في ذلك الموقع وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف بحيث يمكن للعملاء المحتملين الحصول على اتصال معكم مع أي أسئلة أو - أفضل من ذلك - لتوظيف لك لهذا المنصب.