هل حان وقت تتبع المخزون؟

بالنسبة للعديد من الشركات الجديدة أو سريعة التوسع، قد تمثل قيمة المخزون نسبة كبيرة من إجمالي أصولها. بالنسبة للآخرين، تكاليف المخزون هي كمية تافهة. ما لم يقم نشاطك التجاري ببيع أو تخزين العناصر الخاضعة للرقابة القانونية، مثل بعض المواد الخطرة أو المستحضرات الصيدلانية، لا توجد قوانين تتطلب منك تنفيذ أو متابعة نظام تتبع المخزون.

ومع ذلك، فإن معظم الشركات تجد أن الفوائد التي تقدمها إدارة المخزون الفعالة تجعل جهودها جديرة بالاهتمام، ولكن من الصحيح أيضا أنه ليس كل عمل يحتاج إلى تتبع المخزون.

وبما أنه لا توجد قواعد ملموسة بشأن ما إذا كان يلزم تتبع المخزون، يجب أن يستند القرار بشأن ما إذا كان ينبغي أن يتتبع نشاطك التجاري المخزون على أساس العوامل الخاصة بكل نشاط تجاري. الإجابة عن الأسئلة التالیة یمکن أن تساعدك علی تحدید ما إذا کان الوقت قد حان لبدء نظام إدارة المخزون.

1. هل تشتري فقط الكميات اللازمة لملء الطلبات عند استلامها؟ على سبيل المثال، إذا كنت تبيع فساتين وصيفات الشرف التي تتوفر في مجموعة متنوعة من الأحجام والألوان، هل الأسهم جميع الخيارات الممكنة في مضاعفات أو شراء الأحجام بالضبط في اللون المطلوب عندما يضع العميل النظام الخاص بك؟ إذا كان هذا الأخير، وربما كنت لا تحتاج إلى تتبع المخزون.

2. هل قيمة المخزون الخاص بك أكثر من 25 في المئة من عائداتك الشهرية؟

إذا كان الأمر كذلك، فإن العديد من المحاسبين يوصيون بوضع خطة لإدارة المخزون.

3. كم عدد المرات التي تفوت فرصة المبيعات بسبب البنود خارج المخزون؟ قد يكون من الصعب تحديد الفرص المفقودة، ولكن قد يكون لديك عملاء الاتصال أو زيارة متجرك للاستفسار عما إذا كان لديك عنصر معين.

قد تلاحظ أيضا أن الرف هو عارية؛ وربما الزبائن يشاهدون رف فارغ بدلا من البند الذي يعتزم شراء ثم ترك دون بيع. ومن غير المرجح أن يؤثر عنصر واحد أو عنصرين خارج المخزون على مدار العام على مبيعاتك، ولكن يمكن تكرار الحالات. ويمكن أن يساعدك نظام تتبع المخزون الذي يدار جيدا في منع العناصر غير المخزونة.

4. كم عدد المرات التي تتلقى المزيد من الطلبات للعناصر مما يمكنك ملء في الوقت المناسب؟ وهذا ما يسمى بالزيادة الزائدة، وعلى الرغم من أنه يشبه البنود خارج المخزون، فإن المصطلح غالبا ما يستخدم في التجارة الإلكترونية. يمكن أن يكون الضرر بشكل خاص ضارة إذا كنت الإعلان في اليوم التالي الشحن أو جعل وعود مماثلة، مثل ضمان أن أمر سيصل قبل عطلة. الإفراط هو مؤشر جيد التي تحتاج إلى تتبع المخزون الخاص بك.

5. ما مدى ثقتك بأنك لا تعاني من انكماش المخزون؟ يمكن أن يكون المخزون المختفي علامة على السرقة من قبل المتسوقين أو الموظفين.ويمكن أن تشير أيضا الكسر غير المبلغ عنها. قد تلاحظ أن عنصر معين قد اختفى ببساطة، ولكن قد تلاحظ أيضا أن النسبة بين المبيعات والبضائع التي تم شراؤها حسابات غير مواتية. يمكن تتبع المخزون تساعدك على تحديد انكماش بحيث يمكنك اتخاذ إجراءات تصحيحية.

6. هل تحتفظ بإمدادات من المواد الخام أو المكونات التي تستخدمها لإنتاج مواد تامة الصنع للبيع؟ إذا كان الأمر كذلك، قد تحتاج إلى تتبع المخزون لمساعدتك على التأكد من أن لديك ما يكفي من المواد في متناول اليد لإنتاج العناصر التي سوف تحتاج لتلبية مطالب العملاء الخاص بك.

إنشاء نظام تتبع المخزون

عادة ما يكون لدى عمليات التصنيع والتجزئة الكبرى أنظمة معقدة لتتبع المخزون تربط بين الخدمات اللوجستية ودخول الطلبات والشراء وجدولة الإنتاج وأجهزة نقاط البيع ومحاسبة التكاليف والإدارات الأخرى. غير أن المؤسسات الصغيرة لا تحتاج عادة إلى تعقيد طريقة تتبع المخزون، على الأقل ليس في البداية. نظام يمكن أن يكون بسيطا مثل مربع ملف يحتوي على بطاقات الفهرس أو الموثق الذي يحمل ورقة من الورق لكل عنصر في المخزون الخاص بك.

وهناك أيضا عدد من البرامج البرمجية الجاهزة لإدارة المخزون، وبعض البرامج الأكثر بدائية يمكن تحميلها مجانا.

وبطبيعة الحال، فإن نظام إدارة المخزون الخاص بك سوف تحتاج إلى أن تعكس طبيعة عملك والاحتياجات المحددة الخاصة بك. ومع ذلك، فإن معظم نظم المخزون الجيدة تشمل المعلومات التالية.

1. الموقع: تعيين رمز موقع بسيط لكل بقعة تستخدم لتخزين المخزون. إذا كان لديك ثلاث وحدات رفوف، على سبيل المثال، يمكنك استخدام الحروف A و B و C لتمثيل الوحدات، تليها رقم لتمثيل الرف المحدد، مثل A-2 أو C-4.

2. البند: سوف تحتاج إلى إنشاء رقم البند أو الوصف لكل بند كنت تخطط لجرد. تعقيد عدد البند يختلف. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع مجموعة واسعة من فساتين النساء، يمكنك إنشاء نظام الترقيم الذي يحدد نمط ولون وحجم كل ثوب تباع. من ناحية أخرى، يمكنك ببساطة تضمين جميع الفساتين تحت رقم واحد، وإنشاء أرقام منفصلة لكل حجم أو اختيار أي طريقة أخرى. إذا كنت إعادة بيع العناصر التي تشتريها من تاجر الجملة، هل يمكن ببساطة استخدام عدد الأسهم تاجر الجملة. وهذا سيجعل إعادة ترتيب بسيطة إلى حد ما كذلك.

3. التكلفة: سوف تحتاج إلى معرفة تكلفة الوحدة من كل بند لتقييم المخزون الخاص بك. قد تتغير هذه التكلفة مع كل طلب جديد. سوف تتبع التكاليف المتقلبة تؤثر مباشرة هامش الربح الإجمالي وتكلفة السلع المباعة، لذلك وجود عدد دقيق سيكون عاملا رئيسيا في الحفاظ على P & L دقيقة.

4. المصدر: قم بتضمين اسم البائع الذي قمت بعملية الشراء من خلاله. وهذا حفظ السجلات تمكنك من إعادة ترتيب بسرعة أو تتبع التغييرات بائع جنبا إلى جنب مع الجودة أو التكلفة الاختلافات.

5. التاريخ: سجل التاريخ الذي تلقيت البضائع.

6. الكمية: أدخل عدد الوحدات التي تلقيتها أو لديك حاليا.

7. إعادة الترتيب: استنادا إلى المبيعات المتوقعة والمهلة الزمنية للبائع، يجب تحديد النقطة التي تحتاج إلى إعادة ترتيب المنتج.

8. النشاط: عند حدوث المبيعات، سجل التاريخ والكمية، ثم طرح الوحدات المباعة من الكمية الموجودة. سوف تحتاج أيضا إلى تسجيل العناصر التي تم كسرها في المخزن أو خلاف ذلك جعلت غير صالحة للإستعمال.

سواء اخترت نظاما يدويا أو حلا للبرمجيات، فإن مفتاح تتبع المخزون الفعال هو الحفاظ على سجلاتك بشكل منتظم وروتيني. اعتمادا على نشاطك التجاري، قد تحتاج إلى تحديث السجلات اليدوية اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية. يمكن حل محوسب القضاء على العديد من المهام اليدوية، ولكن حتى نظام الآلي سوف تتطلب الصيانة، مثل إدخال أرقام سلع جديدة أو تحديث رموز الموقع. وهذا يعني تطوير عملية موحدة وتثقيف أي شخص الذي سوف لمسها على كيفية إدارة أفضل والحفاظ عليه.

في نهاية المطاف، يجب أن يكون القرار بشأن ما إذا كان سيتم تنفيذ تتبع المخزون وأفضل طريقة للاستخدام مع كل صاحب عمل. فقط يمكنك تحديد ما إذا كانت طبيعة عملك، وحجم الخاصة بك وقضايا معينة الخاصة بك يمكن أن تستفيد من سياسة رسمية لإدارة المخزون.