المساعد الإداري أو الأمين التنفيذي

يقدم كل من الأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين دعما إداريا متقدما لمدير أو مدير تنفيذي واحد أو اثنين. ولكن ما يفصل بين مناصب المكاتب هذه من الوظائف المكتبية الأخرى والروتينية هو مستوى المسؤولية والسرية المرتبطة بها.

بالإضافة إلى الوظائف المكتبية الأساسية، يكون المساعد الإداري والأمين التنفيذي مسؤولين أيضا عن كتابة أو إعداد التقارير وتنظيم الاجتماعات وتحديد مواعيدها واستعراض الرسائل الواردة لتحديد أهميتها وإعداد جداول اجتماعات المجلس واتخاذ ترتيبات السفر وجمع الاجتماعات والدقائق، وإجراء البحوث، وإعداد المراسلات، والإشراف على موظفي مكتب صغار المستوى وتدريبهم.

- 999 <> مساعد إداري

مساعد إداري

• مساعد إداري أقدم
• سكرتير تنفيذي
• سكرتير تنفيذي أول
• مدير مكتب
• مدير مكتب أول
• ملاحظة: وظائف المساعدة القانونية والطبية مختلفة تماما وتتطلب تدريبا خاصا يطلب في المهنة التي يعملون فيها.

الاختلافات بين المساعدين الإداريين والأمناء التنفيذيين

تتداخل أدوار الأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين بشكل كبير، ويمكن أن تختلف الاختلافات في الأدوار حسب المنظمة. في بعض الحالات، يركز الأمين التنفيذي على المزيد من الواجبات الإدارية لمدير أو المديرين التنفيذيين، مثل جدولة الاجتماعات، والتخطيط للسفر، والتعامل مع الاتصالات المكتوبة وحتى مسك الدفاتر. قد يركز املساعد اإلداري على املزيد من مهام العمليات التجارية ويضطلع بدور قيادي في بعض القدرات، ويضع جداول أعمال للقاءات أو املؤمترات، وإدارة املوازنات، والتعامل مع فواتير املوردين.

قد يطلب من المساعدين الإداريين الحصول على تعليم أكثر تخصصا في بعض الحالات حيث إدارة العمليات التجارية أمر بالغ الأهمية.

كور جوب سكيلز

لدى كل من الأمناء التنفيذيين والمساعدين الإداريين مجموعة أساسية من المهارات الوظيفية الضرورية في أي من الدورين. وتشمل هذه المهارات التنظيمية الاستثنائية، وقدرات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة، فضلا عن اهتمام قوي بالتفاصيل والكفاءة المهنية.

يجب أن يمتلكوا الكفاءة التقنية مع أدوات التشغيل الآلي للمكاتب، بما في ذلك البرامج الأساسية مثل ميكروسوفت ورد و إكسيل و بويربوانت، فضلا عن أدوات مسك الدفاتر مثل كويكبوكس.

مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب صغير

في مكتب صغير، عادة ما يضطلع بمسؤوليات مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي من قبل مجموعة متنوعة من موظفي المكاتب.قد يتم بالفعل القيام ببعض الأعمال من قبل المديرين التنفيذيين للشركة نفسها، والمساعد الإداري أو أدوار السكرتير التنفيذي قد تشمل مجموعة أكبر من المسؤوليات حسب الحاجة في المؤسسة الأصغر حجما.

مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب متوسط ​​

مع زيادة حجم الشركة، تزداد الحاجة إلى شخص منظم للغاية ويمكنه أداء مجموعة واسعة من المهام. وينطبق هذا بشكل خاص على المديرين التنفيذيين الذين يديرون شركات تتطلب مستويات عالية من السرية والنزاهة للأعمال التي تجري.

مساعد إداري أو سكرتير تنفيذي في مكتب كبير

من الشائع أن يكون لدى مكتب كبير عدة مساعدين إداريين و / أو أمناء تنفيذيين. في هذه الشركة حجم، فإنه عادة ما يكون من الضروري أن يكون مدير المكتب الذي ينسق الموظفين أن الخدمات المديرين التنفيذيين للشركة.

في بعض الحالات، يرافق مساعد إداري السلطة التنفيذية في رحلات عمل طويلة من أجل المساعدة في ترتيبات الاجتماعات، والجدولة، وغيرها من المهام التنظيمية الهامة.