تعرف على كيفية شراء نظام هاتف نشاط تجاري

بالنسبة لمعظم المنظمات، فإن أهم قطعة من المعدات المكتبية هي الهاتف. أنظمة الهاتف درجة رجال الأعمال تبدأ عادة بتكلفة بضعة آلاف من الدولارات، وزيادة الأسعار تناسبيا مع الزيادة في حجم النظام وعدد من الميزات التي تريدها.

أنظمة الهاتف درجة رجال الأعمال التي نوقشت هنا هي للمكاتب مع عشرة أشخاص أو أكثر.

ما هي الميزات التي سوف تحتاج

ستؤدي الميزات التي تحقق قيمة لنشاطك التجاري وتواصل عملك مع العالم إلى زيادة التكلفة الإجمالية لنظام الهاتف.

سوف يحاول مندوب مبيعات نظام الهاتف أن يبيع لك جميع أجراس وصفارات (هذا عملهم)، ولكن عليك أن تنظر في كل ميزة وتقرر ما إذا كان سيضيف قيمة لعملك أو يوفر لك المال.

الميزات الأساسية

إليك بعض الميزات الأكثر شيوعا المتوفرة على نظام هاتف الأعمال. كل علامة تجارية مختلفة، لذلك اطلب من مندوب المبيعات للحصول على قائمة كاملة من الخيارات.

أوتو أتندانت عادة ما يحل محل موظف استقبال من خلال تقديم المتصلين مع قائمة من الخيارات لتوجيه دعوتهم (e. g، "اضغط 3 للتحدث مع شخص ما في المبيعات"). ويمكن أيضا السماح المتصلين الاتصال الهاتفي مباشرة تمديد الحزب.

ميزات المؤتمرات السماح بتوصيلين أو أكثر للاتصال للمشاركة في محادثة. عادة، الافتراضي هو اثنين. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من اثنين، نسأل ما هو الحد الأقصى لعدد المشاركين. تسمح بعض الأنظمة فقط بالإضافات الداخلية. إذا كنت تحتاج إلى مكالمات خارجية، اسأل عن ذلك أيضا.
الدليل الآلي يسمح للمتصلين للبحث عن تمديد الموظف عن طريق إدخال الأحرف القليلة الأولى من اسمهم.
البريد الصوتي يسمح بترك الرسائل للموظفين غير المتوفرين أو على الهاتف. يمكن لبعض الأنظمة إعادة توجيه رسائل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني للموظف والسماح لمعدات البريد الصوتي المنفصلة الخاصة بجهات خارجية بالتفاعل مع معداتها. اعتمادا على التسعير، وهذا يمكن أن يوفر لك المال.
استدعاء المكالمة هو القدرة على وضع مكالمة قيد الانتظار في حين أن المستخدم يحضر إلى مسائل أخرى. عادة ما يتم تضمينها مع النظام.
إعادة توجيه المكالمات تتيح للمستخدم إمكانية إعادة توجيه جميع المكالمات إلى تمديد آخر أو إرسال بريد صوتي مؤقتا.
الاتصال السريع يحفظ أرقام الهواتف المستخدمة بشكل متكرر ويسمح للمستخدم بطلبها مع زر ضغط أو اثنين. بل هو وقت مفيد توفير للأرقام تسمى في كثير من الأحيان.
إعادة الطلب يسمح بإعادة تدوير الرقم الأخير مع لمسة زر واحدة.
ترحيل يسمح للمستخدم بالتحدث عبر نظام عناوين عامة للدعوة إلى موظف أو إعطاء إعلانات.
الموسيقى قيد الانتظار يعطي المتصلين شيئا للاستماع إليه أثناء وجودهم قيد الانتظار. يمكن أن تكون الموسيقى أو رسائل مسبقة الإعلان عن شركتك.
الطاقة الاحتياطية سوف توفر مصدر بديل للكهرباء لمدة 10 إلى 60 دقيقة في حالة انقطاع التيار الكهربائي.

الميزات المتقدمة

الميزات المتقدمة سوف تضيف تكلفة كبيرة للنظام الكلي، وسوف تضيف تكلفة مستمرة على مدى عمر النظام. ومع ذلك، يمكن تعويض ذلك عن طريق تخفيض خدمة العملاء ومزايا توفير الوقت التي تجلبها.

موقع بعيد ميزة تسمح اتصالات بسيطة للموظفين خارج الموقع أو المكاتب النائية الصغيرة ببساطة عن طريق طلب تمديد الداخلي.
البحث عني / اتبعني يسمح للمستخدمين لإعادة توجيه هواتفهم عند الطلب إلى هاتف آخر، والهاتف الخليوي، والهاتف المنزل، سكرتير، الخ
الكمبيوتر التكامل الهاتف (كتي) التفاعل مع نظام الكمبيوتر. وتشمل الأمثلة على قدرة المستخدم على النقر على رقم الهاتف على الشاشة ويكون نظام الهاتف تلقائيا طلب الرقم (تقليل أرقام خاطئة ويوفر الوقت). أو تمرير رقم هاتف العميل إلى جهاز كمبيوتر عندما يتصلون من أجل سحب ما يصل حساب العميل وعرضه على الشاشة للموظف قبل الرد على الهاتف. هذا الخيار هو الثمن جدا.

كم ينبغي أن يكون النظام

السؤال التالي لديك للرد هو المكان الذي تريد الهواتف.

موظف استقبال
كل مكتب
جهاز فاكس
محطات بطاقات الائتمان ومنافذ البيانات
قاعة المؤتمرات
متجر / طابق مستودع
الأماكن العامة (غرفة الانتظار، الممرات، طرق الدخول، الخ.)

بعد ذلك، سيكون لديك لتحديد عدد المكالمات الهاتفية في وقت واحد سوف يأتي إلى وترك المكتب. مجموع المكالمات الواردة والصادرة في أي لحظة هو عدد الخطوط (أو جذوع) التي سوف تحتاج إليها.

التشكيلات الشائعة هي 3 أو 8 أو 12 أو 16 أو 24 أو 48 خطا. أنظمة أكبر لديها فتحات التوسعة بحيث يمكنك إضافة المزيد من الأسطر في وقت لاحق. تذكر أن حساب النمو في المستقبل (25٪ ليس من غير المألوف). هام: إذا كنت نقلل من شأن هذا، سوف المتصلين الحصول على إشارة مشغول إذا كانت جميع الخطوط قيد الاستخدام.

العثور على وكيل نظام الهاتف

العثور على تاجر ليس من الصعب. أولا، يمكنك البحث في شبكة الإنترنت عن "معدات الهاتف واللوازم" للعثور على تاجر قريب منك.

تعد المعارض التجارية لتكنولوجيا الأعمال والمكاتب أيضا أماكن جيدة للبدء. ليس فقط سوف تكون قادرة على تلبية المبيعات والدعم الناس، ولكن قد تكون قادرة على محاولة الخروج من النظام أيضا.

وأخيرا، فإن أفضل طريقة هي أن نسأل حولها. اسأل الأشخاص الذين تعرفهم من لديهم نشاط تجاري مع مكتب. يمكنك أيضا الحصول على تقييمها لجودة المعدات ومستوى الخدمة التي تم توفيرها.

حساب التكلفة الإجمالية

سوف تتألف التكلفة الإجمالية للنظام من المكونات التالية:

الوحدة الأساسية / النظام هي الوحدة التي تتحكم في البنية التحتية للهاتف بأكمله.التكلفة تعتمد على عدد من الميزات لديك، وعدد من مجموعات الهاتف يمكن التعامل معها، وعدد من الخطوط القادمة من شركة الهاتف.
الهواتف / مجموعات مكتب هي الوحدات التي تجلس على مكاتب أو تعلق على الجدار. أنها تأتي في عدة أنماط مختلفة، وقدرات، والأسعار. يمكن أن تتراوح الأسعار من 70 $ إلى 1، 000. وتشمل الأمثلة: الأساسية (أرخص)، متوسطة المستوى، التنفيذي / الراقية، ومجموعات موظف استقبال (أغلى) ووحدات طاولة المؤتمر. وتشمل الخيارات الأخرى سماعات خالية من اليدين واتصالات لاسلكية. معظم الهواتف هي الملكية وسوف تعمل فقط مع نظام قاعدة من تلك الشركة المصنعة. إذا كنت تحل محل نظام هاتف موجود، فإن تكلفة جميع الهواتف الجديدة (إذا قمت بتغيير الماركات) قد تقوم بترقية إلى النموذج الأعلى التالي الحل الوحيد المتاح لديك.
الأسلاك هي الأوعية الدموية في المنظمة ويجب عدم تهميشها. إذا كنت تقوم ببناء مكتب، قم بتثبيت أسلاك وأوعية إضافية في أي منطقة تعتقد أنك قد تحتاج إلى هاتف في المستقبل. سوف تكون تكلفة جزء صغير من التكلفة إذا كان لديك للعودة في وقت لاحق ولكمة الثقوب في السقوف والجدران. إذا كنت تقوم بتثبيته في مبنى مع الأسلاك الموجودة، لديك تاجر التحقق من الأسلاك للتوافق قبل التوقيع على العقد.
التركيب والتهيئة الأولية سيكون الجزء الأكثر استهلاكا للوقت من المشروع. أنظمة الهاتف لا تعمل الحق في الخروج من مربع وعلى الأرجح سيكون لديك ليتم تثبيتها وتكوينها في البداية من قبل فني مدرب. من أجل الحصول على وتشغيلها في أسرع وقت ممكن، تأكد من أن يتم تضمين هذا في العقد. الخيارات الأخرى التي يمكن التفاوض عليها هي الصيانة، والتعديلات المستقبلية، والتدريب لموظفيك.

اتخاذ القرار النهائي

القرار النهائي يقع على كتفيك. يمكن لمندوبي نظام الهاتف أن يكونوا عدوانيين، ولكن تذكر أنك "العميل" وأنت المسؤول. من أجل الحصول على أفضل سعر للنظام الذي تريد، وتقديم الاحتياجات الخاصة بك لعدة شركات والسماح لهم محاولة على المشروع. تأكد من الحصول على اقتراح مفصل يغطي جميع المجالات المذكورة أعلاه.

لن تحصل على مقارنة التفاح إلى التفاح، لذلك نطلب أن يتم سرد تكلفة الميزات بشكل منفصل (أو تفصيلا، إذا تم تضمينها كحزمة من الميزات). هذا سوف يسمح لك لتحديد ما الذي يسبب الاختلافات في الأسعار. إذا كنت لا تزال غير متأكد من قائد واضح، اطلب رؤية عرض توضيحي في موقع عميل موجود. وأخيرا، قارن المقترحات واختيار واحد يلبي احتياجاتك، ويسمح للنمو، والأهم من ذلك، كنت تشعر بالراحة أكثر مع.