تعلم كيفية إعطاء التوجيهات لموظفيك

توفير التوجيهات للمهام والمهام الجديدة هو جزء طبيعي من دور المشرف أو المدير. كيفية تقديم الاتجاهات عبر لهجة الصوت، واختيار كلمة ولغة الجسد تقطع شوطا طويلا نحو الحصول على الدعم وتعزيز مكان عمل صحي.

يعمل المشرفون والمديرون الفعالون جاهدين على تنمية مهاراتهم في تقديم التوجيهات لأعضاء فريقهم. وتقدم هذه الوظيفة إرشادات للتوجيه الفعال والتفويض في إطار إشرافي.

7 ممارسات التواصل الإيجابي لتوجيهات المهام المقدمة

1. توفير السياق دائما للمهمة التي يتعين إكمالها. الناس يبذلون قصارى جهدهم عندما يفهمون أهمية المهمة للعملية الأكبر. عندما تأخذ من الوقت لشرح أهمية العمل للمهمة كنت تطلب أن تكتمل، كنت تدرس وكنت تظهر الاحترام للفرد الذي طلب لاستكمال العمل.
2. كن محددا، مع تحديد متى يجب إكمال المهمة ومشاركة أي معايير للجودة.
3. اسأل باحترام مقابل إصدار أمر صارم. اختيار لهجة محترمة من صوت، كلمات مهذبة وتسليم الرسالة مع الحجم المناسب. على النقيض من ذلك: "مهلا، عليك أن تفريغ تلك الشاحنة"، وقال في لهجة صارمة ل "جون، والشحنة على تلك الشاحنة هي الحاجة على خط الإنتاج، هل يرجى المساعدة وتفريغ الشاحنة قبل الظهر". وليس هناك شك في أن النهج الأخير سيعتبر نهجا إيجابيا والسابق هو نهج سلبي.

1. عرض على الشخص المطلوب إكمال المهمة الفرصة لطرح الأسئلة التوضيحية. هذه الخطوة تساعد على تعزيز التواصل بين الموظف والمشرف ويحسن من احتمال نجاح النتيجة. الموظف لديه الفرصة لتأكيد أنه هو حقا أو فهم ما يطلب منهم.
2. مقاومة الرغبة في الإشراف أو الجزئي إدارة الموظف الانتهاء من المهمة المطلوبة. جزء من التعلم لإعطاء الاتجاهات بشكل فعال هو تعلم الثقة في الأفراد كنت تطلب المساعدة.
3. تقديم الشكر المناسب وردود فعل إيجابية عن الوظائف المكتملة بشكل صحيح.
4. عرض ملاحظات واضحة وسلوكية وتركز على أية مهام يتم إكمالها بشكل غير صحيح.

التأكيد على التدريس جنبا إلى جنب مع إعطاء الاتجاهات

في أحد الصيف، عملت كمساعد لرجل أعمال من ذوي الخبرة. تعلمت الكثير من خلال مشاهدته، ومع ذلك، عندما أعطاني مهمة لاستكمال أن كنت غير مألوفة، وقال انه سوف يشاهد لي النضال لبضع ثوان ثم إكمال المهمة بنفسه. هذا أصبح محبطا بالنسبة لي. في حين أنه كان من المثير للاهتمام مشاهدته، مرة واحدة كنت قد أعطيت الفرصة لإكمال المهمة، أردت حقا أن نتعلم كيف نفعل ذلك.

إذا كان قد استغرق وقتا كافيا لتقديم بعض التدريب الأساسي وقليل من التوجيه في المرة الأولى التي أتم فيها المهمة، كنت سأتمكن من إكمال هذا العمل بسهولة بالنسبة له في بقية الصيف. فشل نهجه في الإدارة الجزئية لتعليم وتشجيع لي. خلق المزيد من العمل بالنسبة له وخفض كفاءته الشاملة.

• تقييم ما إذا كانت المهمة جديدة أو معقدة وتستحق التدريب.
• توفير التعليم ومن ثم إتاحة الفرصة للفرد لممارسة هذه المهمة مع الإشراف الخاص بك مفيدة.
• مرة واحدة وقد وضعت الفرد الثقة للمهمة، والسماح لهم لاستكمال العمل دون إشرافك. تحقق مرة أخرى في وقت لاحق للتحقق من الانتهاء، في الوقت المناسب، والجودة.
• عرض ردود فعل إيجابية للوظائف بشكل صحيح الانتهاء.
• تقديم التدريب العلاجي عندما يكافح الفرد لإكمال المهمة في الوقت المحدد أو على مستوى الجودة الصحيح.

حذار هذه المزالق عند إعطاء الاتجاهات

• إصدار أوامر في لهجة العدوانية. في حين أن بعض الظروف، بما في ذلك حالات الطوارئ أو ظروف الحياة والموت، قد تستحق أوامر، إلا إذا كنت في الجيش، ومقاومة هذا الحث.
• ردا على "لماذا؟" مع "لأنني قلت ذلك". هذا هو نهج الفقراء لتربية الأطفال ونهج أسوأ في مكان العمل.
• اسأل بطريقة غامضة.
• اطلب من عدة أشخاص إكمال المهمة نفسها.
• فشل في التعرف على متى تكون التعليمات مطلوبة قبل أن يكمل الفرد المهمة.
• عدم الاعتراف بأن الأفراد قد يكون لديهم أولويات متضاربة والمواعيد النهائية.
• عدم تقديم الشكر والتعليقات الإيجابية على وظيفة أحسنت.

تم التحديث بواسطة فن تافه