أبجديات رسالة شكر وتقدير

هناك خطوتان لشكر أحد المانحين. الأول يتعلق بإنشاء علاقة جيدة مع كل مانح، والخطوة الأخرى لها غرض قانوني جدا.

أولا، تحتاج إلى رسالة شكر حارة، ولكن يجب عليك أيضا تضمين المعلومات المطلوبة قانونيا بحيث يمكن للجهات المانحة توثيق أنها أعطت تبرعا للخصم الضريبي لمؤسستك الخيرية.

تطلب مصلحة الضرائب من المؤسسات الخيرية العامة (المعروفة أيضا باسم المنظمات 501 (c) (3) أن ترسل رسالة إقرار رسمية لأي تبرع بأكثر من 250 دولار أمريكي.

يجوز للمتبرع استخدام هذه الرسالة كدليل على تبرعه أو المطالبة بالخصم الضريبي. معظم الجمعيات الخيرية ترسل إقرارا لجميع التبرعات، حتى التبرعات الصغيرة.

كلا الهدفين، وشكر المانح وتلبية المتطلبات القانونية، يمكن أن يتحقق في نفس الوقت أو بشكل منفصل. معظم الجمعيات الخيرية تمكن من تحقيق كل من المتطلبات ضمن حرف واحد.

- <->

عندما يتعين عليك الإقرار بالتبرع لأغراض ضريبية

وتقول مصلحة الضرائب الأمريكية إنه يجب أن يتم الإقرار "كتابة، وقت تقديم العطاءات أو عند استلام الدفع، وبطريقة سوف يوجه انتباه المانح. ") انظر إرس بوبليكاتيون 1771 (

يجب أن يتم االعتراف بالتبرع في موعد أقصاه 31 يناير ^ست من السنة التي تلي الهدية. غير أن أفضل الممارسات تقترح أن ترسل الجمعيات الخيرية إقرارا في أقرب وقت ممكن بعد تلقي الهدية.

كما ترسل معظم الجمعيات الخيرية ملخصا لمساهمات المانحين عن العام السابق بنهاية يناير.

في سن الطعون والتبرعات لجمع التبرعات متعددة القنوات، وإرسال ملخص نهاية العام عن طريق البريد (بغض النظر عما إذا كان التبرع الأصلي / ق جاء من قبل الفحص البدني أو عبر الإنترنت)، ويؤكد أن مؤسستك قد أخطرت بما فيه الكفاية الجهات المانحة.

هل يمكنك إرسال الملخص النهائي لمساهمات الجهات المانحة عن السنة السابقة عن طريق البريد الإلكتروني؟

نعم. ولا توجد وصفة قانونية للشكل الذي يجب أن تتخذه أي رسالة إقرار. على سبيل المثال، يمكن أن تكون بطاقة بريدية أو بريد إلكتروني أو رسالة فعلية.

ومع ذلك، في رأيي، من الأفضل جعل ملخص نهاية العام رسالة فعلية بالبريد. قد لا يتم ملاحظة رسالة بريد إلكتروني في علبة بريد مزدحمة أو حتى ينتهي به المطاف في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها للمتبرع.

ما يجب تضمينه في الإقرار

• اسم مؤسستك
• بيان يقول إنك مؤسسة معفاة من الضرائب 501c3
• تاريخ استلام التبرع
• مبلغ المساهمة النقدية (< النقد يعني الشيكات، وبطاقات الائتمان، وخصم الرواتب)
• وصف (ولكن ليس قيمة) من مساهمة غير نقدية. وتقدر الجهة المانحة قيمة المساهمات غير النقدية عند إبلاغها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية على إقراراته الضريبية.
• بيان بعدم تقديم المنظمة أية سلع أو خدمات، إذا كان ذلك مناسبا
• وصف وتقدير حسن النية لقيمة السلع أو الخدمات، إن وجدت، التي قدمتها المنظمة مقابل المساهمة.على سبيل المثال يمكن أن يكون عشاء حيث يدفع بعض المال لتناول وجبة في حين أن بقية هو التبرع.
• بيان بأن البضائع أو الخدمات، إن وجدت، التي قدمتها المنظمة مقابل المساهمة كانت كاملة من المنافع غير الملموسة إن وجدت. على سبيل المثال قد يكون هدية صغيرة بقيمة أقل من 75 دولارا، مثل القدح أو حقيبة حمل مع شعار المنظمة.

ماذا سيحدث إذا لم تقدم مؤسستي إقرارا سليما؟

رفضت مصلحة الضرائب الأمريكية تخفيضات ضريبية على المانحين الذين لا يستطيعون تقديم اعتراف سليم لهباتهم إلى مؤسسة خيرية.

و "وقائع الأعمال الخيرية" ذكرت في هذا المقال، إرس كراكدون يضع التركيز على سجلات الهدايا. وفي إحدى الحالات، كان الحكم يتوقف على الاعتراف بأن الوقت ليس كافيا ويفتقر إلى اللغة المطلوبة.

نصيحة: قم بتطوير لغة الإقرار الخاصة بك وتم تقييمها من قبل محام متخصص في المسائل غير الربحية. ثم استخدم نفس اللغة باستمرار.

بعض الأمثلة:

لا يوجد سبب يمنع مؤسستك من تقديم الشكر الحار الذي يشجع المتبرعين على إعطائك مرة أخرى و الوفاء بالتزامك بتقديم اعتراف مقبول من مصلحة الضرائب للتبرع .

على الرغم من أن لغة الإقرار يجب أن تكون مناسبة لكل جمعية خيرية، فإليك مثالان على البيانات التي تلبي جميع المتطلبات.

جاء أولها في نهاية رسالة مكتوبة أرسلت بالبريد. والثاني هو جزء من البريد الإلكتروني شكرا لك.

1. "كقاعدة خيرية 501c3، تتطلب منا قوانين الضرائب أن نعلمك أن هذه الرسالة هي الإقرار الرسمي بهديتك، كما أننا مطالبون بأن نؤكد أنك لم تتلق أي بضائع أو خدمات في إطار هذه المساهمة؛ شكرا لك! "

2." شركاء في الصحة، 501 (ج) (3) منظمة غير ربحية، لم تقدم أي سلع أو خدمات، كليا أو إذا كنت ترغب في المطالبة بالخصم الضريبي لهذه الهدية في الولايات المتحدة، يرجى الاحتفاظ برسالة الإقرار هذه لملفاتك الشركاء في رقم إين الصحي هو هسسك. "

كلاهما من هذه الأمثلة تعمل على التبرعات النقدية. ولكن ماذا لو كان التبرع ليس نقدا، ولكن الممتلكات أو السلع المادية من نوع ما؟ في هذه الحالة استخدم لغة مماثلة لهذا المثال:

"شكرا لك على مساهمتك في ثلاجة مستعملة واحدة وموقد واحد يستخدم [اسم المؤسسة غير الربحية]، 501 (c) (3) ليس منظمة ربحية، تاريخ]. ولم تقدم أي سلع أو خدمات مقابل مساهمتك. "

الموارد:

إرس النشر 1771

قاعدة المعارف غرانتسباس

المجلس الوطني للمنظمات غير الربحية