ما هو في ملف الرواتب للموظفين؟

ملف كشوف المرتبات للموظفين هو المستودع لكل ما يتعلق براتب الموظف. السبب الرئيسي لإنشاء ملف كشوف المرتبات هو الحد من الوصول إلى بقية المعلومات السرية الموجودة في ملف الموظفين.

ملف كشوف المرتبات يمكن الموظفين المحاسبة لدفع الموظف دون الوصول إلى المعلومات السرية الموظف. ويمكن لموظفي المحاسبة الاحتفاظ بسجلات الرواتب حيث يكون من المنطقي دفع الموظف.

في الحالات التي يتم فيها الاستعانة بمصادر خارجية للمرتبات والمحاسبة، فإن هذه الممارسة أكثر موصى بها لسجلات الرواتب الخاصة بالموظف.

يحد ملف الرواتب من إمكانية الوصول إلى معلومات الموظفين السرية. ملف الرواتب الموظف تمكن الموظفين المحاسبة والمالية للحصول على المعلومات التي يحتاجونها لدفع الموظف في موقع مفيد. يجب أن يكون الموقع آمنا وغير قابل للوصول إلى أي موظف آخر.

تحتاج إلى إقناع موظفي المحاسبة حقيقة أن المعلومات في ملفات الرواتب هي سرية ويجب ألا تكون مشتركة دون إذن و سيغنوف من موظفي الموارد البشرية. كما لا ينبغي لموظفي المحاسبة أن يتقاسموا أي معلومات عن رفع الموظف، والترقيات، والمكافآت، وأي معلومات أخرى سرية عن الموظفين.

لا تحتاج الموارد البشرية لمراقبة إمكانية الوصول إلى ملفات الرواتب للموظفين. كما هو موصى به لملفات الموظفين ذات الصلة مثل الموظفين والملفات الطبية، يجب عليك الحد من الوصول إلى ملف الرواتب.

فقط الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات للقيام بعملهم يجب أن نرى محتويات.

محتويات ملف الرواتب للموظفين

هذه قائمة مقترحة، ولكنها ليست شاملة تماما، فيما يتعلق بملف الرواتب للموظفين.

• خطاب العرض الموقعة من قبل مدير التوظيف والموارد البشرية والموظف
• إذن الدفع الموقعة من قبل الموارد البشرية ومدير التوظيف عندما يكون عقد الموظف
• نموذج W-4
• الأوراق والتراخيص المتعلقة بأي موظف
• استمارة الإيداع المباشر
• استمارات حساب الوقت المستحق
• جداول زمنية أسبوعية كل ساعة
• سجلات الوقت المستغرق، حيث تستخدم
• سجلات الحضور
• استمارات طلب سداد وتسديد دفعات
• استمارات طلب الدفع المسبق
• وثائق قرض الشركة وجدول الدفع
• أوامر وسجلات التزود
• الترخيص <
• الأوراق المتعلقة بكل موظف رفع
• الأوراق المتعلقة بأي مكافأة، تقاسم الأرباح، أو جائزة الاعتراف
• W-2 أشكال
• إذن لأي إجراءات الرواتب الأخرى التي تسمح شركتك

وثائق إضافية تتعلق بملفات الموظفين متوفرة.

• ملف الموظفين نظرة عامة
• سياسة الوصول إلى ملف الموظفين

تعرف أيضا باسم ملفات الموظفين وسجلات الموظفين وملفات الموارد البشرية والتوثيق

سوزان هيثفيلد تبذل قصارى جهدها لتقديم دقة، إدارة الموارد البشرية، صاحب العمل، والمشورة في مكان العمل على هذا الموقع، لكنها ليست محاميا. المحتوى على الموقع لا ينبغي أن يفسر على أنه المشورة القانونية.

يحتوي الموقع على قوانين وقوانين عامة للجمهور والعمالة تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر، وبالتالي فإن المواد لا يمكن أن تكون نهائية على كل منهم لمكان عملك. عندما تكون في شك، دائما طلب المشورة القانونية. يتم توفير المعلومات على الموقع للإرشاد فقط.