التحضير لتدقيق تعويض العمال

هل شركتك على وشك الخضوع لمراجعة تعويضات العمال؟ قد يبدو التحضير للتدقيق شائعا، خاصة إذا خططت شركة التأمين لإجراء التدقيق المادي في أماكن عملك. ستوضح هذه المقالة بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها والتي ستساعد على تسهيل العملية وأسرعها.

جدولة التدقيق

من المحتمل أن تبدأ شركة تأمين تعويضات العمال عملية التدقيق فور انتهاء صلاحية سياسة تعويض العمال.

قد تتلقى رسالة من المؤمن الخاص بك أو مكالمة هاتفية من الشخص المكلف بإجراء التدقيق الخاص بك. يجب على المدقق المعين أن يقوم بجدولة التدقيق في وقت يناسبك. يجب أن يكون التاريخ بعيدا بما يكفي في المستقبل سيكون لديك الوقت الكافي لجمع المعلومات التي يحتاجها المدقق. اطلب من المدقق أن يقدم لك ملخصا للبيانات التي سيطلبها لإجراء التدقيق.

لاحظ أن مدققك المعين قد يكون أو لا يكون موظفا لدى شركة التأمين. بعض شركات التأمين تحتفظ بقسم تدقيق داخلي يعمل مع موظفيها. ويقوم آخرون باستعانة بمراجعة الحسابات إلى شركة مراجعة مستقلة. يجب أن تكون العملية هي نفسها ما إذا كان التدقيق يتم من قبل موظف في شركة التأمين أو المقاول.

السجلات سوف تحتاج

سوف يحتاج المدقق إلى معلومات مالية مختلفة للفترة الزمنية التي تغطيها السياسة التي تخضع للتدقيق. في ما يلي نوع المعلومات التي قد يطلب منك تقديمها:

دفتر الأستاذ المحاسبي
الاستمارات الضريبية، لا سيما الاستمارات 941 و 944، العائد الضريبي الاتحادي لأصحاب العمل (ربع سنوي وسنوي على التوالي)
سجلات المدفوعات النقدية
مقاولين. سيحتاج المدقق إلى التحقق من أن هؤلاء العمال ليسوا موظفينك.
الدفعات مقابل الخدمات المقدمة من قبل المقاولين من الباطن
شهادة التأمين لكل متعاقد من الباطن التي استأجرت
W-2 و 1099 أشكال
وصف الوظيفة لكل عامل. تأكد من أنه يصف بدقة واجبات العامل.
وصف العمليات التجارية
سجلات كشوف المرتبات لفترة السياسة. ويتعين على المدقق التحقق من جميع مصادر الأجور المقدمة لكل عامل (الراتب والعلاوات وما إلى ذلك).
قيود الرواتب المطبقة على الموظفين التنفيذيين والشركاء والمالك الوحيدين الخ. التي تغطيها السياسة
ورقة عمل تقييم التجربة

بعد جمع البيانات اللازمة، ستحتاج إلى تنظيمها. وضع جميع سجلات الرواتب الخاصة بك (مثل W-2 أشكال، ودفع الأجور، والساعات العمل الإضافي) معا بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة. وبالمثل، ضع جميع المعلومات المتعلقة بالمقاولين من الباطن، بما في ذلك مبالغ الدفع وشهادات التأمين، في مكان واحد. وسوف تبذل جهودك تسديد، مما يجعل التدقيق أسهل وأسرع.

ما هو مدرج في كشوف المرتبات؟

يتم احتساب قسط تعويضات العمال عن طريق ضرب معدل الرواتب، ثم قسمة النتيجة بمقدار 100. وتشير اللجنة الوطنية لمعاشات التقاعد (نتشي) ومعظم موظفي تعويضات الدولة إلى الرواتب ك مكافأة . وغالبا ما تستخدم هذه المصطلحات بالتبادل. كلاهما يعني القيمة النقدية للخدمات التي يقدمها الموظفون لمؤسستك.

التكاليف المتضمنة في المكافآت تختلف إلى حد ما من ولاية إلى أخرى. ومع ذلك، فإنها تشمل عموما ما يلي:

إجمالي الأجور والأجور، بما في ذلك الرواتب بأثر رجعي والأجور
العمولات. ويشمل ذلك مجموع العمولات التي يتلقاها العامل وأي سحب مقابل العمولات.
المكافآت، بما في ذلك خطط المكافآت الأسهم
عطلة، عطلة والمرضى الأجر
الأجر الإضافي. وفي جميع الحالات باستثناء عدد قليل منها، تشمل المكافآت ساعات العمل الإضافية المحسوبة على أساس المعدل الزمني المستقيم. على سبيل المثال، لنفترض أن معدل الساعة العادي للعامل هو 20 دولارا في الساعة. إذا دفع العامل 600 دولار لمدة 20 ساعة من العمل الإضافي، فإنك ستدفع فقط 400 دولار من أجر العمل الإضافي.
المدفوعات التي دفعتها لك والتي كان من الممكن أن يتم حجبها من دفعات الموظفين كما هو مطلوب بموجب قانون الضمان الاجتماعي أو برنامج ميديكار أو خطة التقاعد
الدفع للعمال على أساس غير الوقت الذي تم فيه العمل. ومن الأمثلة على ذلك الأعمال الجزئية أو تقاسم الأرباح أو خطط الحوافز.
دفع أو بدل للأدوات اليدوية أو الأدوات اليدوية المحمولة التي يستخدمها العمال لأداء وظائفهم
قيمة الإيجار للشقة أو المنزل المقدم للموظف. أيضا، قيمة السكن والوجبات الأخرى التي يتلقاها العامل كجزء من راتبه
المدفوعات التي يتم خصمها من الراتب الإجمالي للعاملين للتقاعد أو الكافتيريا أو خطط التوفير
الرواتب لموظفي العاملين من الباطن غير المؤمن عليهم (انظر التعليقات أدناه)

ما هو مستبعد من كشوف المرتبات؟

هناك عدد من التكاليف التي يتم استبعادها عادة عندما يتم احتساب الرواتب لغرض تصنيف تأمين تعويضات العمال. في حين أن هذه تختلف من دولة إلى أخرى، فإنها غالبا ما تشمل ما يلي:

نصائح وإكراميات أخرى وردت من قبل الموظفين
مكافأة نهاية الخدمة (بخلاف وقت العمل)
خصومات على السلع المشتراة من صاحب العمل
الدفع مقابل الخدمة العسكرية الفعلية
بدلات موحدة

التصنيفات

تتمثل إحدى المهام الأساسية لمراجع الحسابات في ضمان تصنيف الأعمال المؤمن عليها بشكل صحيح. تم تصميم أنظمة تصنيف تعويض العمال لتصنيف الشركات ، وليس الموظفين الأفراد. سيقوم المدقق بمراجعة عمليات الشركة لتحديد ما إذا كان التصنيف الأساسي المدرج في سياستك صحيحا أم لا.

التصنيف الأساسي هو التصنيف الذي يصف أفضل عملك بشكل عام. هذا هو في كثير من الأحيان نفس التصنيف الحاكم (تصنيف تعيين معظم الرواتب). على سبيل المثال، لنفترض أنك تقوم بتشغيل متجر للآلات. ويعمل بعض موظفيك مع المخارط في حين أن آخرين يعملون مكابس الحفر أو آلات ختم. قد تختلف الأنشطة المحددة التي يقوم بها موظفوك من عامل إلى عامل.ومع ذلك، فإنها تناسب كل ما تبذلونه من التصنيف الأساسي، متجر آلة.

قد يقوم بعض الموظفين بمهام تتطلب تصنيفات منفصلة. على سبيل المثال، يستخدم متجر الماكينة عاملا كتابيا يؤدي وظيفته في مكتب مغلق بعيدا عن العمال الآخرين. هذا الموظف من المرجح أن يتم تعيين تصنيف موظف مكتبية بدلا من متجر آلة.

أنظمة تصنيف تعويضات العمال معقدة للغاية. قد يقوم مدقق الحسابات بإعادة تصنيف نشاطك التجاري بطريقة لا تفهمها أو لا تكون منطقية بالنسبة لك. وفي هذه الحالة، اطلب من المدقق تقديم تفسير. إذا كنت لا تزال مشوشة حول التغييرات، اطلب من وكيلك أو وسيط للحصول على المساعدة.

اجتماع مع مدقق الحسابات

لإجراء التدقيق، سيتعين على المدقق أن يلتقي بك أو ممثل موثوق به لشركتك. إذا كنت تفوض هذه المهمة لشخص آخر، فتأكد من أنه <: يعرف نشاطك التجاري جيدا

يفهم جميع مراحل عمليات شركتك
يعرف ما هي المهام التي يقوم بها كل موظف
بما في ذلك بيانات الرواتب، بحيث يتمكن من الإجابة على أسئلة المدقق
عند مقابلة مدقق الحسابات، يجب أن تكون أنت أو من ينوب عنك متعاونين و والإجابة على أسئلة المدقق وكذلك يمكنك. لا تقدم معلومات لم يتم طلبها.
كما هو الحال مع العديد من الشركات، قد تستعين شركتك بشركة مسك الدفاتر خارج الموقع للتعامل مع وظائف المحاسبة والرواتب. ھل یجب أن یلتقي مدقق الحسابات الخاص بك مع التدقیق بالنیابة عنك؟ الجواب هو لا. يمكن لمدقق الحسابات الخاص بك تزويد المدقق بالسجلات المالية التي يحتاجها للقيام بالتدقيق. ومع ذلك، فإن المدقق سوف تحتاج إلى زيارة المباني الخاصة بك لإجراء التدقيق المادي.

المقاولون من الباطن

لدى العديد من الولايات قوانين تفرض المسؤولية على المقاولين الذين يستأجرون مقاولين من الباطن غير مؤمن عليهم. وسوف تسري هذه القوانين عليك إذا كان نشاطك التجاري يعمل كمقاول، ويتعاقد من الباطن مع الآخرين.

على سبيل المثال، لنفترض أن شركتك، أبك كونستروكشيون، تستأجر مقاول من الباطن يسمى P & J السباكة للقيام بأعمال الأنابيب في مبنى كنت تجديد. ويصيب موظف في الشرطة والجيش أثناء العمل ويحاول تقديم مطالبة بتعويض العمال. ومع ذلك، P & J لم يشترى تغطية تعويضات العمال. في معظم الدول، يمكن للعامل المصاب الحصول على مزايا بموجب سياسة تعويض العمال.

يتعين على شركات التأمين بموجب القانون توفير مزايا لموظفي المقاولين من الباطن غير المؤمن عليهم. وبالتالي، سوف مراجع الحسابات الخاص بك مراجعة الوثائق الضريبية الخاصة بك والبحث عن 1099 النماذج الصادرة للمقاولين من الباطن. سيتحقق من معرفة ما إذا كنت قد حصلت على شهادة تأمين من كل متعاقد من الباطن عينته. إذا لم يقدم أي مقاول من الباطن الذي عينته دليلا على تأمين تعويضات العمال، فسيقوم المدقق بتحصيلك علاوة إضافية على تغطية التأمين الخاصة بالمتعاقد.

يعتمد المعدل المحمل للمقاول من الباطن غير المؤمن عليه على نوع العمل الذي يقوم به المقاول من الباطن.على سبيل المثال، إذا قام المقاول من الباطن بعمل تسقيف، فسيتم استخدام معدل تصنيف التسقيف المطبق. وسیطبق المعدل علی کل أو جزء من تکلفة العمل من الباطن. إذا كانت الأموال التي دفعتها للمقاول من الباطن للعمل فقط، ثم سيتم استخدام التكلفة بأكملها (مقسوما على 100) كأساس للقسط.

المقاول مقابل المقاول من الباطن

إذا لم يكن عملك متعاقدا، هل أنت مسؤول عن الإصابات التي يتعرض لها موظفو المقاولون المستقلون الذين تستأجرهم؟ الجواب عموما لا. يقوم المقاول بتشغيل نشاط مستقل عنك. وبالتالي، فإن المقاول هو المسؤول عن توفير تعويضات تعويض العمال لموظفيها المصابين.

على سبيل المثال، لنفترض أنك تمتلك متجرا بالتجزئة. كنت استئجار الأرضيات رائع، مقاول الأرضيات، لتمزيق أرضية مشمع القديم في متجرك واستبدالها مع واحدة جديدة. كنت الخطوط العريضة النتيجة التي تريدها (طابق جديد) ورائع يفعل هذه المهمة. ويشرف مشرف رائع على عمال الأرضيات. ويحدد المشرف مواعيد العمل ويحدد كيفية أداء الموظفين لعملهم. إذا أصيب موظف رائع أثناء تثبيت الطابق الجديد الخاص بك، فابولوس (وليس شركتك) يجب أن تكون مسؤولة للعامل.

هناك بعض الحالات التي يمكن فيها اعتبار الشركة مسؤولة عن إصابات موظفي مقاول مستقل. وبالتالي، يجب عليك الإصرار على أن كل المقاول المستقل الذي تقوم بتوظيفه يقدم دليلا على أنهم قد اشتروا تأمين تعويضات العمال.