إرشادات كتابة الرسائل والبريد الإلكتروني الاحترافية

ما هي أفضل طريقة لكتابة رسالة؟ هل الرسائل الورقية لا تزال تعمل أو هو البريد الإلكتروني خيار أفضل؟ ليس هناك طريقة واحدة أفضل للتواصل. في بعض الحالات يكون من المنطقي التواصل عبر البريد الإلكتروني، وفي أوقات أخرى قد تحتاج إلى إرسال الحروف المكتوبة والمطبوعة والموقعة تقليديا.

التي تختارها تعتمد على من تتواصل معه، والغرض من مراسلاتك. البريد الإلكتروني أسرع وأسهل، ولكن بعض رسائل البريد الإلكتروني لم يتم فتحها، وبناء على من تكتبه ولماذا تكتب، قد يطلب منك إرسال بريد إلكتروني مطبوع أو توقيعه أو تحميله عبر الإنترنت.

- <>

إرشادات الكتابة والكتابة بالبريد الإلكتروني

بغض النظر عن كيفية التواصل، تتضمن الرسائل المكتوبة جيدا عدة أقسام، وما تضمنه في كل قسم وكيفية تنسيق المستند، يعتمد على ما إذا كنت وإرسال رسالة مكتوبة أو رسالة بريد إلكتروني.

فيما يلي إرشادات لكتابة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك كيفية كتابة الرسائل وتصحيحها وتصحيحها، مع أمثلة على أنواع مختلفة من الرسائل التجارية.

ما يجب تضمينه في رسالة أو بريد إلكتروني

يتضمن هذا الدليل إلى كتابة الرسائل ما ينبغي إدراجه في كل جزء من الرسالة وكيفية التعامل مع الرسائل المكتوبة والبريد الإلكتروني، التخطيطات، والأمثلة والنماذج.

أجزاء من الرسالة

• معلومات الاتصال
• المخاطبة
• بريد إلكتروني
• إغلاق
• التوقيع

معلومات الاتصال
كيفية تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ستكون مختلفة بناء على كيفية إرسال رسالتكم. عند إرسال رسالة بريد إلكتروني، ستظهر معلومات الاتصال في نهاية الرسالة بدلا من الجزء العلوي من الصفحة.

إليك ما يجب تضمينه والعينات لكل من الرسائل المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني.

أمثلة المخاطبة
التحية هي قسم التحية من رسالتكم. وإليك قائمة من الأمثلة التحية إلكتروني أن تعمل بشكل جيد للمراسلات المهنية.

بريد إلكتروني

سيتضمن نص رسالتكم عدة فقرات.

يجب أن تتضمن الفقرة الأولى مقدمة وشرحا موجزا لسبب الكتابة. وينبغي أن توضح الفقرة الثانية (وأي فقرات تالية) أسبابك في الكتابة. يجب أن تطلب الفقرة الأخيرة إما اتخاذ إجراء من القارئ، أو إذا كنت تطلب شيئا ما، أو أن توضح كيفية متابعتك.

تأكد من أن الغرض من رسالتكم واضح. سيحتاج القارئ إلى معرفة ما تطلبه وكيف يمكن أن يساعدك. أو، إذا كنت تقدم خدمات أو مساعدة ما يمكنك تقديمه للقارئ.

الإغلاق
يتم إغلاق الرسالة بمصطلح مثل "أفضل التحيات" أو "مع خالص التقدير" الذي يتبعه فاصلة، ثم توقيعك إذا كنت ترسل رسالة مكتوبة.إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني، فما عليك سوى كتابة اسمك بعد الإغلاق. في ما يلي قائمة بأسماء إقفال الرسائل المناسبة للمراسلات المتعلقة بالعمل والتوظيف.

التوقيع

اللمسات الأخيرة على رسالتكم هي توقيعك، الذي يتضمن في رسالة بريد إلكتروني معلومات الاتصال الخاصة بك.

• كيفية إنشاء رسالة
• كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني

كيفية كتابة رسالة
من المهم أن تتعامل مع الشخص الذي تكتبه رسميا، إلا إذا كنت تعرفه جيدا. إليك كيفية معالجة خطاب يتضمن معلومات عامة يمكنك استخدامها إذا لم يكن لديك شخص اتصال في الشركة.

تنسيق مراسلاتك

الآن بعد أن لديك كل ما تحتاجه من معلومات لتضمينها، قم بمراجعة التنسيق القياسي لاستخدامه في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني:

• تنسيق الرسالة
• تنسيق رسالة البريد الإلكتروني

الخطوة التالية هي تلميع رسالتك، لذلك هناك مساحة كبيرة بين الفقرات وأعلى وأسفل الصفحة. سوف تحتاج أيضا إلى تحديد نمط للقراءة، والمهنية وحجم الخط. ما تقوله سيعتمد على سبب الكتابة، لذلك تأكد من تخصيص رسالتك لتناسب وضعك الشخصي والمهني.

فيما يلي إرشادات خطوة بخطوة لكتابة مجموعة متنوعة من أنواع مختلفة من الأحرف، بما في ذلك هوامش الصفحة والخطوط والمباعدة بين الفصول وتفاصيل ما يجب تضمينه بالإضافة إلى أمثلة لكل منها.

• كيفية كتابة رسالة عمل
• كيفية كتابة رسالة طلب
• كيفية كتابة رسالة طلب
• كيفية كتابة رسالة
• كيفية كتابة رسالة استقالة
• كيف (999)> أمثلة وقوالب
• استخدام قالب هو وسيلة رائعة لبدء الرسالة الخاصة بك أو رسالة البريد الإلكتروني لأنك بدأت مع الشكل الأساسي في المكان. ببساطة ملء المعلومات الخاصة بك في القسم المناسب من الرسالة.
• إن النظر إلى الأمثلة مفيد أيضا، لأنك ستحصل على أفكار لما يمكن قوله في المراسلات الخاصة بك.

نماذج رسائل

رسائل تتضمن رسائل تجارية، خطابات تغطية، مقابلات شكرا لك رسائل، رسائل متابعة، قبول الوظيفة ورسائل الرفض، رسائل الاستقالة، رسائل التقدير، خطابات الأعمال، والمزيد من عينات الرسالة والقوالب.

البريد الإلكتروني رسالة أمثلة

التوظيف والبحث عن وظيفة وأمثلة رسالة البريد الإلكتروني الأعمال، بالإضافة إلى قوالب البريد الإلكتروني، أمثلة رسالة مهيأة، وخط الموضوع، تحيات وأمثلة التوقيع.
التدقيق الإملائي والتدقيق الإملائي

وأخيرا، قبل طباعة أو تحميل الرسالة أو إرسال رسالة البريد الإلكتروني، التدقيق الإملائي، التدقيق النحوي، وتصحيحها. نصيحة للتأكد من عدم وجود أي أخطاء هو قراءتها بصوت عال. قد تلاحظ أخطاء لم يمسك استعراضه من خلال النظر إليه.
مقالات ذات صلة:

رسالة تحية وتحية