ما الذي يتطلبه النجاح في إدارة الأحداث؟

إدارة الأحداث هي عملية استخدام إدارة الأعمال والمهارات التنظيمية لتصور وتخطيط وتنفيذ الأحداث الاجتماعية والتجارية. الناس الذين يتخصصون في إدارة الحدث العمل مع الميزانيات، والجداول الزمنية، والبائعين لخلق أفضل الأحداث الممكنة لعملائها.

كثير من الناس يفكرون في إدارة الحدث كمجال يعالج أساسا الحفلات وحفلات الزفاف. ومع ذلك، هناك العديد من المناسبات الأخرى التي تتطلب أو يمكن أن تستفيد من إدارة الحدث، بما في ذلك الاتفاقيات واجتماعات الأعمال، والأحداث الرياضية، والمهرجانات، والأحزاب الكبيرة، ولم الشمل.

تستخدم العديد من الشركات شركات إدارة الأحداث لتنسيق أهم اجتماعاتها وغيرها من المناسبات. سوق العمل لمديري الحدث آخذ في الازدياد، مع بعض التقديرات أن الحاجة لمديري الحدث سوف تزيد بمقدار الثلث في العقد المقبل.

ماذا يفعل مدير الأحداث؟

يمر مخططو الحدث بالعديد من عناوين الوظائف المختلفة، ولكن الوظيفة الأساسية لعملهم تقع ضمن نطاق إدارة الأحداث. عند العمل في إدارة الأحداث، سوف تشارك في تخطيط وتنفيذ وتقييم الشركات، الجمعيات، غير ربحية، والحكومة، والأحداث الاجتماعية.

تتطلب إدارة الأحداث مهارات تنظيمية وموازنة وإبداعية قوية. أولئك الذين يعملون في إدارة الحدث يجب أن تكون مريحة مع التفاعل مع جميع مستويات الأفراد داخل وخارج منظمتهم.

سيبدأ مدير الحدث التخطيط لحضور حدث من خلال الاجتماع مع العميل والحصول على معلومات حول رؤية العميل لهذا الحدث.

سيقوم هو والعميل بتطوير ميزانية الحدث لهذا الحدث. وبمجرد وضع الميزانية، سيقوم مدير الحدث بوضع اللمسات الأخيرة على مفهوم الحدث، والعمل على مواءمة الموقع والموردين، والحصول على أي أذونات وتصاريح والتأمين اللازمة.

إذا كان المتحدثون مطلوبا للحدث، سيقوم فريق إدارة الأحداث بالتنسيق مع العميل لإشراكهم.

إذا كان هناك حاجة إلى إضافات أخرى، مثل مواقف السيارات والنقل، سيقوم الفريق أيضا بترتيب تلك.

في يوم الحدث، سيكون فريق إدارة الحدث في الموقع لتشغيل الحدث والتعامل مع أي مشاكل تنشأ. بعد الحدث، سيقوم الفريق بتصفية أي تفاصيل متبقية والحصول على التغذية المرتدة من العميل.

فرص العمل في إدارة الأحداث

ووفقا لوزارة الخارجية الأمريكية من مكتب العمل للإحصاءات العمل، وفرص العمل ل "عقد اجتماع أو مؤتمر والحدث مخططي" تنمو أسرع من المتوسط ​​". كما يزيد من العولمة والشركات الاستمرار في الاعتراف بقيمة من الاجتماعات المخططة مهنيا، ومن المتوقع أن ينمو الطلب على الاجتماعات والمناسبات "، وتقول الإدارة.

معظم الناس الذين يدخلون إدارة الحدث سوف تحتاج إلى درجة البكالوريوس.الخبرة في مجال الضيافة أو إدارة السياحة أيضا مفيدة. مديري الحدث الناجح صحيح "الناس الأشخاص"، ولها مهارات تنظيمية ممتازة، ومهارات التعامل مع الآخرين، ومهارات تعدد المهام.

غالبا ما تعمل فرق إدارة الأحداث بشكل وثيق مع فرق العلاقات العامة ومع أخصائيي الضيافة في مواقع الحدث. وكثيرا ما يسافر بعض المهنيين في إدارة الأحداث، في حين يركز آخرون على إدارة الأحداث في منطقة جغرافية واحدة.

مسؤوليات مختلفة

المسؤوليات الرئيسية للمخطط تتضمن تتبع الوقت خلال الأحداث الخاصة بك، وضمان الإعداد السليم كما هو محدد من قبل العميل، وإدارة موظفي الانتظار، والاتصال المطاعم، وغيرها من المهام المتعلقة بالمكان التي هي محورية ل نجاح الحدث. مديري الأحداث، من ناحية أخرى، هناك معك في كل خطوة على الطريق. من اللحظة التي نجتمع فيها لحظة انتهاء الحدث. مدراء تنظيم جميع تفاصيل الحدث، وإدارة البائعين، وإنشاء وإدارة الميزانيات والجداول الزمنية، والمساعدة في مفاوضات العقد، وإدارة عملية اختيار المكان.

الكثير من المخططين والمديرين الحدث يعيشون لهذه الصناعة لأنهم متحمسون، ورغبتك في مساعدة أو لتأمين عمل العميل أبدا تكون أكبر من فهم القيود الخاصة بك. لذلك عندما تواجه هذا السؤال، ماذا تجلب إلى الطاولة، فمن الأفضل أن تأتي من مكان الصدق.

لن تقوم فقط بعمل الشيء الصحيح، ولكن عليك أيضا أن تكون قادرة على تعيين توقعات العملاء وكذلك حمايتهم من خيبات الأمل.