إجراءات الوسيط العقاري والوكيل العقاري

إذا كنت مثلي، فأنت تستخدم بريدك الوارد كقائمة مهام، وتحاول إبقائه نظيفا. أو، قد تكون على الطرف الآخر مع صندوق البريد المنتفخ في كل وقت. تحتاج إلى أن تكون على بينة من أهمية البريد الإلكتروني في عالم الأعمال اليوم، وكيف يمكن أن يطلب منك لإنتاج رسائل البريد الإلكتروني من سنوات في الماضي.

الحكومة لديها قواعد البريد الإلكتروني. :

في إجراءات المحكمة الفيدرالية، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني، ومن المحتمل أن تكون مطلوبة ليتم تسليمها في الاكتشاف قبل المحاكمة.

نظرا لأن عددا كبيرا من أنشطة الوساطة العقارية تخضع في بعض الأحيان لقواعد اتحادية، مثل وكالة حماية البيئة والإسكان العادل، لا يمكنك تجاهل حقيقة أنه قد ينتهي بك الأمر في دعوى قضائية اتحادية ويطلب منها إنتاج سجلات البريد الإلكتروني.

لا يكون "الظاهري التقطيع!":

سيكون الوضع غير مريح للغاية لمواجهة قاض اتحادي يشتبه في أنك أو وكيلك قد يحذف عمدا رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمعاملة.

لا أعتقد أن عذر "بلدي النسخ الاحتياطي نظام الإفراط في كتابة الملفات" سوف تحصل على قبالة هوك. طبيعة معظم أنظمة النسخ الاحتياطي هو أخيرا محو أقدم البيانات بعد فترات محددة أو عدد معين من النسخ الاحتياطية.

أنت بحاجة إلى سياسة مكتوبة:

قم بحماية نفسك والوساطة من خلال وضع سياسة مكتوبة للاحتفاظ بالبريد الإلكتروني تحدد بوضوح إجراءات تقديم رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمعاملات. تأكد من تحديد أن هذا يشمل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة.

كما هو الحال مع دليل الإجراءات الخاصة بك وأي وثائق من هذا النوع، وجميع وكلاء جدد يوقعون أنهم قرأوا وفهموا، وسوف تلتزم هذه الإجراءات البريد الإلكتروني. توثيق الاجتماعات بشكل دوري حيث يمكنك تكرار هذه الإجراءات وإرشاد حول كيفية تلبية المتطلبات.

برينتد إس غود - ديجيتال إس بيتر:

يمكنك فقط تحديد أن كل بريد إلكتروني يتم طباعته ووضعه في ملف المعاملة. إذا تم ذلك دينيا، أسوأ حالة هو أن تضطر إلى نسخ بضع مئات من الصفحات لعرضها على المحكمة.

وهناك نهج أفضل هو أيضا أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في بعض شكل رقمي، سواء كان ذلك على القرص الصلب الخارجي، سد أو دفد. مع انخفاض تكلفة سد و دفد، ونقل الملفات ووضع القرص في ملف الصفقة هو إجراء ممتاز.

فائدة جانبية هي تلك المكالمة من العميل الذي يريد نسخة من بيان هود. فإنه من السهل أن مجرد البوب ​​القرص في والبريد الإلكتروني.

البريد الإلكتروني لعملاء الأرشفة:

على الرغم من أن أوتلوك هو الحل الإلكتروني المهيمن هناك، إلا أن لديك وكلاء يستخدمون يودورا وأنظمة مجانية عبر الإنترنت وغيرها. مع مستويات مختلفة من المعرفة وجميع هذه النظم، والحصول على رسائل البريد الإلكتروني إلى شكل قابل للاسترداد على المدى الطويل والموقع يتطلب بعض التخطيط.

تتمثل إحدى الطرق في إعادة توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات أو نسخها إلى عنوان بريد إلكتروني للمعاملة. مع سميثتوجونيس @ يوردوماين. كوم، يمكن للوكيل توجيه رسائل البريد الإلكتروني الصادرة و "نسخة إلى / نسخة مخفية الوجهة" إلى عنوان المعاملة هذا. الآن هم في مكان واحد حيث يمكن للوساطة اتخاذ إجراءات الأرشفة المناسبة.

تنسيق ملف رقمي للعقارات البريد الإلكتروني هام:

لا تظهر في المحكمة مع قرص مضغوط من رسائل البريد الإلكتروني في شكل لا يمكن قراءتها. مع تغيير البرامج وأنظمة التشغيل تتغير بشكل متكرر، أرشيف رسائل البريد الإلكتروني في شكل مقبول على نطاق واسع التي ينبغي أن يكون حولها في وقت لاحق.

حتى الآن، فإن الشكل الأكثر انتشارا هو أدوب أكروبات. بدف (لتقف على "تنسيق مستند محمول"). كانت إصدارات أدوب الجديدة قادرة دائما على قراءة ملفات الإصدار الأقدم، لذا يجب عدم ترك أرشيف غير مجدي في المستقبل.

أستخدم غميل للأنشطة التجارية وأقرت مع إيفرنوت وملف بدف لدي جميع رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات في مستند واحد بعد الإغلاق.

كيف نفعل كل شيء آخر الحق ولا تزال تخسر عملك:

كما وسطاء العقارات وأصحاب الشركات مع وكلاء، ونحن مسؤولون عن كيفية القيام بأنشطتهم.

حقا لا يهم إذا كنا فقط اختيار أفضل والأكثر دقة وكلاء إما. الجميع يخطئ. لا تدع خطأ تكلفك غرامات كبيرة، أو حتى عملك، لأن الوساطة الخاصة بك لا يمكن أن تنتج رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة الصفقة.

طرق وإجراءات التعامل مع أرشيف البريد الإلكتروني ليست باهظة الثمن، ولن تبذل جهدا كبيرا لتطوير وإدارة الإجراءات اللازمة للحصول على هذه المهمة الهامة تحت السيطرة.