هل يجب أن تذهب أعمالك الصغيرة بدون أوراق؟

المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة تسير دون أوراق. وقد أعطانا التكنولوجيا الجديدة والمتغيرة الأدوات التي نحتاجها لنقل خزانات الملفات تفيض إلى شكل رقمي منظم. ولكن هذا لا يعني الذهاب ورقية من السهل القيام به، أو أنه هو القرار الصحيح لكل الأعمال التجارية الصغيرة.

وفيما يلي نظرة على إيجابيات وسلبيات مكتب رقية لمساعدتك على اتخاذ قرار ما إذا كان الذهاب ورقية هو قرار ذكي للأعمال التجارية الصغيرة الخاصة بك.

الايجابيات من مكتب رقية

1. صديقة للبيئة - وفقا ل صحيفة دايلي جرين ، تمثل الورق 25٪ من نفايات مدافن القمامة، وإذا خفضت الولايات المتحدة استخدام الورق المكتبي بنسبة 10٪ فقط، فإنها ستمنع انبعاث 1.6 مليون طن من غازات الدفيئة. وهذا فقط للورق، لا تأخذ في الاعتبار إنتاج والتخلص من خراطيش الحبر والطاقة المستخدمة من قبل الطابعات. إن الذهاب إلى الورق هو قرار واعي بيئيا.

2. فعالة من حيث التكلفة - كما أن هناك فوائد من مكتب ورقية للبيئة، وهناك أيضا فوائد لميزانية الأعمال الصغيرة. فكر في المبلغ الذي تقضيه كل شهر على الورق والحبر والبريد وغيرها من اللوازم التي تدعم مكتبا ثقيلا. بعد ذلك، ضع في اعتبارك المساحة التي يستغرقها تخزين جميع الإمدادات المادية والوثائق الفعلية. يمكن أن يكون مكلفا جدا. مع مرور الوقت، يمكن أن يؤدي إلى الورق ورقية وفورات كبيرة لعملك الصغيرة.

3. سهولة الوصول - كونك رقية يعني أن جميع الوثائق الهامة الخاصة بك رقمية. يمكنك دعمها إلى السحابة أو الوصول إليها من خلال تطبيق سطح المكتب البعيد، مما يتيح لك القدرة على العمل من مكتب متنقل، أو في أي مكان لهذه المسألة، والبقاء الإنتاجية.

4. منظمة ملف - إذا كنت قد تضيع وقت مضى خلط من خلال خزانة الملفات غير منظم أو أكوام من الورق للعثور على ما كنت تبحث عنه، وانت تعرف كيف الوثائق الورقية مرهقة يمكن أن يكون لإدارة.

عند إنشاء مكتب ورقية، يمكنك إنشاء نظام الملفات الرقمية التي أسهل لتنظيم والبحث و قرص مع مرور الوقت. هذا يجعل ما كان مرة واحدة عملية مؤلمة من العثور على وثيقة سهلا كما إجراء البحث.

سلبيات مكتب بدون أوراق

1. فشل النظام - قد يكون الوصول الرقمي سريعا، ولكنه يعني أيضا فقدان سريع. ضع في اعتبارك ما سيحدث لجميع مستندات عملك التي يتم حفظها محليا على جهاز الكمبيوتر في حالة تعطل النظام. هل يمكن أن تفقد كل شيء. من المهم لكل شركة صغيرة، وخاصة تلك التي لا تحتوي على أوراق، أن يكون لديها نظام لنسخ البيانات احتياطيا وحمايتها خارج الموقع.

2. الأمن - لا يمكن حماية الملفات الرقمية من خلال قفل على خزانة الملفات أو باب المكتب، وبالتالي فإن أمن الوثائق والمعلومات الحساسة مصدر قلق كبير للمكاتب رقية.وتشمل الحلول التشفير والخوادم المحلية والوصول المقيد، وكلها لديها تكاليفها الخاصة والفوائد. بالإضافة إلى ذلك، من المهم النظر في طبيعة بعض الشركات وحساسية المواد التي يتم التعامل معها على أساس يومي (فكر في المحاسب الخاص بك) ببساطة لا يمكن أن يذهبوا للورق.

3. عمليات التجديد - جزء من الانتقال إلى مكتب رقية ينطوي على مراجعة جميع عمليات العمليات الحالية وإيجاد بدائل كافية.

على سبيل المثال، قد تحتاج إلى البدء في استخدام خدمة التوقيع الإلكتروني والفواتير عبر الإنترنت وخدمات الدفع، والتطبيقات الأخرى التي تحل محل الحاجة إلى المستندات المادية. وسيتعين أيضا تدريب جميع موظفيك على النظام الجديد حالما يكون في مكانه.

4. الوقت مكثف - الذهاب رقية ليست عملية بين عشية وضحاها. هناك الكثير من العوامل للنظر فيها. يستغرق الأمر بعض الوقت للنظر في جميع الآثار المترتبة على ترك العالم ورقة وراء، وطالما لتنفيذ جميع التغييرات في العمليات التي تدعم كونها رقية.

قرار الذهاب رقية هو واحد الذي يختلف من الأعمال التجارية إلى الأعمال التجارية، وأنه بالتأكيد ليس قرارا عالميا هو حق لكل شركة. إن أهم جزء من اتخاذ القرار بالذهاب دون استخدام الورق هو القيام ببحثك حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت الفوائد تفوق التحديات.

ثم، إنشاء عملية منهجية من شأنها أن لا تحمل لك فقط فوائد كونه رقية، ولكن أيضا تساعد على تحسين الإنتاجية في نفس الوقت.