دليل الأعمال الصغيرة للتحكم في المخزون

قبل أن تتمكن شركة صغيرة من تقديم وعد معقول بإمداد عملائها، يجب أن يكون لديها بعض التأكيد بأن لديها ما طلبه عملاؤها. ولكي تتمكن الشركات الصغيرة من التحكم في مخزوناتها بهذه الطريقة، فإنها تحتاج إلى إجراء عمليات لحساب جميع البنود الموجودة في مخزونها والتحقق منها وتدقيقها.

يجب أن يكون الهدف من أي نظام مراقبة المخزون أن يكون 100٪ دقة. وهذا يعني أنك لا تعرف فقط ما لديك في متناول اليد ولكن كم من ذلك هو متاح للسفينة.

كيف أعرف إذا كان لدي مشكلة في مراقبة المخزون؟

هناك عدة طرق يمكنك استخدامها للضغط على عمليات التحكم في المخزون. طريقة واحدة هي أن تخضع لمراجعة شحنات غاب مؤخرا لعملائك. هل كان أي من هذه الشحنات غاب بسبب عدم فهم ما لديك في متناول اليد ومتاحة للسفينة؟

على سبيل المثال، قد يكون لديك 100 من كل جزء من الجزء A وطلب العميل 100 لكل منهما. لكنها لم تكن في حاجة لكم لشحنه حتى الأسبوع المقبل، وبالتالي فإن 100 كل من الجزء ألف جلس في المستودع الخاص بك. في اليوم التالي، دعا عميل آخر وطلب 100 من كل جزء من أ. كنت بعيدا عن المكتب، مع الحرص على أربعين مليون الأشياء الأخرى التي يحتاجها صاحب الأعمال التجارية الصغيرة، لذلك استغرق موظف واحد الخاص بك المكالمة . أن موظف واحد آخر فحص ورأى 100 كل جزء من الجزء أجلس هناك وشحنها العميل الثاني. في الأسبوع التالي، كنت في حاجة لشحن 100 كل من الجزء ألف إلى العميل الأول، وأنه لم يكن هناك.

قد يكون لدى نشاطك التجاري الصغير مشكلة في مراقبة المخزون. من المهم أن تعرف ليس فقط ما لديك الأعمال الصغيرة في متناول اليد، ولكن ما لديك هذا متاح للسفينة. في الحالة المذكورة أعلاه، في حين رأى موظف واحد أن لديك 100 كل جزء من الجزء A للسفينة، لم تكن هناك عملية في مكان للسماح لها معرفة أن كل 100 تم تخصيصها لعميل آخر.

التدقيق من الأرض إلى الورقة

طريقة أخرى يمكنك استخدامها للضغط على اختبار مراقبة المخزون الخاص بك هو القيام التدقيق من الأرض إلى الورقة. وهذا يعني أن كنت الخروج إلى الطابق المستودع الخاص بك (أو غرفة الأوراق المالية، أو خزانة القاعة، أو المرآب - أينما الأعمال الصغيرة الخاصة بك يحتفظ جردها)، ويمكنك اختيار حفنة من البنود لحساب.

سنناقش عدد العناصر التي سيتم احتسابها لاحقا، ولكن عند الانتهاء، ستنتقل بعد ذلك إلى أرقام العد هذه إلى النظام الذي يتتبع المخزون. قد يكون هذا هو نظام إدارة المخازن الخاص بك (إمس)، تخطيط موارد المؤسسات / تخطيط موارد المؤسسات (إرب / مرب)، جدول بيانات إكسيل، كتاب دفتر الأستاذ، أو ربما كومة من مرحلة ما بعد إيتس. إذا لم يكن لديك نظام يتتبع المخزون الخاص بك - حتى لو كان مجرد كومة من بعد لها - لديك مشكلة مراقبة المخزون.

في عمليات التدقيق من الأرضية إلى الورقة، يمكنك مقارنة الأرقام الفعلية التي أجرتها للتو مع نظام مراقبة المخزون الذي تعتقد أنه لديك. مرة أخرى، يجب أن يكون هدفك دقة 100٪. إذا لم تكن أرقام العد الفعلي الخاصة بك محاذية تماما لما يعتقد نظام مراقبة المخزون الخاص بك كان لديك، هل تعرف لماذا؟ وهل يمكنك تنفيذ التدابير المضادة لمنع حدوث ذلك مرة أخرى؟

بعض الأسباب الأكثر شعبية التي لا تحسب لا تشمل:

• تلقيت شحنة من المورد الخاص بك، ولكن لم تحسب الأجزاء في المربعات. يجب عدم احتساب قائمة التعبئة على أنها دقيقة بنسبة 100٪. افتح المربعات واحسب المحتويات. إذا كان المورد الخاص بك يقولون أنهم أرسلوا لك 1 000 أجزاء وأنها أرسلت لك فقط 990 أجزاء، وكنت لا قبض على الخطأ - ليس لديك فقط مسألة مراقبة المخزون، ولكن قد ينتهي بك الأمر القصير الشحن العملاء الخاصة بك.
• لقد قمت بشحن أجزاء إلى عميل ولكن لم تقلل المخزون بشكل صحيح. أو على الإطلاق. تأكد من خصم الشحنات الصادرة من إجماليات المخزون في الوقت الفعلي.
• أجبرتك مشكلات الجودة على إزالة جزء من مستودعك من كومة المخزون القابلة للاستعمال. ومع ذلك، نظام مراقبة المخزون الخاص بك ليس لديه وسيلة للتمييز بين صالحة للاستخدام وغير قابلة للاستخدام، لذلك النظام الخاص بك يقول لديك أكثر مما يمكنك استخدامها. وجود القدرة على التفريق بين المخزون صالحة للاستعمال وغير قابلة للاستخدام ليست فقط ميزة هامة تسمح لك لتتبع أجزاء مع قضايا الجودة، ولكن يمكن أيضا أن تكون آلية لتخصيص المخزون للعميل مع الحفاظ على تلك الأجزاء في الأوراق المالية.
• هل منتجاتك قيمة وسهلة للذهاب بعيدا مع؟ الشركة التي تبيع سندان قد يكون أقل من قضية الاختلاس من الشركة التي تبيع العملات الذهبية. تأكد من أن خطة مراقبة المخزون تتضمن طريقة للحفاظ على أمان منتجاتك. وتنفيذ برنامج العد دورة التي تساعدك على تتبع المخزون الخاص بك.

ما هو بالضبط برنامج عدد الدورات؟

برنامج العد دورة هو ما يحدث خلال تلك التهم الكلمة إلى ورقة. يعد برنامج عدد الدورات عملية يتم من خلالها احتساب نسبة مئوية من أجزاءك بشكل منتظم حتى تتمكن من حسابها جميعا على مدار العام (أو على الأقل جميع الأجزاء الأكثر قيمة).

يمكنك استخدام برنامج عدد الدورات جنبا إلى جنب مع جرد مادي سنوي، والذي يساعد عادة على تقليل الفروق في تلك المخزونات المادية. بعض الشركات تستخدم التهم دورة بدلا من المخزونات المادية السنوية، ولكن أنا لا أوصي بذلك.

لتحديد معلمات برنامج عد دوراتك، تحتاج إلى تحديد ما يلي:

• كم عدد الأجزاء الإجمالية التي يجب الاعتماد عليها؟
• هل ستحسبهم جميعا على مدار السنة؟ إن لم يكن، كيف أنت ذاهب لتحديد نقطة القطع؟ عادة، الشركات تتبع قاعدة 80-20، ط. ه. 80٪ من قيمة المخزون الخاص بك يأتي من 20٪ من أجزاء الخاص بك - لذلك التركيز على عد أن 20٪.
• كم عدد المرات التي ستحسب فيها؟
• من الذي سيجري العد؟إذا كانت شركتك كبيرة بما فيه الكفاية، ينبغي أن يكون عداد دورة الشخص الذي يرتبط الأداء الوظيفي لدقة المخزون. ويساعد ذلك على استبعاد أي تضارب محتمل في المصالح في عملية عد الدورة. إن عدد الدورات هو التدقيق - وليس أداة تقييم أداء الوظائف.
• كيف يتم إجراء العد؟ عملية الكلمة إلى الورقة هي الطريقة المفضلة. وينبغي أن تعطى عداد دورة قائمة بأرقام الأجزاء والمواقع. ثم يذهب العداد على الأرض ويحسب لهم. لا ينبغي أن يكون لديه أي فكرة عن كم يتوقع أن يكون هناك. طريقة أخرى هي عدد من ورقة إلى أرضية. هذا هو عكس طريقة الكلمة إلى ورقة. وتبدأ الطريقة من صف إلى أرضية عند تسليم عداد الخاص بك قائمة أجزاء وتهم المقابلة وفقا لنظام تتبع المخزون الخاص بك. ثم يقوم العداد بمراجعة الكميات الفيزيائية على الرفوف بالمقارنة مع عدد النظام.

من خلال فهم عوامل عملية عدد الدورات المذكورة أعلاه، يمكنك بعد ذلك إنشاء برنامج عدد الدورات. على سبيل المثال، إذا كان لديك 500 جزء من الأرقام لحساب ويمكنك الاعتماد مرة واحدة كل أسبوع، ثم يمكنك الاعتماد 10 أجزاء في الأسبوع (أو اثنين فقط في اليوم الواحد). وبحلول نهاية 50 أسبوعا، سيكون لديك عد جميع الأرقام 500 جزء. فقط تذكر أن تحسب أرقام أجزاء مختلفة مع كل عدد، لتجنب الإفراط في عد رقم جزء واحد وتحت عد آخر.

خلال هذه العملية، من المهم معرفة وقت توقف عمليات جرد المخزون. لهذا السبب يجب أن لا يكون عداد دورة مشرف مستودع أو كاتب مراقبة المخزون. ومن الطبيعة البشرية لهؤلاء الموظفين وضع الإصلاحات في مكانها دون تصعيد القضايا الأساسية للإدارة. بصفتك مالكا أو مديرا للأعمال التجارية الصغيرة، يجب أن تعرف متى لا تعمل عمليات التحكم في المخزون الأساسية، حتى تتمكن من تنفيذ التدابير المضادة لمنع حدوث مشكلات في المراحل النهائية.

حل مشاكل مراقبة المخزون

برنامج العد الدوار، مقترنا بجرد مادي سنوي، يقطع شوطا طويلا في حل مشاكل مراقبة المخزون. تساعد برامج عدد الدورات على تحديد أوجه القصور في مراقبة المخزون، ولكن الأمر متروك لك لإجراء تغييرات لتصحيح المشكلات التي يكتشفها برنامج عد الدورات.