دليل خطوة بخطوة إلى كشوف المرتبات للشركات الصغيرة

حساب الرواتب بشكل صحيح يمكن أن يكون تحديا، خاصة عندما تكون صاحب عمل صغير. خبرتك تكمن في ريادة الأعمال - وليس بالضرورة في تتبع مختلف قوانين العمل والضرائب التي تنطبق على كل من موظفيك. إذا كان لديك عامل واحد أو الموظفين كبيرة، وإنشاء نظام الرواتب دقيقة وموثوق بها ومنع المشاكل الخطيرة لموظفيك وعملك.

تقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (إين)

رقم التعريف الشخصي الخاص بك هو رقم فريد مخصص خصيصا لعملك لأغراض مصلحة الضرائب. يحدد هذا الرقم نشاطك التجاري عند الإبلاغ عن معلومات عن موظفيك إلى الوكالات الحكومية الاتحادية والولائية. ومن أمثلة هذه المعلومات مجموع الدخل والضرائب المدفوعة نيابة عنهم. قد تسمع رقم التعريف الشخصي المشار إليه في نموذج سس-4 أو معرف الضريبة - هذه هي نفس رقم تعريف الهوية (إين).

تقدم بطلب للحصول على إين من خلال مصلحة الضرائب مباشرة. الطريقة الأكثر ملاءمة لإتمام هذه الصفقة هي من خلال تطبيق عبر الإنترنت. ومع ذلك، يتم قبول الطلبات أيضا عن طريق الفاكس والبريد.

تحقق من اللوائح المحلية والمحلية لمتطلبات إين الإضافية

على الرغم من أن العديد من الولايات والمحليات تقبل رقم تعريف الهوية الفيدرالي (إين) الخاص بك لتحديد الهوية، فإن بعضها يتطلب أرقام منفصلة لأغراض الضرائب. ومن الأمثلة على ذلك نيويورك وماساتشوستس وكارولينا الجنوبية. يمكنك تحديد اللوائح الخاصة بك المدينة و / أو الدولة من خلال زيارة موقع الأعمال التجارية الصغيرة للدولة المناسبة.

فهم الفرق بين المقاول المستقل والموظف

إذا كنت تستخدم متعاقدين أو موظفين مستقلين تؤثر بشكل كبير على كيفية دفع الدخل، والرعاية الطبية، والضمان الاجتماعي، وضرائب البطالة، لذلك فمن الأهمية بمكان فهم الفرق بين الاثنين.

يتجلى الاختبار الأساسي في الأسئلة الثلاثة التالية:

• هل يتحكم صاحب العمل متى وأين وكيف يتم الانتهاء من العمل؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن العامل ربما يكون موظفا.
• هل يتحكم صاحب العمل بالجوانب المالية للعمل؟ على سبيل المثال، هل يتم تسديد النفقات؟ هل يوفر صاحب العمل أدوات متعلقة بالعمل مثل الحواسيب؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن العامل ربما يكون موظفا.
• هل العلاقة مستمرة، أم أن العامل يعمل في مشروع محدد مع عدم توقع استمرار العمل؟ هل يقدم صاحب العمل منافع، مثل التأمين الصحي وإجازة مدفوعة الأجر للعامل؟ إذا كانت العالقة جارية و / أو إذا تم تقديم مزايا، فإن العامل هو على األرجح موظفا.

الحصول على نماذج الموظفين المطلوبة

بمجرد أن تكون المستندات الخاصة بك في النظام، كنت على استعداد لتوظيف موظفيك. احرص على جمع المعلومات المتعلقة بالضرائب والرواتب في غضون الأيام القليلة الأولى من العمل لضمان حصولهم على راتبهم الأول في الوقت المناسب.قد ترغب في تشجيع الموظفين على استخدام الإيداع المباشر لدفعات أسرع.

يجب على كل موظف إكمال نموذج حجب ضريبة الدخل الفيدرالية W-4، والذي يسمح لك بحساب الخصم الضريبي الصحيح. يجب على الموظفين أيضا إكمال نموذج I-9 للتحقق من أن يسمح لهم قانونا للعمل في الولايات المتحدة.

اختر فترة الدفع

كلما قل عدد فترات الدفع، كان من الأسهل عليك إكمال كشوف المرتبات. ومع ذلك، تتطلب بعض الدول دفع أجور الموظفين وفقا لجدول زمني معين، على سبيل المثال، أسبوعيا أو كل أسبوعين. إذا كنت ترغب في تشغيل كشوف المرتبات أقل من مرة واحدة في األسبوع، اتصل بوزارة العمل في بلدك لتحديد ما إذا كانت فترة الدفع المقترحة تتوافق مع أنظمة الوالية.

إنشاء عمليات متعلقة بكشوف المرتبات

قبل أن تتمكن من إصدار رواتب دقيقة، ستحتاج إلى طريقة لتتبع ساعات العمل. هناك العديد من الأدوات المتاحة لهذا الغرض، من أوراق تسجيل الدخول الأساسية إلى المنصات التي تتبع نشاط الموظف على الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر. ومن المهم أيضا وضع سياسات لإجازة مدفوعة الأجر إذا كنت تخطط لتقديمها، وأجر العمل الإضافي وأي مزايا أخرى.

على الجانب الآخر، يجب أن يكون لديك عملية في مكانها لضمان أن يتم خصم الخصومات والضرائب وما شابه ذلك إلى الموردين والوكالات المناسبة نيابة عن موظفيك.

حدد منصة الرواتب

إذا كنت تخطط للتعامل مع كشوف المرتبات في المنزل، فتأكد من أن أنت أو كاتب الحسابات الخاص بك مريح مع الفروق الدقيقة في هذه المهمة. هناك العديد من منصات الرواتب عالية الجودة المتاحة لجعل الأمور أسهل. ومع ذلك، فإن معظم الشركات الصغيرة تفضل خدمات التحكم في الاستعانة بمصادر خارجية، حيث أن هؤلاء المهنيين لديهم المعرفة والخبرة لإنتاج الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد.

إنتاج كشوف المرتبات

بمجرد أن تقوم أنت أو وحدة التحكم الخاصة بك بإدخال المعلومات الشخصية للموظفين في نظام الرواتب الخاص بك، فإنك على استعداد لإنتاج أول رواتب لك. باستخدام أدوات ضبط الوقت لديك في مكان لكل ساعة (غير معفاة) العمال، أدخل أو الإبلاغ عن عدد ساعات لكل منهما. ولا یتعین علی العاملین بأجر (معفى) الإبلاغ عن ساعات عملھم. ويدفع لهم نفس المبلغ كل أسبوع.

ملاحظة: إذا كنت تقوم بتكاليف العمل في المحاسبة الخاصة بك، سوف لا تزال تريد الموظفين بأجر لتتبع ساعات عملهم. فإنه لن عامل في الأجور الأسبوعية ولكنك سوف تريد أن تكون قادرة على تخصيص الوقت بدقة للوظائف لفهم التكاليف. فكر في استخدام برنامج تتبع الوقت الذي يتزامن مع برنامج المحاسبة دفتر الأستاذ العام الخاص بك لإنتاج هذه التقارير. سوف العديد من مزامنة مع الرواتب الخاصة بك وكذلك حتى تتمكن من استخدامها للموظفين بأجر والساعة على حد سواء.

الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة

يجب الاحتفاظ بسجلات معينة متعلقة بالرواتب لأغراض إرس. كقاعدة عامة، يجب أن تحتفظ بجميع السجلات للأفراد الذين يعملون بنشاط، بغض النظر عن طول مدة ولايتهم. ويجب االحتفاظ بسجالت عديدة لفترة معينة بعد إنهاء الوظيفة. على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بسجلات ضريبة العمل لمدة أربع سنوات على الأقل.تتوفر إرشادات محددة من خلال مصلحة الضرائب الأمريكية.

حساب ودفع الضرائب الاتحادية والرواتب الدولة

وأخيرا، أنت كصاحب عمل هي المسؤولة عن دفع مدفوعات الضرائب الرواتب وإنتاج تقارير معينة. وبصفة عامة، فإن التقارير ترجع إما فصليا أو سنويا. استخدام الموارد المتاحة من خلال مصلحة الضرائب ومكتب الضرائب في الولاية لضمان التعامل مع جميع الضرائب والتقارير بشكل مناسب.

دقيقة، في الوقت المحدد كشوف المرتبات هي واحدة من أهم مسؤوليات عملك. أولا، أخطاء الرواتب هي طريقة مؤكدة لإزعاج الموظفين. ثانيا، يمكن أن تؤدي الأخطاء الضريبية إلى غرامات كبيرة وعقوبات. النظر بعناية كيف سيتم التعامل مع الرواتب الخاصة بك لضمان تجنب المزالق الأكثر شيوعا.