ثلاث عمليات تجارية يجب عليك الآن أتمتة

قبل 1440، كانت عملية إنشاء كتاب، على أقل تقدير، مضنية. تم كل شيء باليد، وخلق نسخة واحدة من كتاب كان وظيفة بدوام كامل.

أدخل جوهانس غوتنبرغ، وهو صائغ من التجارة الذي أحدث ثورة في الطباعة مع صحفته، والتي تضمنت نوع متحرك، مما يسمح بالإنتاج الضخم للمواد المطبوعة. كان اعتماد سريع، والتاريخ لم ننظر إلى الوراء. ولكن هذا لا يعني أنه لم يكن هناك عدد قليل من هولدوتس.

على سبيل المثال، شجب العديد من النبلاء في القرن الخامس عشر ممارسة الإنتاج الضخم للطباعة، ورفضوا السماح حتى بالكتب المطبوعة في مكتباتهم، وأصروا على أنهم لم يصنعون الكتب المطبوعة يدويا.

ما تفعله الطباعة للطباعة والنشر، وقد فعلت الأتمتة للأعمال التجارية. كما هو الحال مع كل التكنولوجيا الجديدة، فإن معدل تبني يقع على طول منحنى الجرس، وهناك بعض هيمنتس قوية: الطرق القديمة هي أكثر دراية، وهناك شعور من السيطرة تشارك في إدخال البيانات يدويا من الجدول الزمني ورقة باليد أو كتابة فاتورة نفسك. ولكن، مثل المطبعة، والشركات التي تجعل من قفزة إلى النظم الآلية الأساسية لا ننظر إلى الوراء.

ما هي أهم العمليات الآلية التي يجب أن يعتمدها نشاطك التجاري في عام 2016 لزيادة إنتاجية وكفاءة إنتاجك بشكل كبير؟

تتبع الوقت، والمرتبات، والفواتير.

ليس فقط هذه العمليات الثلاث تعمل معا بشكل متآزر لخفض التكاليف وتحسين الكفاءة بشكل كبير، ولكن كل واحد يلغي ساعات من العمل اليدوي شاقة وإدخال البيانات، تحرير ذلك الوقت لمزيد من الأعمال التجارية الاستراتيجية.

تتبع الوقت

بالنسبة لمعظم الشركات، تكاليف العمالة المباشرة هي حساب رقم 1. وتستغرق الساعات المطلوبة لتعقب ومراجعة وإدخال البيانات من الجداول الزمنية الورقية جزء كبير من الوقت لأصحاب الحسابات والمسؤولين - ناهيك عن الوقت الذي يقضيه الموظفون في محاولة لتذكر ما عملوا عليه فعلا.

تقدر جمعية الرواتب الأمريكية أنه في المتوسط ​​يستغرق الأمر خمس دقائق لمعالجة بطاقة وقت الموظف المكتوبة بخط اليد، وأن الحل الآلي لتتبع الوقت يمكن أن يقلل من الوقت اللازم لمعالجة بطاقة وقت دقيقة واحدة لكل موظف .

كريس لانغفورد، الذي حقق قفزة من دخول الوقت اليدوي إلى تتبع الوقت الآلي في العام الماضي، يقول: "أربع ساعات من كشوف المرتبات كل أسبوع تحولت إلى 15 دقيقة. وهو ما يعني أنني كنت أمضى 16 ساعة في الشهر تشغيل كشوف المرتبات قبل أن بدأت [أتمتة تتبع الوقت]. الآن انها ساعة. "ويضيف:" عندما يقدم الموظفون وقتهم لي الآن، يتم إنجاز عملي أساسا. كل ما عليك القيام به هو مسح على كل شيء والتأكد من انها صحيحة. "

وهذه ليست الميزة الوحيدة لأتمتة بيانات الوقت: وفقا لروبرت نصف الدولية وجمعية الرواتب الأمريكية (أبا)،" سرقة الوقت "(ه.ز. ، عندما یقوم الموظفون ب "تذمر" وقتھم عن طریق التقرب إلی أقرب ساعة أو عدم تسجیل غداء أو فواصل طویلة) یتجاوز 10 دقائق في الیوم الواحد للموظف الواحد. عالية القيمة، وأنظمة تتبع الوقت الآلي تشمل وجهة نظر الموظفين على مدار الساعة ومكان وجودهم من خلال غس. سجل لجميع التعديلات والإضافات وحذف البيانات الوقت؛ خيارات إدارة العمل الإضافي؛ إعدادات تتبع الوقت التي هي متوافقة دسا. والقدرة على الاندماج بسهولة مع العمليات الرئيسية الأخرى مثل الرواتب والفواتير.

كشوف المرتبات

يمكن أن تؤدي كشوف المرتبات المؤتمتة الدقيقة إلى فرق لا يصدق في شركتك، ناهيك عن تلبية المطالب الصارمة المتزايدة لعمليات التدقيق والنزاعات العمالية واللوائح الحكومية والالتزامات الضريبية.

وقد وجد الاتحاد الوطني للأعمال المستقلة (نفيب) أن 64٪ من الشركات الصغيرة تقوم بدفع الرواتب الخاصة بها داخليا، وأن 62٪ يستخدمون جدول بيانات لمعالجة الرواتب. لماذا تذهب إلى الوقت والجهد المضني لإدخال بيانات الوقت يدويا في جدول بيانات؟ أجاب 37٪ بأن ذلك تم في محاولة "لتوفير المال"، في حين أشار 32٪ إلى محاولة "الحفاظ على قدر أكبر من السيطرة. "

فيما يتعلق بتوفير المال، تجد جمعية الرواتب الأمريكية أن الشركات توفر ما متوسطه 2-8٪ من راتب الموظف عن طريق أتمتة الرواتب. أما بالنسبة للسيطرة والدقة، مع الساعات في الوقت الحقيقي المتدفقة في من الآلي الخاص بك الوقت تتبع الحل، لا الإدخال اليدوي أو التخمين المطلوبة، والنتائج تتحدث عن نفسها.

إذا كان لديك 20 موظفا، كل منهم يجعل 20 دولارا في الساعة، وهذا هو $ 20، 000 في وفورات سنويا، ببساطة من التحول إلى تتبع الوقت الآلي.

بالإضافة إلى إلغاء الإدخال اليدوي وزيادة السرعة والدقة في تشغيل كشوف المرتبات، ستحصل أيضا على فوائد دفع الموظفين في الوقت المناسب، ولها سجل يمكن الوصول إليه بسهولة ودقيقة من رواتبهم.

الفواتير

تجنب النزاعات العميل والحصول على دفع في الوقت المحدد يمكن أن يعني الفرق بين حالات الطوارئ التدفق النقدي والإبحار على نحو سلس. تأمين القدرة على توليد الفواتير بسرعة ودقة وتلقائيا هو الخيار الوحيد لتحقيق النجاح على المدى الطويل .

مع التآزر بين البيانات الوقت الآلي والفواتير مجتمعة، فإنه من السهل لسحب وإسقاط الوقت الفوترة من قبل العميل أو الموقع أو المشروع إلى فاتورة مفصلة أن يظهر بوضوح عند الانتهاء من العمل، ومعدل قابل للفوترة، وأية ملاحظات تعلق على بيانات الوقت. وبقدر ما تستغرق الفترة الزمنية، أصبح من الممكن الآن إرسال فاتورة للعميل على الفور تقريبا، في حين أن الخدمة التي يتم تنفيذها لا تزال في ذهنك، تشجيع الدفع بشكل أسرع.

من خلال أتمتة، عليك أيضا الحصول على سجل سهلة الوصول، يجب أن تحتاج إلى سحب ما يصل فاتورة قديمة أو تحديد النفقات تأتي الوقت الضرائب.

التغيير ليس سهلا. ولكن "المجربة والحقيقية" يمكن أن يكون منحدرا زلقا "بطيئا وغير محدث. "أعط هذه التحديثات التجارية الحديثة الثلاث محاولة. إذا كنت مثل معظم أصحاب الأنشطة التجارية، فلن تنظر إلى الوراء.

###

عن كيلي بيستريسانو

كيلي معروفة باسم "المحاسب الكبير الجبن" حول مكتب تشيتس.لديها التزام لا يتزعزع للعمل جنبا إلى جنب مع المحاسبين وحاملي الكتب لأنها تنقل في بعض الأحيان المياه الغادرة للصناعة المتطورة باستمرار. لها عبارة "I <3>