نصائح حول تعيين أفضل مخطط أحداث أو منتج

لا يجب أن يكون تعيين مخطط حدث خارجي أو منتج خارجي مهمة شاقة، ولكن يجب عليك التأكد من قضاء الوقت في تحديد أفضل مخططي الحدث وفحصهم بعناية قبل الالتزام بأحد شركتكم هدف.

هناك عدد من المتغيرات التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيارك بما في ذلك الهدف من الحدث الخاص بك، والميزانية التي تعمل معها، سبب توظيفك خارجيا، والمرشحين المتاحين للعمل، ولحسن الحظ، هناك عدد من الشركات الموارد الكبيرة يمكن استخدامها لاختيار أفضل مخطط الحدث أو المنتج للمساعدة في خلق الحدث شركتهم.

استخدم الدليل التالي لمساعدتك في تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مخطط حدث لحدث شركتك التالي، وإذا كنت تفعل ذلك، فكيف تختار أفضل مرشح للعمل.

تحديد هدف الحدث الخاص بك واحتياجات مخطط الأحداث

يعتقد معظم الناس أن تعيين مخطط حدث خارجي أو مقدم خدمات الطعام يبدأ بتحديد ميزانية الحدث، ولكن الحقيقة هي أنه من الأهم أن تبدأ بتحديد السبب الذي تريد عقده حدث في المقام الأول. قبل الوصول إلى مورد خارجي أو داخلي يساعدك في التخطيط لهذا الحدث، تريد أن تكون في وضع يمكنها من مشاركة الأهداف المهمة للحدث. أجب عن أسئلتك ذات الصلة حول من، ماذا، وأين، ومتى، ولماذا وكيف سيكون هناك الكثير من الوقت لإجراء تعديلات في وقت لاحق.

بعد تحديد أهدافك، ستبدأ بعض الأفكار الواضحة في الظهور حول الموضوع والرسالة التي تريد نقلها في الحدث، ولكن الأهم من ذلك، ستحتاج إلى تحديد الأنشطة والخدمات التي تحتاج إلى المورد الخارجي للتعامل معها نيابة عنك.

ستحتاج إلى تحديد الميزانية التي تمتلكها للمخطط، وإذا كانت ستساعد في تحديد المكان، وإنشاء القوائم وتقديم توصيات بشأن خيارات الطعام والمشروبات، ومكبرات الصوت، والترفيه، وتكون في الموقع ليوم واحد احتياجات الإنتاج، و / أو المساعدة في إنشاء وثائق الاتصال الهامة مثل الدعوات وقائمة الضيوف.

إذا كنت تخطط لحدثك وحده ولا تزال لديك أي من هذه الاحتياجات غير الملباة، فإنك ستحتاج إلى توظيف مخطط حدث لإدارة هذه المهام والمسؤوليات.

استخدم المصادر المحلية للعثور على مخطط أحداث مؤهل

غالبا ما يعتقد الناس أن كلمة فمه هي أفضل طريقة لاستئجار مخطط حدث لحفلاتهم السنوية أو اجتماع عمل الإفطار أو تراجع عطلة نهاية الأسبوع أو نوع آخر من الأحداث، وعلى الرغم من أنه بالتأكيد يساعد، ربما ليس هذا هو النهج الأكثر فعالية.

إذا كنت تحاول العثور على أفضل مخطط حدث لشركتك، فمن الأفضل للبحث عن شخص من ذوي الخبرة ويحمل سمعة قوية داخل المجتمع من المخططين الحدث.كلمة من فم يوفر فرصة لمبيعات سهلة لمخطط الراغبين في العثور على عملاء جدد، ولكن سمعة الأقران هي فعالة جدا.

بغض النظر عما إذا كان الحدث اجتماعيا أو اجتماعا للشركات، بصفة عامة، فإن قواعد تعيين مخطط الحدث أو متعهد تقديم الطعام تظل كما هي: إذا كنت ترغب في توظيف شخص لديه خبرة في إنشاء نوع الحدث الخاص بك.

النظر في فصول من مجموعات العضوية المهنية أو تحقق مع الفصل الوطني أو المحلي من الاجتماع المهنيين الدولية، والجمعية الدولية للأحداث الخاصة، والرابطة الوطنية للتنفيذيين التنفيذيين، أو رابطة المهنيين الزفاف. فإنه من المهم أيضا لمعرفة من هو نشر مقالات في صناعتهم.

إذا كنت تريد أن تعرف من لديه سمعة لتقديم الخدمات أو الخبرة في سوق معينة، تحقق مع الاتفاقية وزوار المكتب المحلي عن العديد من المخططين الحدث هم أعضاء فاعلين، وأنها أيضا الحفاظ على علاقات مع غرف التجارة المحلية. طريقة أخرى لمصدر الخبراء هو الوصول إلى قسم المبيعات المؤتمرات الفندق-انهم سوف حصة معك الذين يثقون.

مقابلات ومناقشة الحدث الاحتياجات والطلبات و

معظم المخططين الحدث تكون حريصة على سماع حول حدث معين، ولكن توفر لهم تفاصيل موجزة في البداية، والتركيز أكثر قليلا على خبراتهم في الجولة الأولى من المقابلات، وخلال ذلك الوقت يجب أن تقلل من عدد المرشحين وصولا الى ثلاثة أقوى المتقدمين.

يجب عليك بعد ذلك أن تطلب من كل مخطط حدث أو شركته تبادل المعلومات حول أعمالهم، والخبرة مع الأحداث الماضية، وكيف يخططون لحالات الطوارئ، مع إيلاء عناية فائقة لطريقة استجابة مقدم الطلب وأي أسئلة المتابعة هو أو قد يكون لها لشركتك، الحدث، أو أهدافها.

سيخطوك المخططون الجيدون خلال مناقشة للتعرف على الأهداف العامة للحدث، والجدول الزمني، والميزانية، وعدد النزلاء، والتفضيلات الشخصية. سوف يسألك المخططون الجيدون أسئلة عن مؤسستك ويتعرفون على أهدافك والحدث الخاص بك - ابحث عن هذه العلامات عند إجراء المقابلات للعثور على المرشحين الذين يبرزون فوق البقية.

على الرغم من أنه ليس من الممكن دائما مقابلة شخص ما شخصيا خلال الجولة الأولى من المقابلات، خاصة إذا كان البرنامج خارج المدينة، يمكن أن يكون ذلك خطوة حاسمة في اختيار المخطط المناسب أو المنتج المناسب لهذا الحدث والشركة.

توفر الاجتماعات وجها لوجه رؤية تتجاوز خبرة المخطط أو خبرته في علاقاته مع الفريق في شركتك التي ستساعد في إنشاء هذا الحدث، فأنت تريد أن تختار مرشحا ليس لديه فقط سجل حافل لإنتاج أحداث الجودة، ولكن أيضا واحد الذي يحصل جنبا إلى جنب مع فريقك.

تضييق الخيارات وإجراء تحديد

انها ليست جيدة بما فيه الكفاية للذهاب على الفطرة أمعائك، نصيحة أصدقائك أو حتى الزملاء وزملاء العمل، أو الاجتماع في الشخص وحده، وهذا هو الحدث، و< اسمك و سمعتك سوف تكون مرتبطة مع ذلك، سوف تحتاج إلى التحقق من مراجع المرشحين الخاص بك، أيضا.تأكد من أن تسأل عن أسماء العملاء الذين عملوا مع المرشحين سابقا، ولكن أيضا حفر في كل تاريخ مخطط للعثور على الأحداث انه أو انها قد لا تكون قد ذكرت، قد تجد انه أو انها وقعت بعض الأحداث مع عميل معين أن ديدن 't جعل له أو لها السيرة الذاتية. بعد التحقق من أن المرشح ينجح بشكل جيد في شركتك، ويوضح الخبرة في هذا المجال، كما أنه يتمتع بفهم جيد للحدث الذي تريد إنتاجه معه، حان الوقت لتضييق نطاق اختيارك إلى واحد والاستماع إلى أفكاره حول الحدث. بناء على أهدافك وأفكارك، ومخطط الحدث الجيد نقدم لكم مع خطة من شأنها أن تساعد في تحقيق الموضوع الخاص بك، إذا كان مساء خاص وعشاء لمجموعة حميمة من الناس، يجب أن يأتي مخطط لك مع الأفكار التي تشمل العديد من تفاصيل البرنامج.

في هذه المرحلة، يجب أن يقدم لك مخطط الحدث أفكارا تجعلك تشعر بأنك قد أخذت ميزانيتك وضاعفت قيمتها. وينبغي أن يكون هذا واضحا في الطريقة التي تلعب رؤيتهم لهذا الحدث الخاص بك.

مقارنة ميزانيتك مع مخطط الحدث

بناء على أهداف هذا الحدث، من الممكن خلق إحساس عام بالمقدار الذي ستكلفه عناصر البرنامج المختلفة، والتي ستختلف بناء على نوع الحدث الذي واستضافة وما يتضمنه. كثير من الناس الذين ينظمون الحدث لأول مرة في كثير من الأحيان تقع في فخ الرغبة في التخطيط لحدث الشمبانيا على ميزانية البيرة، وهذا هو السبب في كثير من الناس سوف تتحول إلى مخطط الحدث للحصول على مساعدة.

المرشح المثالي سوف يأخذ ما الميزانية التي تقدمها لهم وتحويلها إلى شيء سحري، ولكن هذه الأفكار سوف تأتي بسعر ومن المهم بالنسبة لك أن تطلب من مخطط للكشف عن كل من له أو لها التكاليف والمصادر المحتملة لكيفية سيتم تغطية هذه الرسوم وإدراجها في الميزانية الإجمالية - رسوم مخطط الحدث سوف تختلف من مخطط إلى مخطط أو الحدث الشركة لشركة الحدث.

اعتمادا على طبيعة الحدث الخاص بك، سوف يطلب منك تقديم الودائع والأوراق والعقود لمخطط الحدث وأماكن الحدث والخدمات التي تقدمها. هذه هي طريقة مقبولة تماما للتعامل مع الأعمال التجارية، ولكن أفضل نصيحة في هذه المرحلة هي طلب المشورة المهنية وأبدا توقيع عقد لم يتم مراجعتها من قبل المستشار القانوني الخاص بك - وخاصة عند التعامل مع الأفراد الذين قد لا يكون لديك نفس الموارد من شركة كبيرة.

البقاء مع المخطط الخاص بك والاستعداد لاطلاق النار وإعادة رير

معظم القصص السيئة التي تحدث ذات الصلة لتخطيط الحدث وعادة ما تكون نتيجة لعدم المتابعة. تخطيط الأحداث يتطلب التنسيق الفعال للخدمات اللوجستية وتأجيل هذه إلى شخص طرف ثالث يمكن أن يكون عكسيا إذا كان مخطط الحدث الذي استأجرت ليست مسؤولة تماما عن أهداف شركتك وأهداف لهذا الحدث.

لهذا السبب، يجب عليك كمدير توظيف العمل بشكل وثيق مع مخطط أو منتج لضمان أن كل عنصر من إنتاج ينفجر دون عقبة من التأكد من الأماكن والموردين على استعداد لهذا الحدث لضمان المدفوعات كانت إلى كل بائع قبل وبعد.هذا لا يعني أن معظم مخططي الحدث لا يقدمون خدماتهم الموعودة، بل يعني ببساطة أن عليك التأكد من أن الخدمات اللوجستية قد تم تأكيدها.

إذا كان كل شيء يسير كما هو مخطط له، سيكون لديك حدث ناجح ومورد مخطط حدث ممتاز للمستقبل، ولكن إذا لم يتم تنفيذ عملية التخطيط بسلاسة للخدمات المتفق عليها خطيا، فمن المهم مراجعة ما إذا كان المشروع هو مناسب تماما مع مخطط.

في حين أنه من المعقول التحلي بالصبر والعمل من خلال الخدمات اللوجستية وأي سوء فهم محتمل على طول الطريق، إذا كنت لا تحصل على الخدمات التي تريدها، يجب أن تكون مستعدا لإجراء بعض المناقشات الجادة. إذا كان يجب عليك، تكون على استعداد لاطلاق النار مخطط سيئة ولها خيار النسخ الاحتياطي في جميع الأوقات.