نصائح لإعداد موقع الحدث قبل الأحداث الخاصة

تهانينا! لقد خططت ونفذت خطة ما قبل الحدث لحدث خاص بك والآن وصل اليوم من الحدث نفسه.

هذه مرحلة حاسمة من العملية التي يحتاج كل مخطط الحدث إلى إيلاء اهتمام خاص ل- الحصول على موقع الحدث على استعداد للتأكد من أن كل شيء ينفجر دون عقبة.

وقوف السيارات

عليك التأكد من أن موقع الويب الخاص بك يصادف بوضوح موقف السيارات الخاصة بك الأحداث الخاصة وأن الحاضرين قد تم عبر البريد الالكتروني خريطة واضحة لمواقف السيارات المتاحة بما في ذلك المداخل المفضلة والمناطق الأقرب إلى الحدث الخاص بك مكتب التسجيل.

لا تنسى تضمين تفاصيل أماكن وقوف السيارات التي يمكن الوصول إليها.

نصيحة: إذا لم يكن هناك موقف للسيارات محدد خصيصا لمواقف السيارات يمكن الوصول إليها، انها فكرة جيدة لإنشاء منطقتك أقرب ما يمكن إلى المدخل. يمكنك القيام بذلك مع المخاريط المرورية والشريط الخطر إذا لزم الأمر.

إذا كان وقوف السيارات صعبا، فقم بتضمين تعليمات مفصلة للمندوبين والتأكد من وجود مواقف سيارات أو لافتات واضحة في المكان.

الأمن

إذا كنت تخطط للحصول على فريق الأمن في الموقع، فمن المهم أنهم يعرفون بالضبط ما هي واجباتهم وما كنت تتوقع منهم القيام به.

تأكد من تزويدهم بمجموعة مكتوبة من التعليمات التي تفصل الحالات التي يتوقع منهم التدخل فيها أو إدارتها. يمكن أن يكون الأمن المرئي "عامل راحة" رئيسي للحاضرين في حدث ما، على سبيل المثال، ولكن الأمن السيئ سيؤدي إلى نتائج عكسية خطيرة. لا خطر خلق انطباع سلبي - التعامل فقط مع الشركات الأمنية ذات السمعة الطيبة والتأكد من التحقق بدقة المراجع.

التسجيل

عدد مرات الظهور الأولى. إن كفاءة (أو غير ذلك) من عملية تسجيل الحدث الخاص بك سوف تحدد لهجة ما تبقى من تجربة الحدث الحضور الخاص بك.

ضع في اعتبارك أنه إذا امتصت عملية التسجيل ومندوبوك يقفون مع الوقت على أيديهم، وهاتف محمول لتسليم، وهناك خطر حقيقي أنهم سوف تبادل الخبرات مع زملائهم أو على وسائل الاعلام الاجتماعية.

إليك بعض النصائح التي يمكن لمخططي الأحداث استخدامها لمساعدتك في التخفيف من أي ردود فعل سلبية في هذه المرحلة الحاسمة من الإجراءات:

• عرض التسجيل المسبق في الأيام التي سبقت الحدث. هذه الفكرة البسيطة يمكن أن تأخذ الكثير من الضغط قبالة في يوم الحدث نفسه.
• يجب على موظفي التسجيل الخاص بك معرفة الحدث الخاص بك في الخارج، وتكون قادرة على الإجابة على أي سؤال ممكن أن تنشأ بسرعة وكفاءة.
• تقدم المرطبات والوجبات الخفيفة في منطقة التسجيل وتأكد من وجود ما يكفي من المقاعد والطاولات المتاحة حتى يتمكن الناس من استكشاف حقائب حمل، وحتى الانتظار للزملاء أو الأصدقاء للوصول.
• عرض الإرشادات لتنزيل تطبيق حدث الجوال لضمان أن المندوبين يمكنهم البدء في تخطيط تجربة الحدث.

السمعية / البصرية

تحدث مع المتحدث الرئيسي، ومقدمي العروض، والجهات الراعية لجعل متأكد تماما كنت قد حصلت على احتياجاتهم من معدات العرض مغطاة بالكامل.

إذا كانوا ينوون تقديم الشرائح من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم، تأكد من أن جميع الموصلات اللازمة في مكانها. يجب أن تكون قد استعرضت هذه العروض قبل بضعة أيام بالطبع!

فريقك

قم بتشغيل شامل مع فريق الحدث الخاص بك للتأكد من أن الجميع هو ما يصل الى سرعة وليس هناك شكوك اللحظة الأخيرة أو الثغرات في ما هو متوقع منهم.

نصيحة: من الجيد أن يتم تنظيم ما قبل الحدث (كونفيرانس) للحدث الخاص في هذه المرحلة بما في ذلك إعادة تغطية كل ما هو مطلوب لجعل الحدث ناجحا.

اعتقد مثل الحضور

وأخيرا، تأكد من أن تضع نفسك في الأحذية من الحضور والنظر في الحدث كله من وجهة نظرهم.

هل غطت كل شيء لجعل تجربتهم سلسة وسلسة قدر الإمكان؟ هل أي شيء يحتمل أن يكون مربكا أو يفسر بشكل سيء؟ هل هناك ثغرات في اللحظة الأخيرة في التخطيط الخاص بك (تكون على استعداد لهذا)؟

بغض النظر عن حجم أحداثك الخاصة، فهذه النصائح الستة لإعداد موقع الحدث قبل الأحداث الخاصة يمكن أن تساعدك في التفاعل والتسويق والشبكات. جعل نجاح الحدث الخاص بك يبدأ مع الخطة الصحيحة.