كيفية إنشاء قائمة مهام: نصائح الإدارة

لقد قمنا بجميع مهام المهام. بطريقة أو بأخرى لا يبدو أن هناك ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل الأشياء على قائمة المهام الخاصة بك. هنا هو النظام الذي يعمل - ويمكن أن تعمل لك أيضا.

قائمة ليست كافية

جعل "أشياء للقيام قائمة" ليست كافية. لديك لترتيبها. عليك أن تعرف المهام التي هي أكثر أهمية حتى تتمكن من التركيز عليها. ثم لديك لتخصيص الموارد لتلك البنود، وقياس التقدم المحرز الخاص بك، ومكافأة نفسك لنجاحاتك.

تصنيف

سرد جميع العناصر الخاصة بك في جدول بيانات، على الرغم من أنك يمكن أيضا القيام بها على الورق. يمكنك أيضا وضعها في جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الهاتف الذكي، وكتابتها على التقويم الخاص بك، أو إدخالها إلى برنامج إدارة الوقت.

الخطوة الأولى هي إدراج كل ما عليك القيام به. ثم تعيين رتبة لهم حتى تتمكن من التركيز على العناصر الهامة. (راجع مقال باريتو - قاعدة 80-20 لتجديد المعلومات حول سبب أهمية ذلك).

استخدم الترتيب A، B، C. A- قائمة هي الأشياء التي يجب القيام به اليوم قبل أن أغادر. قائمة B هي الأشياء التي تحتاج إلى الحصول على القيام به، ولكن ليس بالضرورة اليوم. وأخيرا، فإن C- القائمة هي الأشياء التي تحتاج إلى العثور على الوقت للقيام به قريبا.

قد تجد بسرعة كبيرة أن الأشياء على قائمة C، وحتى قائمة B، فقط لم تحصل على القيام به. في منصب مدير العمليات منذ عدة سنوات، وجدت نفسي الحصول على المزيد والمزيد من الإحباط مع بلدي قائمة A. ليس فقط أنني لا تحصل من خلال ذلك كل يوم، كما كان لدي دائما من قبل، ولكن قائمة أظل النمو.

هذا عندما أحسبت ما كان علي القيام به لجعل بلدي تأليف لائحة العمل بالنسبة لي، وأنا وضعت نظام فعل العمل.

إدارة الوقت

لم يكن كافيا أن نعرف ما هو مهم؛ ما جعل A- قائمة. أنا أيضا بحاجة إلى معرفة كم من الوقت سوف يستغرق وقتا طويلا وكان لي أن تكرس لهم. أضفت عمود إلى قائمة المهام الخاصة بي مع الوقت المقدر يجب أن تأخذ كل مهمة وعمود المجاور مع المجموع التراكمي.

ثم فعلت دراسة وقت بسيط. كما فعلت كل مهمة كتبت ما فعلته وأوقات البداية والنهاية. لقد تابعت ليوم كامل. ثم كررت ذلك بعد بضعة أسابيع في يوم مختلف. لم يكن مسح شامل بأي وسيلة، لكنه أعطاني بعض البصيرة. وبصفتي مدير العمليات، تم تناول الكثير من يومي بسبب انقطاعات - التعامل مع الأحداث التي حدثت، والأزمات التي نشأت، أو المشاكل التي كان لا بد من حلها. في المتوسط ​​هذه الانقطاعات استهلكت أربع ساعات في اليوم. وبما أنني عادة ما أعمل لمدة 10 ساعات في اليوم، تركت لي ست ساعات في اليوم للأشياء على قائمة المهام الخاصة بي.

كل ليلة، قبل أن أغادر المكتب، وأود أن تحديث بلدي تأليف لائحة. وأود أن حذف الأشياء التي كنت قد أكملت، وفوضت، أو خفضت، إضافة الأشياء الجديدة التي قد تأتي، وإعادة ترتيب الأولويات للحصول على أهم المهام على رأس، وتعيين الوقت المقدر لكل منهما.ثم كنت أسقط القائمة إلى علامة لمدة ست ساعات ورسم خط. وأصبح ذلك هدفي لليوم التالي.

مكافأة نفسك

في معظم الأحيان، سقط هذا الخط في مكان ما على بلدي قائمة. نادرا ما كان في أي مكان بالقرب من القاع. ومع ذلك، كان هذا هدفي. إذا ضربت أو اجتازت الخط، ذهبت إلى المنزل أشعر وكأنها كانت يوما مثمرا وناجحا.

بدلا من ضرب نفسي على الأشياء التي لم أكن قادرا على الوصول إليها، أقرت نجاحي في لقاء أو ضرب هدفي. في اليوم التالي، كان علي أن أبدأ من جديد وأصل إلى الهدف الجديد، ولكنني فعلت ذلك من منظور البناء على النجاح السابق بدلا من الإحباط من الاستمرار في بذل المزيد من الجهد لإنجاز الوقت.

أنت بحاجة إلى نظام

لكي تنجح، يجب عليك تطوير نظام لإدارة وقتك حتى تتمكن من إنجاز المزيد في الوقت الذي لديك. إذا كان خطك المستهدف على قائمة المهام الخاصة بك هو دائما بالقرب من أعلى، ورئيسك هو الذهاب إلى البدء في البحث عن شخص آخر الذي يمكن أن تعمل قليلا أبعد أسفل القائمة كل يوم. أدناه، تحقق من بعض الموارد لمساعدتك على القيام بعمل أفضل لإدارة الوقت.

إدارة هذا العدد

سرد المهام التي عليك القيام بها. إعطاء الأولوية لتلك التي هي مهمة، وليس فقط ملحة.

لديك خطة لما لإنجاز كل يوم. العمل نحو تلك الخطة. مكافأة نفسك عند تلبية أو فاز هدفك.

المزيد حول إدارة الوقت في مكان العمل

• كيفية تحسين مهارات إدارة الوقت
• إدارة وقتك وزيادة الإنتاجية
• نظام إدارة الوقت الذي يعمل حقا