ما نفقات ونفقات السفر؟

نفقات السفر هي نفقات يقوم بها الموظف أثناء سفره في أعمال الشركة. ويمكن أن تشمل أعمال الشركة المؤتمرات والمعارض واجتماعات العمل واجتماعات العملاء والعملاء والمعارض الوظيفية والدورات التدريبية ومكالمات المبيعات، على سبيل المثال.

يمكن أن تشمل المصروفات الإقامة، وسداد الأميال الشخصية للسيارة، والرحلات الجوية، والنقل البري، ونصائح لبرهانات، والوجبات، ونصائح للنادل، وخدمة الغرف، والنفقات العرضية الأخرى التي قد يواجهها الموظف أثناء وجوده على الطريق.

النفقات التي تسددها المنظمة موجودة في سياسة سفر الشركة. كن على دراية بسياسة شركتك لأن النفقات المتنوعة مثل التنظيف الجاف وعضوية الصالة الرياضية يمكن تغطيتها في الرحلات الممتدة.

الترفيه العميل في المؤتمرات، على المكالمات المبيعات، وزيارات الموقع هو نفقات أخرى تسدد، ولكن نعرف سياسات الشركة الخاصة بك حتى لا تتجاوز الحدود التي يتم وضعها على تكاليف الترفيه.

عادة ما تدفع المنظمات نفقات سفر الموظفين بهذه الطرق الثلاث.

• يتم إصدار بطاقات ائتمان الشركة للموظفين الذين يجب عليهم السفر بشكل متكرر للعمل. ويجوز للموظفين تحمل معظم النفقات التي يتكبدونها في رحلة عمل إلى بطاقة ائتمان الشركة. لتسديد النفقات الطارئة مثل النصائح والوجبات السريعة، سيحتاج الموظفون إلى ملء تقرير المصروفات.
  بطاقات الشحن هي مريحة للموظفين لأنها لا تضطر لدفع نقدا لدفع نفقات الأعمال قبل السداد. تصبح على دراية بسياسات الشركة، على الرغم من؛ قد لا تزال بحاجة إلى تحويل الإيصالات وغيرها من الوثائق الداعمة.

- 3>>

• النقد: تتطلب المنظمات التي لا تحمل بطاقات ائتمان من موظفي الشركة من الموظفين ملء تقرير استرداد النفقات عن كل نفقات أثناء وجود الموظف على الطريق. وهي تتطلب عموما إيصالات ومستوى ما من المبررات لكل حساب.
  نادرا ما تطلب منظمة ما من الموظفين دفع ثمن بنود التذاكر الكبيرة مثل أجرة السفر الجوي والسعي في وقت لاحق إلى استرداد التكاليف. أمر شراء الشركة أو بطاقة ائتمان الشركة دفع نفقات كبيرة في المقدمة. ولكن غالبا ما يطلب من الموظفين دفع مبالغ نقدية من مصاريف السفر اليومية التي يتم تسديدها لاحقا.
• بدل الإقامة اليومي بدل الإقامة اليومي هو بدل يومي من مبلغ معين من المال يعطى للموظف لتغطية جميع النفقات. الموظف هو المسؤول عن جعل الصوت سليمة نفقات حساب ضمن المعلمات من مبلغ المال الذي هو أو هي تخصيصها يوميا.
  تدفع بعض الشركات مباشرة تكاليف النقل والإسكان، ولكنها تعطي للموظفين بدل بدل يومي لجميع المصاريف الأخرى بما في ذلك الوجبات والنقل البري. وكان من المعروف أن الموظفين تحت الإنفاق على النفقات للحفاظ على النقود الإضافية من البدل اليومي.الشركات تسمح عموما هذا.

ينصح الموظفون الذين يسافرون للعمل بالبقاء على علم بسياسات السفر في الشركة والتكاليف المغطاة لتسديد التكاليف. والمصروفات التي تقع خارج نطاق السياسات لا تسدد أو تغطي عموما.

إيصالات مطلوبة من قبل معظم الشركات باستثناء أولئك الذين يدفعون بدل الإقامة اليومي. ومن المحتمل أن يكون لشركتك أيضا نموذج يتوقعون من الموظفين استخدامه لتحويل نفقات السفر.

للبقاء على رأس النفقات القابلة للاسترداد، غالبا ما يتم منح الموظفين مهلة نهائية يحتاجون من خلالها إلى تقديم تقرير مصروفات وتحويل الإيصالات المعمول بها. سيكون لدى إدارة الشؤون المالية مبادئ توجيهية تساعدها على البقاء في الوقت الحالي.

إذا كان لديك أسئلة حول ما يشكل نفقات السفر المناسبة في مؤسستك، تحقق مع مديرك والموارد البشرية.

أنت لا ترغب في إنفاق المال والحصول على مفاجأة في وقت لاحق.

أكثر: 10 نصائح للحد من تكلفة سفر رجال الأعمال | هل يجب على غرف مشاركة الموظفين؟