ما هو استرداد النفقات في مكان العمل؟

تسديد النفقات هو وسيلة لدفع الموظفين إلى الوراء عندما ينفقون أموالهم الخاصة على النفقات المتعلقة بالعمل. وعادة ما تحدث هذه النفقات عندما يسافر الموظف للعمل ولكن يمكن أن يحدث في حالات أخرى متعلقة بالعمل.

يمكن أن تشمل مصاريف السفر الإقامة والرحلات الجوية والنقل البري ونصائح إلى الجوامير والوجبات وغيرها من المصروفات العرضية التي قد يتعرض لها الموظف أثناء وجوده على الطريق.

يمكن أن تشمل المصروفات التجارية الأخرى بنودا مثل أخذ العملاء أو الموظفين المحتملين لتناول طعام الغداء، وشراء الكتب أو غيرها من المواد التعليمية التي يغطيها صاحب العمل أو تدفعه لإعادة تدوير ممتلكات الشركة.

أنواع النفقات التي ستسددها المنظمة تجدها في سياسات سفر الأعمال والترفيه والترفيه العامة للشركة في كتيب الموظف. تعرف على سياسات شركتك لأن صاحب العمل الخاص بك يمكن أن تغطي نفقات متنوعة مثل التنظيف الجاف وعضوية الصالة الرياضية في الرحلات الموسعة.

يعتبر الترفيه العميل في رحلات العمل نفقات أخرى قابلة للسداد، ولكنك تعرف سياسات شركتك بحيث لا تتجاوز حدود الإنفاق. كنت ترغب في إظهار الضيافة والاجتهاد دون تجاوز ميزانية صاحب العمل لهذه النفقات.

شعبية الآن هي بطاقات الائتمان الشركة التي يعهد بها للأشخاص الذين هم من كبار الموظفين والموظفين الذين يجب أن السفر في كثير من الأحيان للعمل.

بدلا من دفع المصاريف بأموالهم الخاصة، فإن الموظفين يتقاضون جميع المصاريف والنصائح لبطاقة ائتمان الشركة.

هذا هو نهج مناسب لتسديد النفقات للموظف كما فواتير بطاقة الائتمان توثيق المصروفات بالضبط دون وجود الموظف لإنقاذ إيصالات وملء تقارير نفقات السفر.

ملء تقرير استرداد المصروفات

في حالة استخدام بطاقة الائتمان للشركة ودفع النقود، من المحتمل أن يكون الموظفون ملزمون بسداد تقرير استرداد النفقات عند عودتهم من الرحلة. مع بطاقة ائتمان الشركة، سيكون لديهم لشرح أقل من الرسوم واضحة التي تظهر على فاتورة بطاقة الائتمان (أسهل بكثير من الحاجة لملء تقرير حساب من الصفر). كما أنها سوف تتقاضى الشركة عن المصروفات العرضية الإضافية التي دفعت لهم مع أموالهم الخاصة أو بطاقة الائتمان.

عندما يدفع الموظف نقودا، سيحتاج إلى قائمة، وأحيانا يبرر، كل حساب مطلوب السداد له. تتم مراجعة هذه الحسابات من قبل المحاسبة كما هي البيانات من شركة بطاقة الائتمان. إن النفقات غير المبررة، أو التي يتم استبعادها من قبل سياسة الشركة، لا يتم تسديدها - وبالتالي، الحاجة إلى معرفة سياسات شركتك فيما يتعلق بسفر الأعمال.

تحدد معظم الشركات تاريخا يجب أن تقدم فيه تقارير سداد النفقات لضمان استرداد الموظفين والمحاسبة الصحيحة. ویتعین علی الموظفین اتباع ھذه القواعد بعنایة لأن بعض المنظمات لا تعوض عن النفقات التي یتم تحویلھا بعد الموعد النھائي. تعرف قواعد شركتك.

طريقة أخرى لدفع نفقات سفر رجال الأعمال هي مع بدل يومي.

سؤال غير عادي عن القارئ يتعلق بسداد النفقات

سأل أحد القراء: "لدينا ممثلون خارجيون عن المبيعات لديهم أقاليم كبيرة (دول متعددة) ويسافرون بشكل روتيني، وغالبا ما يحتاجون إلى إقامة ليلة وضحاها، وقد استرعى انتباهي من خلال قسم المحاسبة، أن مندوب مبيعات أخذ حيوانا أليف معهم في إحدى هذه الرحلات ووجهت رسوم الحيوانات الأليفة في الفندق إلى بطاقة ائتمان الشركة، وادعت أن الفندق لن يفصل الرسوم وأنها كانت تخطط لسداد قيمة الشركة.

"أنا أنا مدهش والبحث عن اقتراحات حول كيفية التعامل مع هذا الوضع. بلدي غريزات الموارد البشرية تخبرني أن أكتب هذا الموظف عن سوء استخدام أموال الشركة ولكن أنا الحصول على المقاومة من إدارة المبيعات الذين يريدون مني أن جعل سياسة الحيوانات الأليفة محددة.

"استخدامنا لبطاقة ائتمان الشركة ينص بوضوح على أن" هذه البطاقة ستستخدم في نفقات الشركة فقط.

قد يؤدي الاستخدام الشخصي للبطاقة إلى مصادرة البطاقة أو الإنهاء، بالإضافة إلى ذلك، "هل كتبت عن مثل هذا الموضوع في الماضي؟"

استجابة الموارد البشرية: إليك ما تحتاج إلى النظر فيه. هل ذهب الموظف إلى المحاسبة وشرح المشكلة بأن الفندق لم يتمكن من فصل رسوم الحيوانات الأليفة؟ أو، وقالت انها اشتعلت من قبل مراجعة متأنية من نفقاتها في المحاسبة؟

أولا، من الصعب أن نعتقد أن الفندق لم يتمكن من فصل رسوم الحيوانات الأليفة. ثانيا، إذا كان الفندق غير قادر على فصل الرسوم عن الحيوانات الأليفة، وكيف أنها تعرف ما لدفعه إلى المحاسبة؟

إذا كانت تخطط لدفع رسوم الحيوانات الأليفة إلا إذا تم القبض عليها، ولم تقدم طوعا لدفع، نظرا لسياسة الخاص بك، فإنها تستحق إجراءات تأديبية. وسيعتمد ذلك أيضا على كيفية تعاملك مع حالات مماثلة في الماضي. هل قام موظفون آخرون بتسديد تكاليف الشركة المختلفة ولم يتلقوا أي إجراء تأديبي؟

في كثير من الأحيان عند النظر في الوضع، ستجد أن هناك سياسة من جهة، وكيف تم تنفيذها وتطبيقها من ناحية أخرى. كنت لا تريد لعلاج هذا الشخص بشكل مختلف عن معاملة الموظفين الآخرين في الماضي.

الإجراء التأديبي غير صحيح إذا كان الموظفون الآخرون قد سددوا الشركة في الماضي مقابل نفقات مماثلة. تذكر أنني لست محامي لذلك هذا هو مجرد رأي زميل هر.

لا ينصح بوضع سياسة سفر الحيوانات الأليفة لأن ذلك مثال على تدخل الشركة في الحياة الشخصية للموظف. إذا كان الموظفون يريدون دفع ثمن الحيوانات الأليفة للسفر معهم، فإنه ليس من قلق الشركة.

طالما أن الحيوانات الأليفة لا تؤثر على تكلفة مكان إقامتهم أو قدرتها على المشاركة في أغراض العمل من الرحلة، فإنه ليس عمل صاحب العمل. يجب على الموظف، بالطبع، دفع أي رسوم إضافية يولد الحيوانات الأليفة السفر.

سياسة السفر الخاصة بك مربكة قليلا ويمكن أن تستخدم تعزيز في الجزء حول "مسؤولة عن رسوم غير مصرح بها" عندما كانت السياسة قد ذكرت بالفعل أن يسمح فقط نفقات الشركة.

أكثر: 10 نصائح للحد من تكلفة سفر رجال الأعمال | هل يجب على غرف مشاركة الموظفين؟

تنويه: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة، في حين موثوق، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل الجمهور في جميع أنحاء العالم وقوانين العمل واللوائح تختلف من دولة إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية، أو المساعدة من الدولة، الاتحادية، أو الموارد الحكومية الدولية، للتأكد من التفسير القانوني الخاص بك والقرارات صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.