كتابة خطابات الدعوة والمواد الرسمية

من المتوقع أن يساهم مخططو الاجتماعات والاجتماعات في كتابة أو كتابة خطابات ومواد دعوة رسمية للاجتماعات والرحلات الحافزة وغيرها من البرامج التي ينظمونها. لا يجب أن يبدو وكأنه مهمة ساحقة، ولكن من المهم اتباع خطوات معينة لمتابعة آداب الدعوة المناسبة وتجنب فقدان التفاصيل الهامة لضيوفك.

هير's هاو:

1. إنشاء موضوع حدث. قبل كتابة خطابات الدعوة والمواد الرسمية، يجب على المخططين التأكد من أن لديهم موضوعا جذابا للبرنامج. الأسئلة التالية ستساعد على بدء عملية العصف الذهني: هل هو مؤتمر تربوي، ندوة أو رحلة حافزة؟ أين يتم احتجازها؟ ما هو فريد من نوعه عن تلك الوجهة أو مكان؟ ما هو الجدول الزمني الخام لهذا الحدث؟ ما هي بعض الأهداف الكامنة وراء البرنامج؟ لماذا يرغب الحضور في الحضور؟ هذه الأسئلة سوف تساعد على إنشاء موضوع الحدث الكبير.

2. إنشاء دعوة إلكترونية. وقد تم الآن نقل العديد من خطابات ومواد الدعوة الرسمية للأحداث الكبرى إلى أنظمة التسجيل عبر الإنترنت بسبب حجم الخدمات اللوجستية الهامة التي يجب أن يتم التقاطها أثناء عملية الرد على الدعوة: هجاء الأسماء ومعلومات الاتصال والمتطلبات الغذائية والوصول إلى الإعاقة، احتياجات النقل، تفاصيل البرنامج، معلومات الأنشطة وأكثر من ذلك. ملاحظة: أحداث أقل تعقيدا قد تستخدم صفحة ويب واحدة أو صورة تصميم الرسوم البيانية أرسلت عن طريق البريد الإلكتروني لنقل تفاصيل الحدث والاتصالات رسفب.

3. إنشاء دعوة مطبوعة. اعتمادا على طبيعة برنامجك أو حدثك، قد تشير إتيكيت الدعوة إلى أنه يجب كتابة خطابات دعوة رسمية وملاحظات للسماح لضيوفك بمعرفة أنك تقدر حقا وجودهم. وهذا يختلف عن مواد الحدث. بدلا من ذلك، فكر في بطاقة دعوة بسيطة توفر معلومات قيمة لضيفك، بما في ذلك المضيف وعنوانه، وموضوع الحدث، والتاريخ (التواريخ) و / أو الوقت (الأوقات)، والاتصال برسالة الرد على الدعوة.

4. كتابة دعوات رسمية للحدث. كجزء من الدعوة الإلكترونية، يجب عليك تحديد معلومات رفيعة المستوى عن البرنامج والحدث. على سبيل المثال، إذا كانت هذه رحلة حافزة أو مؤتمر متعدد الأيام، فستحتاج إلى تضمين ما يلي: الوجهة، المكان الرئيسي للمؤتمرات / المؤتمرات، الموضوع الرئيسي، المتكلمين (بما في ذلك السير)، والجدول الزمني، والأنشطة، والخدمات اللوجستية، والتفاصيل حول التسجيل. يجب أن تقدم رسائل ومواد الدعوة للضيوف سببا للحضور، وأن تتضمن دائما عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

5. دعوة آداب تبدأ مع وجهة / مكان نظرة عامة. عند كتابة خطابات الدعوة الرسمية والمواد، فمن الأسلم دائما أن نفترض أن لا أحد إلى الموقع الذي تستضيف البرنامج.وهذا يعني أنك يجب أن تكتب لمحة موجزة عن الوجهة و / أو الفندق / منشأة / مكان حيث يتم عقد البرنامج. إذا كنت تخطط لحدث متعدد الأيام، فاحرص على الحفاظ على هذه المعلومات على أعلى مستوى ممكن، ولكن تأكد من توفر معلومات كافية لتزويد الضيف برؤى فريدة حول المكان، ولماذا يجب عليهم استثمار وقتهم معك.

6. دعوة آداب يتطلب جدول الحدث. إذا كنت تخطط لحدث متعدد الأيام مثل برنامج حافز، يجب أن تتضمن مواد الدعوة أكبر قدر ممكن من التفاصيل حتى يتمكن الضيوف من التخطيط بشكل مناسب لوقتهم معك. وھذا یعني أن دعوتك یجب أن تحدد أسالیب الوصول والأوقات التي یتوقع منھم المشارکة فیھا، وأوقات اجتماعات الأعمال والأنشطة (وخیارات الأنشطة)، ومعلومات عن الوجبات ومعلومات المغادرة.

7. دعوة آداب تتطلب وصف الأنشطة. عند كتابة خطابات دعوة رسمية والمواد، وتقديم لمحة عامة عن مختلف الأنشطة لمساعدة الضيوف على تحديد أفضل ما يتناسب مع مصالحهم. هو برنامج الغولف الخاص بك يوم 1/2 أو يوم كامل الحدث؟ ما هو "الطبقة" من تلك المنحدرات النهر تطفو؟ ما هو الارتفاع حيث كنت استضافة الحدث، وكيف عالية أن برنامج ركوب الدراجات الجبلية يأخذك؟ ما هو طول الفترة الزمنية لطبقة اللوحة وما الذي سيتعلمونه؟

8. دعوة آداب تتطلب معلومات حول اللوجيستيات الاجتماع. مرة أخرى، على افتراض أنك تستضيف برنامجا متعدد الأيام، يجب أن يزود النزلاء بتفاصيل عن كل من العناصر التالية:

   • حجوزات الرحلات
   • تسجيل الأحداث
   • حجوزات الغرف
   • نقل المطار > قانون اللباس
   • الطقس
   • إجراءات تسجيل الوصول
   • البنود غير القابلة للاسترداد
   • اتصالات الموظفين المضيفين
   • وضع جدول أعمال الحدث النهائي.

9. سيبدو هذا مختلفا عن مواد الدعوة الأولية ولكن يجب تقديمه للضيوف المدعوين عند الوصول أو قبل حضور الحدث مباشرة. وينبغي أن تشمل ساعة بعد ساعة (من الجيد أن الجمع بين ساعات) نظرة عامة على ما هو مقرر متى وأين. إذا كان لديك مسارات تعليمية متعددة مجدولة في وقت واحد، فمن المفيد أن تحدد تلك المسارات في مجموعات بحيث يعرف الحضور ما هي الموضوعات المجدولة متى وأين. أنشئ رسالة الترحيب بالحدث.

10. العديد من المخططين يكافحون مع المعلومات التي ينبغي أو لا ينبغي أن تتضمن في رسائل الترحيب. أفضل نصيحة هي الحفاظ على رسالة الترحيب بسيطة والسماح للضيوف يعرفون أنهم موضع ترحيب وتقدير. وتقترح آداب الدعوة أن يتم توقيع الرسالة من قبل المضيف الرسمي للحدث. واحدة من البنود دعوة الحدث الأكثر إغفالا هو إشعار المغادرة. وكجزء من رسالة الترحيب وأي هدايا وصول، من المهم إرفاق تفاصيل حول كيفية مغادرة الضيوف.

    إنشاء بطاقات القائمة.

11. سواء كنت تخطط لوجبة الإفطار أو الغداء أو العشاء، فإن الضيوف يقدرون دائما بطاقات القائمة التي تحدد عناصر القائمة لكل وجبة من الوجبات. أنها تعطي لهم شيئا للحديث عن عند جمع مع الآخرين على مائدتها ويسمح للموظفين الانتظار للحصول بسرعة على خيارات القائمة من الضيوف، مما يساعد على الحفاظ على الجدول الزمني على المسار الصحيح. ملاحظة: إذا كنت تخطط لمفاجأة خاصة أثناء الوجبة، مثل الحلوى تحت عنوان لبعض الترفيه الفريد، فمن المفيد أن تبقي تلك العناصر من بطاقة القائمة لتعزيز تأثير خاص. إنشاء التقدير بطاقات هدية هدية.

12. سواء كان ذلك هدية وصول أو هدية وسادة، كل هدية التقدير يجب أن يكون بطاقة هدية هديته. إنها فرصة لتعزيز رسائل "شكرا" وجعل ضيوفك يشعرون خاصة إضافية. من المفيد تضمين الصياغة والرسائل التي تعكس موضوع الحدث نفسه. أنشئ إشعارات مغادرة فردية.

13. في اليوم السابق للرحيل، قم بإرسال إشعارات إلى غرف الضيوف التي تذكرهم عند مغادرتهم، بما في ذلك رقم الرحلة ووقت المغادرة. فإنه يوفر فرصة لإصلاح أي أخطاء اللحظة الأخيرة التي قد تم تجاهلها خلال جدولة الخدمات اللوجستية.

    نصائح:

تأكد من أن لديك مصمم جرافيك كبير وعملية التسجيل عبر الإنترنت. والتحدي الذي لا يزال قائما اليوم هو وجود العديد من أنظمة تسجيل الأحداث عبر الإنترنت المختلفة، ولكنها تتطلب إما الكثير من التخصيص أو استخدام أنظمة الطرف الثالث لا تزال تعتبر مرتفعة بعض الشيء على أساس كل دعوة. ولهذا السبب لا يزال العديد من المخططين يعتمدون على أدواتهم ومواردهم المحلية.

1. تجد نفسك متجر القرطاسية كبيرة. وعلى الرغم من أن المنظمات تتجه أكثر فأكثر إلى استخدام أشكال الاتصال الإلكترونية، فإن ذلك لا يحل محل تأثير الدعوات المطبوعة ومواد الحدث. ابحث عن القرطاسية التي سوف تكمل موضوع الحدث الخاص بك، وتختلف أنماط الورق والأحجام لخلق المزيد من الاهتمام والدراما. سوف ضيوفك تلاحظ الجهد.
2. إنشاء قالب وتكرار من هناك. يجب على المخططين إنشاء خطابات دعوة قالب والمواد، وببساطة تحديث أحداث جديدة من قوالب البرامج والأحداث السابقة. وبطبيعة الحال، ينبغي اختيار القرطاسية الجديدة، والرسومات، والنص، وما إلى ذلك، واستخدامها، لذلك هناك كمية معينة من التخصيص المطلوب في كل مرة.