آداب الهاتف - العقل آدابك عند استخدام الهاتف في العمل

متى بدأت استخدام الهاتف؟ ربما كان في أقرب وقت يمكن أن تقول "مرحبا". لم تكن بحاجة إلى أي مهارة أكثر من ذلك من أجل إجراء أو تلقي مكالمة. والحقيقة هي، في حين أنها ليست بالتأكيد علم الصواريخ، آداب الهاتف المناسبة في بيئة العمل ينطوي على أكثر قليلا من القدرة على نطق تحية. وبما أنه قد يكون نقطة الاتصال الأولية مع عميل أو عميل أو حتى صاحب العمل الخاص بك، فمن فرصتك لجعل الانطباع الأول جيد …

أو فقيرة. وفيما يلي بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها عند استخدام الهاتف في العمل:

• ابتلاع أولا: وبعبارة أخرى، يجب أن يكون فمك غير مشغول عند إجراء مكالمة أو الرد على الهاتف. كنت تريد أن تكون قادرا على التحدث بوضوح وهذا أمر مستحيل إذا كنت المضغ أو البلع.
• الاسم والرتبة الرجاء: عندما تتلقى مكالمة في العمل يجب عليك تحديد نفسك وشركتك وقسمك إذا كان ذلك ممكنا. إذا تم نقل المتصل إليك من الخط الرئيسي للشركة، يمكنك ذكر اسمك وقسمك فقط. الشخص الذي أجاب في البداية المكالمة على الأرجح أعطى اسم الشركة. عندما تكون المتصل، حدد نفسك بنفس الطريقة قبل أن تطلب من الشخص الذي تحاول الوصول إليه.
• الأخلاق حقا المسألة: دائما مهذبا بغض النظر عن من هو على الطرف الآخر من الخط. سواء كنت تتحدث إلى موظف استقبال أو رئيس الشركة لا ننسى أبدا أن أقول من فضلك وشكرا لكم. وبصرف النظر عن حقيقة أن الجميع يستحق الاحترام، يمكن للشخص الذي يجيب على المكالمة الخاصة بك التأكد من أن يتم التعامل معها بشكل مناسب.

• فوكوس: بينما نحب أن نحاول تعدد المهام (أو محاولة) الامتناع عن التمسك بأشياء أخرى أثناء إجراء مكالمة. يجب أن تعطي الشخص الذي تتحدث إليه اهتمامك غير المقسم. البريد الإلكتروني الخاص بك، وسائل الاعلام الاجتماعية والألعاب يمكن أن تنتظر.
• الآن الانتظار على: أولا وقبل كل شيء، يجب تجنب جميع المحادثات الأخرى أثناء وجودك على الهاتف. الواقع في بعض الأحيان يحصل في الطريق على الرغم من. قد تضطر إلى التحدث إلى شخص يأتي إلى مكتبك أو مقصورة أو التقاط مكالمة أخرى. عذر نفسك ومن ثم الحد من محادثة أخرى لبضع ثوان فقط. لا تترك شخصا ما في انتظار الانتظار إلى أجل غير مسمى. إذا كنت لا تستطيع أن تأخذ الرعاية من المسألة الأخرى بسرعة، ولكن يجب التعامل معها على الفور، بدلا من وضع الشخص الذي كنت تتحدث في الانتظار، نسأل ما اذا كان يمكنك الاتصال مرة أخرى في الوقت الذي هو مناسب لها.

• لا تدع المتصل لديك فقدت في النظام: هناك أوقات عندما لن تكون قادرة على مساعدة الشخص على الطرف الآخر من الخط، وسوف تضطر إلى نقل له شخص يمكن. عند القيام بذلك، تأكد من أنه يعرف لمن كنت نقل المكالمة ولماذا.اسمحوا له أن يعرف ما يجب القيام به إذا كانت الدعوة لا تذهب من خلال أو إذا كان الشخص الذي ترسله إلى ليس هناك أو لا يمكن أن تساعد.
• حافظ على الرسائل القصيرة والحلو: عندما تترك رسالة بريد صوتي لشخص ما، تحدث ببطء وواضح خاصة عندما تذكر اسمك ورقم هاتفك. عدد كبير جدا من الناس ترك رسائل طويلة جدا والرسائل المتداعية فقط لتلعثم بسرعة أسمائهم وأرقام في نهاية الأمر الذي يترك المتلقي غير قادر على إعادة المكالمة.
• مرة واحدة كافية: إذا تركت رسالة والشخص الذي تركت له لا نعود اليكم على الفور قد يكون ذلك لأنها لا تستطيع في الوقت الراهن. ليست هناك حاجة للاتصال مرارا وتكرارا. إذا كان الأمر ملحا، فيمكنك محاولة الاتصال مرة أخرى في اليوم التالي أو متابعة رسالة إلكترونية تفيد بأنك تركت أيضا رسالة صوتية.
• استمع أولا: استمع إلى بريد صوتي تلقيته بكامله قبل إعادة المكالمة الهاتفية. قد تتعلم أنه ليس من الضروري حتى لاستدعاء مرة أخرى (نجاح باهر، ما الوقت التوقف) أو التي تحتاج إلى رعاية شيء أولا. على سبيل المثال، قد يحتاج المتصل إلى معلومات يمكن أن تكون جاهزة عند العودة إليها.