3 أخطاء عمليات الأحداث الشائعة لتجنب

ما وراء التجربة البحتة، فإن أفضل طريقة لمخطط الحدث لتصبح مخطط الحدث أفضل من خلال حضور وظيفة أخرى كضيف. معظم المخططين الحدث قضاء مدة الحدث تنسيق وراء الكواليس، ولكن تعاني من حدث من خلال عيون ضيف يمكن أن يكون، حسنا، فتح العين.

كونك ضيف، بدلا من مخطط الحدث، يتيح لك فرصة لمراقبة موظفي الحدث الحدث في العمل، منظور من الذي غالبا ما يكون من الأسهل أن نلاحظ ما يعمل بشكل جيد - وما لا.

في ما يلي ثلاثة أخطاء ربما تشاهدها في الأحداث التي تدار بشكل سيء، إلى جانب نصائح لتجنب حدوث مثل هذه الأخطاء في أحداثك.

سوء إدارة جدول التسجيل

عندما يسافر الضيوف إلى طاولة التسجيل، يجب أن يكون موظفو الحدث مرحب بهم ومستعدون لمساعدة الضيوف - بغض النظر عن الوضع.

ليس من الوجهة الخدمية أو حتى مهذبا أن يفترض أن الشخص الذي يمشي إلى طاولة التسجيل لا ينتمي إلى الحدث. ومع ذلك، هذا هو بالضبط ما يمكن أن يحدث إذا لم يتم إعداد الموظفين بشكل صحيح أو إحاطة. تذكير موظفي الحدث بأن جدول التسجيل يمثل صورة المضيف والمنظمة وراء الحدث. يجب على الموظفين تحية جميع الضيوف في جدول التسجيل وسؤال ما إذا كانوا هناك لتسجيل الدخول لهذا الحدث من قبل الحدث أو اسم المضيف. إذا ارتكب خطأ، فإن معظم الضيوف سوف تصحح نفسها بنفسها وتفسر نفسها. وإذا لم يكن الأمر كذلك، ينبغي إعطاء الموظفين تعليمات بشأن أفضل طريقة لمعالجة الوضع.

اللطف يقطع شوطا طويلا في عمليات الحدث.

الإعداد الحدث الفوضوي

في معظم الأماكن، تنظيف المنزل ينظف مساحة الحدث، وموظفي عمليات الولائم ثم استكمال الإعداد. إذا أوقفت عمليات الولائم زجاجا وفشلت في تنظيف الشظايا، تبقى الشظايا على الأرض - ما لم ينظف موظفو الحدث.

لا تترك قطع الزجاج المكسور والحطام الأخرى صورة فظيعة فحسب، بل يمكن أن تخلق أيضا خطرا على السلامة. ولذلك، فإن أفضل المخططين الحدث تصل دائما 1-2 ساعات قبل وقت البدء لمراقبة الإعداد وإجراء سلسلة من تجول في المنطقة والبحث عن الزجاج وغيرها من البنود 30 دقيقة ومرة ​​أخرى قبل 15 دقيقة من الحدث. يجب أن يكون أي شيء خارج المكان، يمكن مخطط الحدث جلبه إلى الموظفين الولائم.

تنظيف غير موقوت

مع أي حدث، سيكون هناك جدولان (يتنافسان أحيانا): جدول أعمال المنظمين وجدول أعمال موظفي عمليات المكان. تقع على عاتق مخطط مخطط الحدث التأكد من أن كلا منهما متزامن بشكل مناسب.

عرض البرنامج أو الكلمة الرئيسية عادة ما يحدث مباشرة بعد نوع من استقبال الوصول التي قد تشمل جداول التسجيل والمواد الغذائية والمشروبات.ولذلك، ينبغي التخطيط بعناية لتوقيت تنظيف الأنشطة وهدمها حتى لا تتعارض مع جدول أعمال البرنامج أو تقطعه. عندما لا يتم مناقشة نظيفة وهدم مع موظفي عمليات الحدث في وقت مبكر، قد تجد مخطط الحدث أن الجداول وغيرها من البنود يمكن إزالتها مباشرة أمام المضيفين أو المتحدثين الضيوف، تشتيت الجميع في الغرفة.

هل يجب على مخططي الفعاليات تذكير مديري الولائم عندما يكون موظفوهم يعملون ومتى يجب أن يكونوا هادئين؟ الجواب نعم.

الخلاصة

في حين أن الأماكن التي تدار بشكل جيد مع مديري عمليات الحدث الدؤوب والموظفين يجب أن تجعل مهمة مخطط الحدث أسهل، وهذا التنفيذ المثالي للحدث ليس هو الحال دائما. مخططي الحدث كبيرة تجعل كل التفاصيل من تنفيذ الحدث أعمالهم. يأخذون الوقت لمناقشة جميع جوانب الإعداد وخدمة الحدث، وهدم مع مديري الولائم قبل الحدث نفسه والإشراف على عمليات الحدث قبل وأثناء وبعد لضمان أفضل حدث ممكن للعميل.