5 أخطاء تخطيط الأحداث الهامة يجب على كل مدير حدث تجنبه!

دعونا نواجه الأمر، يقول قانون مورفي أنه إذا كان هناك شيء يمكن أن يحدث خطأ فإنه على الأرجح سوف! هذا مجرد حقيقة أساسية من الحياة التي في كثير من الأحيان علينا أن نعيش مع.

ولكن عندما يتعلق الأمر بتخطيط الأحداث، فإن مدير الحدث المختص سيبحث دائما عن تخفيف قانون مورفي من خلال الاعتراف بإمكانية أن تسير الأمور على ما يرام وتخطيط وفقا لذلك.

كمدير حدث، فإنه على مسؤوليتك تماما للتأكد من أن الحدث الخاص بك بسلاسة مع عدد قليل من العقبات كما إنسانيا ممكن.

في العالم الحقيقي ليس من الممكن تغطية كل احتمال ولكن على الأقل يجب أن تكون على بينة من الأخطاء الهامة التخطيط الحدث كل مدير الحدث يجب تجنب.

هو محذر مسبق لذلك دعونا حفر في بعض النصائح الأساسية التي قد تساعدك بشكل جيد على تجنب كارثة غير معتدل في الحدث الخاص بك المقبل.

--2>>

1. سوء الاتصال - هذا هو على الارجح الخطأ الأكثر شيوعا التي أدلى بها مخططي الحدث عديمي الخبرة، واحد هو أن يتم تجنبها في جميع التكاليف كما الاتصال السيئ يمكن أن ترسم حرفيا كارثة.
   غالبا ما يكون الاتصال السيئ نتيجة لعدم الاهتمام بالتفاصيل خاصة عندما يتعلق الأمر بقائمة التحقق من الحدث. من المهم للغاية أن تتواصل بشكل فعال مع فريق الحدث الداخلي والموردين. في حين أنه ليس في مصلحتك القصوى إلى ميكروماناج أو إثارة إزعاج لنفسك تحتاج إلى أن تكون على رأس عملية الاتصال وضمان أن كل من يشارك في هذا الحدث يعرف بالضبط ما هو متوقع منها وعلى بالضبط ما الجدول الزمني.

1. ضعف أو فقدان التخطيط للطوارئ - تذكر قانون ميرفي؟ من المحتمل أن تكون الأمور خاطئة في الفترة التي تصل إلى وبطبيعة الحال خلال الحدث الخاص بك القادم. هذا أمر طبيعي ومن المتوقع. سوف مخطط الحدث المهنية التفكير في المستقبل، وتحديد احتمال أن الأمور على غير ما يرام ولها التخطيط للطوارئ جيدة في المكان. على سبيل المثال، ماذا لو كان نظام التسجيل الخاص بك يعطل في اليوم، ماذا لو كنت قد نفد من الطعام أو الشراب، ماذا لو لم يكن هناك ما يكفي من أماكن وقوف السيارات المتاحة، ماذا لو لم يفهم المتحدث الرئيسي للوصول في الوقت المحدد، ماذا لو كان الصوت نظام أو نظام الإسقاط إعطاء مشاكل في يوم الحدث الخاص بك - هل تكون قادرة على التعامل؟ هل لديك خطة ب؟
2. عدم كفاية النقل - هل أنت متأكد تماما من أن وسائل النقل التي نظمتها للحصول على المندوبين ومقدمي العروض من وإلى الحدث الخاص بك كافية؟ من المهم أن تحقق في الأسابيع التي سبقت الحدث الخاص بك وحتى (في اللحظة الأخيرة) في يوم الحدث نفسه أن يتم تلبية جميع متطلبات النقل الخاصة بك بشكل كاف. مرة أخرى، فكر في شروط الطوارئ هنا - ماذا يحدث في حالة انهيار السيارة أو السيارة في يوم الحدث، هل لديك خطة احتياطية؟
3. عدم وجود لافتات واضحة - لا يوجد شيء أكثر إحباطا للمندوبين من حضور حدث خاص وعدم كونهم متأكدين أو مشوشين حول مكان العرض أو العرض التالي. تجنب ذلك من خلال التأكد تماما من أنك تعرض لافتات كافية يسهل قراءتها وفهمها. فمن الأفضل أن تذهب في الخارج هنا من ترك الحضور الخاص بك فقدت وحيرة ويسأل باستمرار عن الاتجاهات.
4. عدم كفاية الموظفين في متناول اليد - في يوم الحدث الخاص بك من المحتمل أن يكون التعامل مع عدد كبير جدا من الحضور. لا ترتكب خطأ الاعتماد على شخص أو شخصين فقط للتعامل مع أسئلة المندوب أو مخاوفه. تأكد تماما من أنك تعرف الأرقام الخاصة بك وقبل كل شيء ضمان أن بين فريق التخطيط الحدث الخاص بك والموظفين المقدمة من قبل البائعين، لديك الموظفين كافية في متناول اليد.

وأخيرا، هناك قول مأثور يقول "افتراض يجعل الحمار من أنت وأنا" وهذا لم يكن أبدا أكثر من عندما تطبق على إدارة الحدث. أبدا، من أي وقت مضى نفترض أن يتم تغطية جميع القواعد - تأكد من أنها! إذا كان أي شك في أفضل سياسة دائما للتحقق وفحص مزدوج. لا تترك الأشياء حتى اللحظة الأخيرة وتجد نفسك تحارب الحرائق في يوم الحدث الخاص بك.