كيفية إجراء اجتماع عمل مألوف أكثر إثارة

الاجتماعات جزء لا مفر منه من الأعمال. يمكنك تبادل المعلومات، وتبادل الأفكار، وتوليد الحلول وخلق العمليات والنظم. والمشكلة هي أن العديد من هذه الاجتماعات مملة بشكل مؤلم، مما يعني أن الناس الذين يحضرون قد تم ضبط أدمغتهم.

إذا كان الناس لا تولي اهتماما وتركز، الاجتماع هو مجرد مضيعة للوقت الجميع. كيف يمكنك جعل اجتماعات مملة أكثر إثارة بحيث إنجاز شيء ما؟

إليك 5 نصائح عملية:

1. بان سمارتفونيس

نعم، هذا هو مثل إخبار الناس لرمي أطفالهم إلى ذئاب الذئاب قبل المجيء إلى الاجتماع. سوف يصر الناس على أن لديهم هواتفهم - بعد كل شيء، يمكن أن تحدث حالة طوارئ. نعم فعلا. العالم يمكن أن ينتهي خلال اجتماع التخطيط الفصلي، ولكن من غير المحتمل.

المشكلة مع التكنولوجيا اليوم هو أنه يسمح لك بالتركيز على ما هو ليس أمامك - الاجتماع. الشيء المضحك هو، إذا كان الناس وجها لوجه مع الناس كانوا الرسائل النصية خلال اجتماعكم، وأنها سوف تكون الرسائل النصية لشخص آخر. الهواتف البقاء في مكاتب.

بدون الهاتف، شيئين يحدثان خلال اجتماعكم. كنت اضطر إلى البقاء في الوقت الحاضر وتقصير تنفق التواصل مع المشاركين الآخرين. لماذا هذا مهم؟ لأنك ستجد أن اجتماعاتك أكثر إثارة للاهتمام عندما تعرف زملائك.

كيف يمكنك التعرف عليها؟ من خلال التحدث إليهم.

ماذا تفعل عندما يكون لديك هاتفك؟ أنت لا تتحدث إلى الشعب الجديد.

2. إعداد، إعداد، إعداد

اجتماع حيث يأتي الرصاص أو مشرف في وقت متأخر، ليس لديها جدول أعمال، وأجنحة، مملة ومملة. ويمكن أن يكون الاجتماع الذي تم إعداده بشكل جيد بشكل رائع وجذاب. عندما يكون زعيم لديه خطة والغرض، فإن الاجتماع سيكون أكثر إثارة للاهتمام.

عندما لا يكون هناك اتجاه أو هدف، فإن الاجتماع لن يكون مثيرا للاهتمام.

الجزء الآخر من التحضير هو تحسين المهارات الخاصة بك. لقد كنت في الاجتماعات التي كانت منتجة وتفاعلية وجعلك تشعر وكأنك يمكن أن تذهب بها وإنجاز أشياء عظيمة. و، كنت قد حضر الاجتماعات حيث كنت متأكدا من أنه إذا سقطت نائما لا أحد سوف تفوت لك، وأنك لن تفوت أي شيء مهم. الفرق هو الشخص الذي يدير الاجتماع.

إذا كانت اجتماعاتك مملة، ألق نظرة على المرآة. العثور على وسيلة لتحسين. يمكنك أن تأخذ فصلا رسميا (قد يساعدك قسم الموارد البشرية في تقديم اقتراحاتك)، فيمكنك طلب التعليقات والتوجيه من زملائك في العمل الذي تتمتع به مهارات الاجتماع، أو يمكنك اتخاذ صف عبر الإنترنت. وهناك الكثير من المساعدة المتاحة لك، والكثير من ذلك هو حر لاتخاذ عندما كنت ترغب في جعل اجتماعات مملة المعتادة أكثر إثارة.

3. يشارك الجميع

لماذا يجب على الجميع المشاركة؟ حسنا، لأنه إذا كانت المشاركة ليست ضرورية، يمكنك التعامل مع هذه المسألة برمتها عبر البريد الإلكتروني. بشكل جاد. هناك عدد قليل جدا من المرات عندما كنت في حاجة لجلب مجموعة في لنقل المعلومات.

نعم، هناك بعض الأمور مثل التسريح الجماعي أو إعادة هيكلة الشركة الكاملة التي سوف تذهب على نحو أفضل إذا كان لديك مدير يتحدث إلى المجموعة بأكملها، ولكن في معظم الحالات، ينبغي أن تكون دائما اجتماعات تفاعلية.

كيف تفاعلي؟ حسنا، هذا يعتمد على الغرض من الاجتماع. إذا كانت جلسة العصف الذهني، يجب على الجميع التحدث. إذا كان شخص ما لا يتحدث، اتصل على هذا الشخص. قد يكره الانطوائيون هذا النوع من الاجتماع، ويجب أن لا تجعل اجتماعات الضغط العالي للمقدمة من خلال وضعها على الفور.

ولكن ثقافة اجتماعك تحتاج إلى التأكد من أن الجميع يشاركون في جلسات العصف الذهني هذه ويجب أن يعرفوا أن مشاركتهم مطلوبة مسبقا.

إذا كان اجتماعا تخطيطيا أو اجتماعا لتحديد الأهداف، أو حتى اجتماع تقرير ربع سنوي، فيجب أن يكون هناك وقت للإدخال، سواء لطرح أسئلة أو تقديم تعليقات. ويحتاج الغلاف الجوي إلى تشجيع المشاركة، ولكن مع وجود عدد قليل من القيود (انظر أدناه).

4. لا تدع أي شخص مهيمن

إذا كنت تقود الاجتماع، فمن الطبيعي أن عليك التحدث أكثر من غيرها.

بعد ذلك، على الرغم من ذلك، كنت لا تريد شخص آخر للسيطرة على المحادثة. يمكن أن تجعل اجتماع مملة. تذكر أن إعادة توجيه التعليقات ودعوة الناس الذين تعرفهم هم خبراء في المنطقة لنشر المتكلم القهري.

على سبيل المثال، عندما قدمت جين تعليقها الرابع وبدأت في الذهاب لخامس، قطع لها لطيف قدر الإمكان بالقول: "شكرا، جين، ونحن نعرف موقفكم. أود أن أسمع ما يقوله كارين. ولم يكن لدى جيم وبوب بعد فرصة للتحدث.

في بعض الأحيان، عليك أن تتحدث مع جانيس من مكتبك قبل اجتماع لتذكيرهم بأن نقطة التقاء كمجموعة هي تبادل الأفكار مع الجميع، وإذا هيمنت، فإن الاجتماع لن يكون كما ناجحة. أو، مباشرة بعد الاجتماع يعمل بشكل جيد أيضا، كما سيكون لديك أمثلة جديدة إذا لزم الأمر.

الناس الذين أخذوا الوقت لحضور اجتماع جلب معارفهم وخبرتهم تستحق الفرصة للتحدث وتبادل آرائهم. كزعيم، يمكنك أن تتعلم للسيطرة على السلوك الذي يقوض الاجتماع.

5. جعل العناصر أكتيونابل

وكان الاجتماع الذي ينتهي مع أي إجراءات مجرد مضيعة للوقت. انها تفريغ المعلومات، وفي هذه الحالة كان الاجتماع ليست أفضل طريقة للمضي قدما. ينتهي اجتماع مثير ومثير مع أشياء يمكن للناس وينبغي القيام به، إما لتعزيز أهدافهم الفردية أو أهداف الشركة أو، من الناحية المثالية، على حد سواء. إذا كان الناس لا يسيرون بعيدا معرفة ما خطواتهم المقبلة، ثم فشل الاجتماع.

بالإضافة إلى وجود عناصر قابلة للتنفيذ، يجب أن يكون هناك متابعة. يمكن أن يتم ذلك في اجتماع ثان أو بشكل فردي، ولكن يجب أن يحدث. سيتم ضبط الأشخاص إذا كانوا يعرفون أن عناصر الإجراءات كلها للعرض.

لن تحل الاجتماعات أبدا محل الرحلات إلى ديزني لاند للإثارة، ولكن يمكنك جعلها أكثر إثارة ومثيرة للاهتمام وإنتاجية. جعل هذه التغييرات الخمسة، وسوف تجعل اجتماعات مملة المعتادة أكثر إثارة بالنسبة للأشخاص الذين يحضرون. وهذا أمر جيد لنجاح مؤسستك.