8 خطوات قبل إصدار بطاقات ائتمان الشركات

يتعين على الشركة إجراء عمليات شراء أو إجراء صيانة. مع أخذ هذه النفقات في الاعتبار، غالبا ما يكون من الجيد النظر في إصدار بطاقات ائتمان الشركات للموظفين المختارين.

إصدار هذه البطاقات للموظفين يعني أنهم يستطيعون القيام ببعض المعاملات نيابة عن الشركة، ثم يقدمون جميع الإيصالات إلى المدير المالي الرئيسي في نهاية كل شهر. كشركة، بدلا من إصدار السلف النقدية لكل موظف، وبطاقات الائتمان للشركات تتحول إلى أن يكون الخيار الأفضل لأنك لن تشارك في متاعب من إعطاء النقدية.

ومع ذلك، قبل إصدار بطاقات الشركات، تحتاج إلى وضع تدابير وقائية في المكان. دون القيام بذلك، هناك احتمال لبعض الموظفين لسوء استخدام أموال الأعمال. وتزداد مخاطر عمليات الشراء غير المصرح بها عندما تكون بطاقات ائتمان الشركات في أيديهم، ولا توجد تدابير وقائية قائمة. ومن أجل السيطرة على هذه المخاطر، ستساعد السياسات التالية:

في البداية، تعيين التوقعات

عند إصدار البطاقات، فإنه من المستحسن تعيين وإبلاغ جميع الموظفين على ما هو متوقع منهم عندما يتعلق الأمر استخدام البطاقة. يجب عليك وضع سياسة توضح بوضوح مسؤولية حامل البطاقة ونوع النفقات التي يجب أن تستخدمها البطاقات ونوع الوثائق التي يجب تقديمها لكل حساب.

هذا هو واحد من المفاتيح التي يجب أن تضعها كل شركة من أجل الحد من كيفية استخدام حامل البطاقة للبطاقة. دون القيام بذلك، سوف عملك تكبد نفقات إضافية التي لم تدرج في الميزانية التي على المدى الطويل يزيد من تكلفة إدارة الأعمال.

تأكد من فهم قواعد البطاقة بشكل صحيح

كما نعلم، فإن معظم الموظفين ليس لديهم ثقافة القراءة. وهذا يعني أنه إذا كنت مجرد صحن بطاقات الشركات الموظف مع طباعة غرامة القانونية للقواعد دون أخذها من خلال كيف أو ما هو متوقع فيما يتعلق باستخدام البطاقة فإنه لن يساعد لأن الكثير منهم قد تستخدم البطاقة دون قراءة قواعد.

لتجنب السيناريو أعلاه، من الجيد تنظيم اجتماع مع الموظفين واتخاذهم من خلال السياسة. بعد القيام بذلك، سيكون من الجيد بالنسبة لهم الاعتراف فهم السياسة كتابة. وهذا يعني أنه في حالة تعارض الموظف مع ما تنص عليه السياسة، يجب اتخاذ التدابير المناسبة.

كن حريصا على الإنفاق

في معظم الأحيان يميل معظم الموظفين إلى الإخلال بالقواعد وينتهي بهم الأمر إلى إنفاق أكثر مما هو مبين في السياسة. مع هذا في عقلك، فمن الجيد للحفاظ على علامات التبويب وثيقة على استخدام بطاقات الائتمان التجارية. يجب على المسؤول المالي أن يبلغ المشرفين في كل قسم بأنهم سيتحملون مسؤولية الإشراف على الموظفين الذين يحملون بطاقات في تلك الدائرة.

سيؤدي ذلك إلى تقليل إساءة استخدام البطاقات من جانب الموظفين. عندما يعرف موظف أن هناك شخص ما رصد الإنفاق بطاقة، فإنها سوف يخشون للمشاركة في أي مشتريات غير مسموح بها التي لم يرد في السياسة.

لديك تدابير وقائية في مكان

المال هو مورد اقتصادي، وبالتالي فهو نادر جدا. وهذا يعني أنه عندما ينتهك موظف امتيازات استخدام البطاقة، يتم نقل العبء فورا من الشركة إلى الشركة. مع هذا في الاعتبار، فمن بخير بالنسبة لك لوضع حدود الإنفاق على كل بطاقة.

يمكن منح الأشخاص الذين يشغلون مناصب إدارية حدودا أعلى من تلك الموجودة في الرتب الأدنى. ويهدف هذا الإجراء إلى الحد من مخاطر القيام بعمليات غير مصرح بها. ولا ينبغي أبدا تجاوز الحد الأقصى للإنفاق وينبغي ذكره في السياسة. إذا تجاوز أي موظف الحد، يجب خصم المبلغ الإضافي على الرواتب بالإضافة إلى عقوبة.

دائما إجراء مراجعة سنوية

برنامج بطاقة الائتمان للشركة يجب أن تتم مراجعتها عاما بعد عام. وذلك لأن بعض الموظفين قد انتقلوا من قسم إلى آخر، وبما أن لكل إدارة حد إنفاق محدد، فهناك حاجة لإجراء مراجعة سنوية للبرنامج.

ويسمح ذلك أيضا لرؤساء الإدارات بإصدار حدود إنفاق جديدة وفقا لمسؤوليات كل موظف. إذا كان الموظف يعمل في قسم لم يعد يحتاج إلى بطاقة ائتمان الشركات، فإنه قد / هي قد يتم إزالتها من البرنامج.

زيادة الكفاءة من خلال المتابعة

من الجيد أن يكون لديك شخص ليس جزءا من شركتك أو لا حامل البطاقة للقيام ملخصات المعاملات نيابة عن الشركة وتقديمها لك في نهاية المطاف من كل شهر. والغرض الرئيسي من هذا الشخص المعين هو قائمة أسماء الموظفين الذين لم يسلم تفسيرات والبيانات في الوقت المناسب على استخدام بطاقاتهم.

هذا هو وسيلة سهلة بالنسبة لك لمراقبة أي الموظفين التمسك بسياسات البطاقة وتلك التي ليست كذلك. بعد فترة معينة من الزمن، قد تختار للقضاء على سوط على أولئك حاملي بطاقات دائمة التي تذهب دائما ضد السياسات إما عن طريق أخذ بطاقات بعيدا عنها مؤقتا أو حتى بشكل دائم.

تقييم القيم المتطرفة

تذكر، يجب أن يتم إصدار بطاقة عضوية من قبل الموظف فقط على بعض العناصر المفيدة للشركة ويجب عدم استخدامها مطلقا في شراء الأشياء الشخصية ما لم يكن هناك حالة طوارئ. وبالتالي، هناك حاجة لمراقبة جميع النفقات التي يستخدمها كل موظف على البطاقة في نهاية كل شهر.

إذا كان موظف أو أكثر يستخدمون البطاقة على الأشياء الشخصية، فيجب إجراء تقييم شامل لتحديد ما إذا كان ذلك بسبب حالة طارئة أم لا. إذا لم تكن حالة طارئة، فيجب اتخاذ إجراءات تأديبية ضد حامل البطاقة. على العكس من ذلك، إذا كان ذلك بسبب حالة الطوارئ، فإن المصاريف المتكبدة يجب خصمها من راتب حامل البطاقة من دون أي إجراءات تأديبية المتخذة ضدهم.

قسمة المخاطر

يجب أن تضمن سياسة بطاقة الشركة الخاصة بك أن يكون مستخدم الموظف مسؤولا شخصيا عن جميع أرصدة بطاقات الائتمان على مسؤوليته الخاصة.مع وجود مثل هذه السياسة، فإن الشركة سوف تحتاج فقط إلى تعويض الأموال لحاملي بطاقات الفردية وفقا لكمية من النفقات المعتمدة. وهذا ما نشير إليه على أنه تقاسم المخاطر بين الشركة والموظفين. هذا هو وسيلة جيدة للتعامل مع الموظفين الذين يميلون إلى شراء الاشياء الشخصية باستخدام البطاقة لأنها لن تعطى سوى مبلغ يطابق مع النفقات المعتمدة فقط.