بطاقات ائتمان الشركات للموظفين: أخبار جيدة وسوء

إذا كنت صاحب عمل لديه موظفون يتكبدون نفقات أثناء ممارسة الأعمال التجارية، فإن طريقة ممتازة لمشاهدة هذه النفقات والتحكم في التكاليف هي بطاقات ائتمان الشركات للموظفين. تستخدم بشكل صحيح، يمكن أن بطاقات الائتمان للشركات تساعدك على تحقيق العديد من أهداف عملك. لسوء الحظ، فإنها يمكن أن تثبت أيضا أن التراجع لك ولموظفيك لأنها تمهد الطريق لسقوط الحر الشركات، أو على الأقل بضع درجات أسفل السلم.

ما هي بطاقة الائتمان للشركات؟

بطاقات الائتمان للشركات هي مجموعة من الترتيبات المنفصلة والمتميزة عن الائتمان التجاري الشخصي والصغير. يمكن للشركة تزويد موظفيها ببطاقات ائتمان الشركات لشحن النفقات المعتمدة المتعلقة بالعمل، وعادة ما تكون ذات طابع سفر. يتم إصدار بطاقة ائتمان الشركات عادة باسم الشركة وباسم الموظف عليها. على عكس بطاقات الائتمان التجارية الشخصية والصغيرة، يتم إصدار بطاقات الائتمان للشركات من قبل عدد قليل فقط من المنظمات. كما يتم إصدارها مباشرة بين الشركة والمصدر.

معرفة القواعد

بغض النظر عن مصدر بطاقة ائتمان الشركات، يجب قبولها مع فهم كامل لكيفية عملها. هذا ليس فقط للشخص الذي يستخدم البطاقة، ولكن الشركة كذلك. هذا يمنع الكثير من سوء الفهم التي يمكن أن يكلف الجميع. أولا من بين هؤلاء هو المسؤول عن الدفع.

تحمل بعض البطاقات الحكم بأنه على الرغم من كونها بطاقة ائتمان تجارية، فإن الموظف مسؤول عن التأكد من أن الدفع يتم. بالنسبة للآخرين، الشركة التي يعمل بها الموظف هو المسؤول عن الدفع.

-

وضع القواعد موضع التنفيذ

أحد الفوائد الرئيسية لاستخدام بطاقات الائتمان للشركات هو أنها تسمح لأرباب العمل بمراقبة إنفاق موظفيهم عن كثب، خاصة عندما يكونون خارج نطاق مكتب السفر.

يجب على أي شركة تصدر بطاقة ائتمان الشركات التأكد من أن سياساتها المتعلقة بالإجراءات وحدود الإنفاق والقيود مفهومة ومتابعة من قبل الموظفين. على سبيل المثال، قد يتم وضع تكاليف معينة مثل تذاكر الطيران وتأجير السيارات على بطاقة الائتمان، في حين أن تلك التكاليف مثل الوقود والحصيلة تأتي من جيب الموظف.

يجب على الموظفين أيضا أن يفهموا أنه حتى عندما تتم الموافقة على اتهامات ذات طبيعة معينة، قد تفرض قيود عليهم. قواعد مثل هذا يمكن تطبيقها فرشاة واسعة أو وفقا لفئات معينة من التجار. على سبيل المثال، قد توافق الشركة على حد معين للإنفاق على الوجبات، وخاصة عندما يكون العملاء مطلعين، ولكن إذا قرر نفس الممثل أنه يريد إرسال زهور إلى عميل، فقد لا يسمح بذلك.إن القيود المسبقة على اإلنفاق على البطاقة يمكن أن تحد من هذا النوع من اإلنفاق.

تجنب المزالق

كلما صدرت بطاقة ائتمان الشركات، يجب أن يكون هناك فهم من قبل الموظف حول كيفية استخدام هذه البطاقة. بعض الشركات حتى توفير دروس تدريبية على استخدام بطاقات الائتمان للشركات بحيث المعلومات الأساسية عن استخدامها أمر شائع للجميع ولا أحد يستطيع أن يقول أنها لم تكن على علم بإصدار القواعد.

الخطر الرئيسي لبطاقات الائتمان للشركات هو عندما يخلط الموظفون الاستخدام الشخصي و التجاري. ومن الواضح أنه في أي وقت من الأوقات يجب أن يتم تحميل نفقات شخصية على بطاقة الائتمان للشركات. لحسن الحظ، مع الضوابط الصحيحة على تلك البطاقة، وهذه الأنواع من مشاكل الإنفاق يمكن السيطرة عليها والقضاء عليها. في معظم الحالات، تحدث هذه المشاكل عندما يريد الموظف تخطي الازعاج من إجراء صفقتين مختلفتين في نفس الوقت، معتبرا "أستطيع تعويض الشركة لاحقا". من ناحية أخرى، في كثير من الحالات هذا الحساب لا يحدث أبدا، ويحدد الموظف حتى على مسار تصادم مع إدارة الشركة.

تطبيق الليبرالية من الحس السليم

إذا كان هناك اتجاه صعودي لاستخدام بطاقات الائتمان للشركات، فمن القدرة على الشركات أن تبقي الموظفين على علم بأن يتم مراقبتها.

هذا لا ينبغي أن يكون مدعاة للقلق. وينبغي أن يضع الموظفين على إشعار بأن إنفاقهم باسم العمل مهم، وأن عليهم أن يمارسوا الحس السليم في الطريقة التي يقضون بها خزائن الشركة. أي شيء آخر يؤثر سلبا فقط على الخط السفلي للشركة، مما يؤثر على الموظفين أيضا.