تجنب الخيارات الضعيفة للاستعانة بمصادر خارجية في مكتب المساعدة

المنافسة في اقتصاد اليوم أكثر شراسة من أي وقت مضى، وتعمل منظمات تكنولوجيا المعلومات على الصعيد العالمي على البحث عن طرق استراتيجية لإخراج التكلفة والوقت والجهد. العديد من المنظمات أصبحت الليزر تركز على أعمالهم الأساسية والأنشطة المطلوبة لجعلها ناجحة في المشهد التنافسي الحالي. ومع قيام العديد من المنظمات بخفض عدد الموظفين، هناك موارد أقل وأقل لدعم المبادرات الاستراتيجية المؤسسية.

من المعروف أن الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات وعمليات غير أساسية أصبحت اتجاها ملحوظا على مدى السنوات القليلة الماضية. في الواقع، يعتقد بروس كالدويل، المحلل الرئيسي مع غارتنر، أن الشركات يمكن أن تولد ما يصل إلى 20-30٪ وفورات في التكاليف على العمليات الداخلية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية. ويمكن أن يمثل ذلك وفورات كبيرة لمنظمة لا يمكن تجاهلها بسهولة.

قد يبدو الاستعانة بمصادر خارجية في مكتب المساعدة بمثابة إجابة سهلة لخفض التكاليف وتحسين مستويات الخدمة، ومع ذلك، يمكن أن يكون هناك جانب مظلم للاستعانة بمصادر خارجية. هناك تحديات كبيرة لإيجاد المورد المناسب، وضمان الانتقال السلس وفهم التوقعات والتكاليف الحقيقية. فكيف يمكنك التأكد من أنك سوف تكسب فوائد الاستعانة بمصادر خارجية وتجنب المزالق؟ لقد قمنا بالبحث واستخلصنا من تجربتنا لتجلب لك …

أكبر 11 مخالفة تقوم بها الشركات عند اختيار مزود الاستعانة بمصادر خارجية وكيفية تجنبها:

1. عدم فهم عملك وكفاءته الأساسية سواء كانت مؤسستك في مجال الرعاية الصحية أو التصنيع أو التمويل أو المبيعات - فإن جميع الشركات لديها مكونات أساسية للعمل. هذه المكونات تذهب إلى أبعد من رضا العملاء، مثل وجود قدرات البريد الإلكتروني أو الوصول إلى الإنترنت.

على سبيل المثال، التركيز الأساسي للرعاية الصحية هو صحة المريض بشكل عام ورفاهه. سجلات البيانات حيوية لصحة المريض والسرية. ويعد توافرها وحمايتها من أجل الرعاية أمرا أساسيا للمنظمة، سواء كانت تلك السجلات إلكترونية أو ورقية. حماية البيانات والإنعاش في الرعاية الصحية هو عنصر أساسي في الأعمال التجارية وأساسية لمنظمة تكنولوجيا المعلومات للحفاظ على ذلك يمكن ويمكن أبدا الاستعانة بمصادر خارجية. معرفة ما هو جوهر الأعمال التجارية أيضا تحديد المجالات التي ليست حاسمة، مثل إدارة سطح المكتب أو إصلاح الأجهزة. فهم مكونات الأعمال الحيوية أن تكنولوجيا المعلومات يجب أن لا تدعم فقط ولكن تكون أصحاب المصلحة الرئيسيين في تسمح لمجموعة تكنولوجيا المعلومات لتحويل الموارد إلى المجالات التي تسمح تكنولوجيا المعلومات لتكون الأصول الاستراتيجية بدلا من مركز التكلفة.
2. لا تأخذ الفرصة للنظر في الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على تقييم خبير من الوضع الحالي الخاص بك لتشخيص بشكل صحيح احتياجاتك واقتراح حل مخصص. يمكن لأي بائع تقديم الخدمات التي تقع ضمن كفاءته الأساسية، ولكن كل منظمة فريدة من نوعها مع تحديات محددة. يجب أن تدار العلاقة مع البائع لجميع الأطراف المعنية، ويجب أن يكون لكل جانب مصلحة خاصة في التنفيذ الناجح.

بدلا من تأمين سير عمل معين أو منهجية معينة، يجب على المورد التركيز على قدر كبير من الوقت والجهد في منهجية الانتقال قبل اتخاذ "المكالمة الأولى". يمكن أن يستغرق الانتقال من أي مكان من 30 يوما إلى 6 أشهر، وهذا يتوقف على تعقيد المنظمة. وربما يكون الانتقال السلس من الاكتشاف الأولي إلى حالة مستقرة العنصر الأكثر أهمية في التنفيذ الناجح.
3. عدم اختيار مزود مزود بنموذج تقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات قوي ومحدد جيدا بما في ذلك الخدمات التكميلية المتاحة في حالة الحاجة إلى الاستعانة بمصادر خارجية إضافية / الحاجة إليها في مرحلة لاحقة. ويرتبط هذا لاختيار على أساس السعر. وهناك احتمالات تتمثل في أن مقدمي الخدمات منخفضي التكلفة منخفضون أيضا في الطيف المتعلق بتطور الخبرة / تقديم الخدمات. نجاحك على المدى الطويل سوف يعتمد على اختيار السمعة، شريك خبير مع كل من عمق واتساع الخبرة مع العديد من العملاء المختلفة ونموذج خدمة تقديم ثبت أن يعمل في جميع الحالات.

4. تأمين شركتك في عقد متعدد السنوات مع رسوم إنهاء كبيرة. أبرمت أكثر من شركة في اتفاق مع مزود الاستعانة بمصادر خارجية فقط لاكتشاف في وقت لاحق أنهم كانوا عالقين دفع أسعار الفاحشة للخدمات الفرعية، وليس هناك شيء يمكن أن تفعله أقل من التزاحم على رسوم باهظة من أجل إنهاء العقد. تأكد من التفاوض على شرط خارج التي لن تؤذي خط النهاية الخاص بك.

5. عدم تنفيذ عمليات التحسين المستمر مثل تحليل السبب الجذري. وفقا لمقال صدر مؤخرا في مجلة سيو، "أحدث الصفقات والنماذج الاستعانة بمصادر خارجية قديمة وغير فعالة لأنها تستند إلى الناس وليس على أساس الطلب، والشركات بحاجة إلى الموارد للقيام بالعمل المطلوب؛

العقود تتبع أساسا نموذج بسيط: الناس x معدلات x المدة.

من السهل أن نفهم لماذا يتم استخدام نموذج قائم على الناس اليوم منذ الاستعانة بمصادر خارجية نمت في بداية عام 2000. وشاركت الشركات أولا مع شركات الاستعانة بمصادر خارجية في نماذج زيادة الموظفين لتلبية احتياجاتها من عام 2000، وبالتالي، فإن جميع نماذج الاستعانة بمصادر خارجية لاحقة كانت قائمة على الناس، في حين أن شركات الاستعانة بمصادر خارجية نمت على قدم وساق على مدى السنوات الثلاث الماضية خمس سنوات من حيث قدراتها، لم يحدث سوى تطور ضئيل في هياكل الصفقات، حيث أن عقود الاستعانة بمصادر خارجية على أساس الأفراد هي ما يعادل إيجار الإيجار، ويستحق الإيجار كل شهر بغض النظر عن الاستخدام، لا توجد آلية أو حافز لدفع التحسينات الإنتاجية، والكفاءة، والخدمات ذات القيمة المضافة العالية، وأسرع وقت إلى السوق، وجهود أعمق لخفض التكاليف."برامج تحسين المستمر طوال الحياة من اتفاقية الخدمة سيضمن بائع يقيم صلة بتنظيم تكنولوجيا المعلومات وأن المنظمة IT نفسها البقاء ذات الصلة لرجال الأعمال. الطلب يستند إلى نظام العقود والنماذج الثورية وسيدفع النتائج لا يصدق إذا وسوف تصبح تنفيذها بشكل صحيح وأعدموا والمحكومين. المنظمات IT محاذاة أفضل مع الشركاء التجاريين ومدراء تقنية المعلومات سيكون لديك المزيد من المرونة في كيفية تخصيص وانفاق تمويلها.
6. إن اختيار على أساس السعر هو العامل الحاسم. > هذا ما يبدو واضحا، ولكن في سعر مناخ الأعمال اليوم اتخذت على دور أكثر السائد في عملية صنع القرار العديد من الشركات. وهذا قد تكون على ما يرام إذا كنت تقارن جهاز كمبيوتر أو الفئران، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية هي هذه الخدمة متعددة الأوجه وتحتاج إلى أن تكون شراكة بين الشركات، وينبغي النظر إلى أدنى سعر على أنه علم أحمر - في كثير من الأحيان أدنى سعر الشركة إما لا يفهمون المدى الكامل س f العمل المطلوب، لا تخطط لتقديم خدمة جيدة، أو خطط لتعويض عن الإيرادات المفقودة عن طريق رسوم إضافية. إذا كان يبدو جيدا جدا ليكون صحيحا، وربما هو. في بعض الحالات، يمكن أيضا أن يكون مزود أغلى أفضل قيمة ويمكن في الواقع توفير المال لشركتك بشكل عام عن طريق خفض النفقات الخاصة بك التشغيل الإجمالية IT (على سبيل المثال باستخدام تحليل الأسباب الجذرية للعثور على حل المشاكل الفعلية بدلا من تطبيق باستمرار الفرقة الإيدز) . شراء الجودة - البكاء مرة واحدة. شراء رخيصة - البكاء مرارا وتكرارا. 7. الدفع على أساس تذكرة أو لكل حادث.
هذا الخيار الذي يبدو غير ضار تلقائيا يخلق تضاربا في المصالح بينك وبين المصدر الخارجي الخاص بك. ليس لديهم أي حافز على الإطلاق للقيام بأي نوع من تحليل الأسباب الجذرية أو أي خطوات استباقية أخرى لخفض عدد التذاكر / الحوادث. في الواقع، هذا الترتيب هو حافز كبير لتحويل مكالمة واحدة / الحادث إلى أكبر عدد ممكن من تذاكر ممكن. اختيار للذهاب مع مزود أن فواتير بهذه الطريقة في خطر الخاصة بك. 8. الوقوع في الحب مع أي واحد معين "الشاطئ".
الحل المناسب لك قد يكون الدعم البري، الدعم في الخارج، أو مزيج. لا تغلق عقلك لأي من هذه الخيارات. بيئة الأعمال اليوم قد يسبب لك أن تتكئ نحو خيار واحد، ولكن من يدري أي نوع من القضايا التي سوف تواجه غدا؟ من المهم بشكل متزايد أن تتعاون مع شركة يمكنها أن توفر كلا الخيارين بسهولة وتعدل النسب بشكل ديناميكي إذا تطلب عملك ذلك. 9. السماح للمصادر الخارجية بتعريف جيش تحرير السودان بنفسه.
مرة أخرى، يبدو هذا واضحا، ولكن من الشائع للشركات أن تؤجل إلى سلا عرضية في الخارج تقدم دون تخصيصها لاحتياجاتها الفردية الخاصة. إذا لم يكن المرشد الخارجي مرنا بما فيه الكفاية لتخصيص عروضه وفقا لاحتياجاتك، ماذا سيكون غير مرن؟ تأكد من أنك تشارك بنشاط في وضع جيش تحرير السودان الخاص بك، وتطويعه لاحتياجات عملك. 10. عدم تطوير نموذج خدمة نقطة اتصال واحدة.
كان مفهوم نموذج خدمة نقطة اتصال واحدة (سبوك) حول بعض الوقت، ولكن قلة من المنظمات تفعل ذلك. والفكرة هي أن الأحداث يتم التعامل معها في أدنى مستوى ممكن وأن يتم توجيه جميع المعلومات في موقع مركزي. وهذا يسمح لشيئين. والاستمرارية والتخفيض في التكلفة الإجمالية للملكية (تكو). وجود عملية قابلة للتكرار، ناضجة هي العمود الفقري لنموذج إيتيل، وبدون إدارة مركزية، لا يمكن تحقيق الاستمرارية. انها نظرا أن مهندس محنك مع 15 عاما من الخبرة هو مورد أكثر تكلفة من تكنولوجيا الكمبيوتر مع أقل من 3 سنوات في مجال تكنولوجيا المعلومات. ويتمثل التحدي النموذجي في منظمات تكنولوجيا المعلومات في أن المهندس ذو الخبرة يعالج المعارف الخاصة التي لم يتم تحويلها إلى الموظفين الأقل تكلفة. وبدون موقع مركزي للعمليات والإجراءات، لا يمكن تتبع الإجراءات، ولا يمكن نقل المعلومات ولا يمكن التعامل مع الأحداث بطريقة أكثر فعالية. وجود مكتب خدمة نقطة اتصال واحدة يسمح بتتبع المعلومات وتصنيفها وتوثيقها في نهاية المطاف من أجل التكرار، وبالتالي خفض إجمالي تكاليف العمليات الإجمالية. 11. عدم فهم التكاليف الحقيقية لدعم تقنية المعلومات.
يمكن لمعظم قادة تكنولوجيا المعلومات تحديد التكاليف الداخلية الثابتة بالدولار، مثل الدولار في الساعة أو سعر جهاز الكمبيوتر. ما هو عادة لا تؤخذ في الاعتبار هي تكاليف الدولار لينة، مثل تحميل الموظفين أو تكلفة الدعم. الحمل النموذجي (تكلفة المنافع للموظف) هو حوالي 25٪ من الأجر. وسيحتاج سطح المكتب النموذجي بسعر حوالي 800 دولار إلى 5 $ إضافية، 867 في تكاليف الدعم لحياة جهاز الكمبيوتر في بيئة غير المدارة. وفقا ل غارتنر، يمكن للإدارة الفعالة خفض التكلفة الإجمالية للملكية لأجهزة الكمبيوتر المكتبية بنسبة 42٪. وفهم التكاليف الحقيقية سيسمح لقيادة تكنولوجيا المعلومات لاتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن ما إذا كان أو لم يكن الاستعانة بمصادر خارجية خدمة معينة.