تعلم كيفية وضع خطة للاستعانة بمصادر خارجية

هناك الكثير من المناقشات حول الاستعانة بمصادر خارجية في وسائل الإعلام تجعلها تبدو معقدة، ولكنها بسيطة جدا. حتى في بيوتنا، نحن "الاستعانة بمصادر خارجية" العديد من المهام: الطبخ، والحفاظ على المروج لدينا، ورعاية الطفل، على سبيل المثال لا الحصر. عندما لا يكون لدينا الوقت، والتركيز، أو المهارات اللازمة للقيام بعمل أنفسنا، ونحن نبحث عن شخص ما يمكن، وشخص الذي سوف تفعل العمل بسعر يمكننا أن ندفع لدفع. الشركات تعمل بنفس الطريقة، على الرغم من قراراتها قد تنطوي على المزيد من العوامل وصناع القرار.

<1>>

عملية تطوير خطة الاستعانة بمصادر خارجية

ولكن كما تتخذ الأسر قرارات مختلفة، يمكن للشركات أن تتخذ قرارات مختلفة بشكل مذهل حول الاستعانة بمصادر خارجية. لا يوجد نموذج يعمل لجميع الشركات، ولكن هناك عملية تحتاج جميع الشركات إلى النظر فيها:

تحقيق

في الماضي، العديد من الشركات قد لا يكون حتى يعرف ما هو الاستعانة بمصادر خارجية. اليوم، يعرفون عن الاستعانة بمصادر خارجية، ولكن قد لا يدركون كم من الاستعانة بمصادر خارجية (وبرامج الاستعانة بمصادر خارجية) أنها تعمل بالفعل: مراكز النسخ، وغرف البريد، وإدارة المرافق، وتكنولوجيا المعلومات، وحتى أجزاء من قسم قانوني للشركات. قد لا يحل الاستعانة بمصادر خارجية كل مشكلة، ولكن التعرف على الجيل السابق من العقود سيحدد مشاريع جديدة ويقدم رؤية قيمة.

-

إعداد الأهداف

لكي تنجح في إنشاء برنامج الاستعانة بمصادر خارجية، يجب تحديد أهداف محددة، مثل خفض التكاليف الإجمالية للشركات بنسبة خمسة في المائة، والتركيز على الكفاءة في موقع واحد، أو فقط ننظر في وظائف تؤديها في وحدة عمل واحدة.

الأهداف لا تحتاج إلى تفاصيل هائلة. مع زيادة خبرة الاستعانة بمصادر خارجية، سوف تتغير التعاريف.

المشاركة

تحتاج إلى مشاركين من العديد من مجالات الخبرة لتقديم مدخلات للخطة، للتحقق من الافتراضات وتقديم حكم الخبراء. عند الانتقال من خطة عامة إلى مشاريع محددة، سوف كرر هذه العملية وإنشاء مجموعات فرعية مع معرفة أكثر تحديدا.

تحديد

الآن لديك أهداف وخبراء لتحديد وتفسير المعلومات، فقد حان الوقت لتحديد مشاريع محددة لبرنامج الاستعانة بمصادر خارجية الخاص بك. تقوم كل شركة بتطوير معايير مختلفة، وهي مدفوعة بالثقافة بقدر ما يتم عن طريق التحليل المالي أو التشغيلي، ولكن هناك معايير مشتركة يجب أن تنظر إليها:

• القرارات السابقة: مثل العمال المؤقتين أو عقود الخدمات. العمل مع المشتريات و فمو (مكتب إدارة المشاريع) للحصول على التفاصيل. انظر كيف عالجت القضايا المدرجة في هذه القائمة، وتجميع الدروس المستفادة.
• الخبرة: هل تؤدي وظائف أو تنتج منتجات بدون خبرة كافية، أو هل تواجه مشاكل في الاحتفاظ بالمدراء؟هل لدى الإدارة الحالية خطة لمعالجة هذه المشاكل؟ إن لم يكن، يمكن أن يكون هذا المشروع الاستعانة بمصادر خارجية جيدة.
• الجودة: حتى لو كان لدى وظيفة أشخاص لديهم المهارات المناسبة والمديرين ذوي الخبرة، قد لا تحصل على مستوى الخدمة التي تحتاج إليها. هل يقوم المدير بإجراء استطلاعات العملاء؟ ما العملاء الذين يقولون عن المنتجات أو الخدمات؟ وجود فجوة في الجودة أو عدم الاهتمام بخدمة العملاء هي علامة أخرى للاستعانة بمصادر خارجية.
• التكلفة: خدمة عالية الجودة بشكل استثنائي ليست بالضرورة قيمة جيدة. كيف تقارن تكاليفك بالمنافسين؟ ھل تقوم الوظیفة بإصدار تقاریر شھریة: تکالیف الوحدة، تکلفة التشغیل، واتجاھات التکالیف متعددة السنوات؟ وإذا لم تتمكن هذه الوظيفة من إعداد هذه التقارير، فقد توفر خدمة الاستعانة بمصادر خارجية مزيدا من الشفافية في عملياتك.
• مقياس: عند فحص الشركة بأكملها، سوف تجعل العديد من الاكتشافات غير متوقعة. حافظ على تركيزك! مشروع واحد كبير هو مرشح أفضل للاستعانة بمصادر خارجية من عدد من المشاريع الصغيرة. ويتطلب هذا المشروع الكبير الوحيد موارد إدارية وإدارية أقل بكثير. الحفاظ على قائمة شاملة، ولكن فقط اختيار المرشحين من توفير تأثير كبير في الموجة الأولى من المشاريع.
• الأمن: لديك الآن فكرة جيدة عن المشاريع المحتملة. حان الوقت لتصفية لهم وفقا لمعايير الأمن. الأمن موضوع معقد ومثير للجدل. وتنطبق معايير مختلفة على الصناعات المختلفة، وبعض الشركات أكثر وعيا بالأمن من منافسيها. فهم المعايير الداخلية والصناعية، والحد من الاستعانة بمصادر خارجية المشاريع وفقا لذلك. تضمين القانون، وتكنولوجيا المعلومات، وأمن الشركات، والامتثال (إذا كان ينطبق)، وأي "المخاطر" الإدارات في المناقشات الخاصة بك.
• تحديد الأولويات: يجب تسجيل كل عنصر أعلاه (وربما الخصائص الأخرى)، ومن ثم ينبغي تعيين كل مشروع "قيمة الاستعانة بمصادر خارجية". مما لا شك فيه، سيكون هناك الكثير من النقاش حول الخصائص التي هي الأكثر أهمية، إذا كانت نتائجها دقيقة، وإذا كان ينبغي النظر في خصائص أخرى. لا تفاجأ إذا استمرت هذه العملية لشهور أو حتى سنوات.
• الاتصالات: بحلول الوقت الذي كنت قد أعطيت الأولوية للمشاريع المحتملة، كنت قد عقدت الكثير من الاجتماعات وتحدث إلى الكثير من الناس. نتوقع أن تكون هذه المناقشات معلومات عامة في الأقسام التي استهدفتها للاستعانة بمصادر خارجية. افترض دائما أن هذه المناقشات سوف تحصل على الموظفين الموظفين الخاص بك، في كثير من الأحيان في الوقت الحقيقي. وينبغي أن تكون الاتصالات المؤسسية المدروسة بعناية مستعدة وجاهزة. لا تدع الشائعات تصبح مصدرا أفضل للمعلومات من الحقائق.

تنفيذ خطة الاستعانة بمصادر خارجية

في نهاية هذه العملية، سيكون لديك خطة الاستعانة بمصادر خارجية الأولية. هناك العديد من الخطوات عند تنفيذ هذه الخطة: تأكيد البيانات، إنشاء لجان فرعية لمشاريع محددة، تحديد البائعين، تشغيل الطيارين، منح العقود، وهكذا دواليك. ومع ذلك، وضع خطتك يوفر لك الخطوات الأولى والأهم.