إنشاء خطة يومية للعمل بكفاءة أكبر

الخطوة الأولى والأهم التي يجب اتخاذها نحو العمل بكفاءة أكبر هي وضع خطة يومية في مكانها. من المهم أن تكون خطتك مكتوبة في مكان ما - على التقويم، لوح الملاحظات، أو المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لا تذهب ببساطة من خلال قائمة الاختيار العقلي كل يوم.

وجود خطة مكتوبة أمر لا بد منه للحفاظ على الأفكار المزعجة من الجزء الخلفي من رأسك وللمساعدة في منع الكوارث لأنك نسيت شيئا مهما.

سوف تجد معظم النساء أنهن بحاجة إلى الانطلاق من خطة يومية من وقت لآخر، ولكن وجود واحد سوف تساعدك على تنظيم وقتك بشكل أفضل، والاستعداد لمشاريع محددة مقدما، وسوف تعطي خطة كنت صورة عقلية أكثر وضوحا حول كل ما عليك القيام به.

التخلص من الانحرافات اليومية مع خطة

إذا وصلت إلى العمل كل يوم، وتطغى على الفور مع قائمة طويلة "للقيام" وفوضى المكتب، في أحسن الأحوال، سوف الترباس في يومك مثل فرس الرأس (وسرعة الإرهاق بعد سباق، تماما مثل فرس الرأس) مع التركيز على ما يبدو أكثر إلحاحا في أي وقت من الأوقات. أسوأ حالة هو أنك سوف يجلس في الفانك لا يعرف من أين تبدأ. في كلتا الحالتين، ببساطة "إخماد الحرائق" كل يوم هي الطريقة الوحيدة الأقل فعالية لمهاجمة عبء العمل الخاص بك وأفضل طريقة لاستنفاد نفسك في حين فقط الحصول على مزيد من وراء.

بدون خطة، سوف الانحرافات أيام تولي بسرعة: يرن الهاتف، عليك أن تبدأ في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، زملاء العمل تبدأ شيت دردشة وقبل أن تعرف أنه قد وصل وقت الغداء وكان لديك القليل إنجاز.

قد تتضمن خطتك اليومية ساعة كل صباح للاستقرار عن طريق إعادة المكالمات، والتحقق من البريد الإلكتروني قبل أن تبدأ في مهام أخرى، ولكنها ستفعل أكثر من مجرد أن تكون بمثابة دليل حول ما يجب القيام به مع وقتك. على سبيل المثال، إذا قمت بتخصيص ساعة عن قصد للقيام بعمل ما وتجاوزت هذا الحد الزمني، فستعرف أنك بحاجة إلى تعديل خطتك لليوم التالي.

من خلال تحديد يومك في الشرائح أو من خلال المهام يمكنك بسهولة تحديد مناطق المشاكل وأوقات الذروة بكفاءة (أي أنك قد تكون أقل كفاءة بعد الغداء إذا كنت تعاني من الركود بعد الظهر أو قد تكون بداية بطيئة في الصباح .

خطة يمكن أن تساعدك على تجنب أخذ أكثر مما يمكنك التعامل

متفائل هو شخص قادر على رؤية إيجابية في حالة معينة سوف تركز عموما على الاعتقاد بأن "كل شيء ممكن". ليس هناك ما يدعو إلى التفاؤل ما لم يقودك إلى التقليل من قدراتك، والوقت الذي سوف يستغرق لإنجاز شيء ما، والنتائج في اتخاذ الخاص بك على أكثر مما يمكنك التعامل معها.

يمكن أن يكون الواقع متفائلا، ولكن الواقعي يرى أيضا الخدمات اللوجستية التي يمكن أن تشارك في التعامل مع الوضع، وسوف تؤثر في العقبات المحتملة والقيود.

إذا لم يكن لديك خطة اللعبة الخاصة بك اصطف حتى اليوم قد يكون لديك صعوبة في قول لا لمساعدة الآخرين أو اتخاذ مشاريع إضافية لأن لديك إيجابية "يمكن القيام به" الموقف الذي يلغي الواقع أو الحس السليم. فمن السهل أن نقلل من كم من الوقت سوف يستغرق لإنجاز المهام الخاصة بك أقل بكثير شخص آخر إذا كنت تعتقد أنك سوبروومان ونظرة مشمسة هو كل ما يلزم لإنجاز الأمور.

معرفة ما هو على لوحة خاصة بك لهذا اليوم، وبعد أن حددت بالفعل ميزانية للوقت الخاص بك لمهام محددة يمكن أن تساعدك على تلبية المواعيد النهائية، والحصول على المزيد من القيام به كل يوم، وتكون أكثر واقعية حول اتخاذ المزيد من العمل.

إنشاء خطة الهجوم

قبل أن تتجه إلى العمل، تقرر في وقت مبكر ما سوف تركز على عندما تصل إلى هناك. والأفضل من ذلك، خطة يومك في الليلة السابقة وإعداد مكتبك للمهام التي تريد إنجازها في الصباح. على سبيل المثال، يمكنك الحصول على الملفات أو قراءة المواد المنظمة في الصباح حتى تتمكن من القفز الحق فقط، أو وضع العناصر التي تحتاج إلى كتابة أو المكالمات الهاتفية للعودة في الترتيب الذي تحتاجه لإنجازها.

وجود خطة يمكن أن تساعدك على إنشاء إجراءات يمكن التنبؤ بها والتي بدورها تبقى لكم على استعداد أفضل لمواجهة أيام الفوضى عندما رئيسك أو عميل صيانة عالية يتطلب المزيد من وقتك.

المزيد من المقالات في هذه السلسلة

كيفية العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة

الخطوة 2: تعيين الأهداف الصغيرة وتحقق من تلك التي تنجز. جعل قائمة وفحص العناصر التي أنجزت قد يبدو وكأنه مجرد شيء آخر القيام به، ولكن عند القيام به بشكل صحيح، والحفاظ على رصيد المهمة يمكن أن تساعدك على العمل بشكل أكثر كفاءة.

الخطوة 3 - وقف المماطلة، ولكن لا تتردد في تأجيل العمل عند الضرورة. كثير منا وضع الأمور قبالة لأننا نستاء من الاضطرار إلى القيام بها في المقام الأول - وخاصة إذا كنا نشعر أنه من مسؤولية شخص آخر.