الحدث دليل التسجيل: حلول النجاح

كان للتقدم في التكنولوجيا تأثير كبير على تخطيط الأحداث وتسجيل الأحداث على وجه الخصوص. ذهب طويل هي أيام من دعوات الورق التي تصل في مغلف مع الطوابع. التسجيل عبر الإنترنت هو شائع على نحو متزايد لكل نوع من أنواع الحدث، من الندوات التجارية والمؤتمرات السنوية لأطراف عيد ميلاد معلما وظائف عطلة الشركة. في حين أن هذه العملية على الانترنت قد تبدو بسيطة، فإنه لا يزال يتطلب العمل.

لحسن الحظ للمخططين الحدث، وهناك العديد من الأدوات المتاحة للمساعدة في تسجيل الحدث. وتشمل الخيارات منصات بسيطة تعالج أساسيات تسجيل الأحداث وتلك التي هي أكثر تقدما، وتقدم تطبيقات متعددة الوظائف. تقوم بعض برامج تسجيل الأحداث بمعالجة دفعات الأحداث. كما يقدم البعض استرداد الأموال تلقائيا في حالة إلغاء التسجيل. حزم أخرى إنشاء علامات اسم المسجل. أدوات تسجيل الحدث يمكن أيضا تمكين التكامل مع مؤتمر أو موقع الشركة وكذلك الاتصال بمنصات وسائل الاعلام الاجتماعية الخاصة بهم.

لسوء الحظ، مع العديد من الخيارات، فإن عملية اختيار أداة تسجيل الحدث لنشاطك التجاري يمكن أن تكون ساحقة، على أقل تقدير. هنا هو بسيط لمتابعة دليل لاختيار أدوات تسجيل الحدث التي تخدم أفضل الأعمال التخطيط الحدث الخاص بك.

اختيار برنامج تسجيل الحدث: من أين تبدأ؟

عند اختيار أدوات تسجيل الأحداث، فمن الأفضل أن تبدأ بتحديد احتياجاتك ورغباتك.

فكر من خلال أولويات التسجيل وتخطيط حدثك التجاري. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• هل احتياجاتك بسيطة وتتطلب معالجة التسجيلات والمدفوعات فقط؟
• هل تقدم جلسات متعددة ضمن الحدث الرئيسي الذي يتطلب تسجيلات إضافية؟
• هل تحتاج إلى إدارة حجوزات الفنادق أو ترتيبات السفر؟
• هل تؤيد موقع المؤتمر؟
• هل سيتم تقديم بطاقات الاسم، تنسيق المتطلبات السمعية والبصرية أو استضافة جلسات الانسحاب الخاصة؟
• هل تدير أكثر من حدث واحد في نفس الوقت؟
• هل حدثك حدث سنوي أو حدث لمرة واحدة؟

ستساعدك إجابات هذه الأسئلة في العثور على برنامج تسجيل الحدث الذي يناسب احتياجاتك.

أدوات تسجيل الأحداث

مع العديد من الخيارات في برامج تسجيل الأحداث، فمن السهل أن يتم استيعابها في ميزات مبهرج وأحدث الأدوات بغض النظر عما إذا كانوا يعملون لهذا الحدث الخاص بك أو إذا أنها سوف تستخدم حتى على الإطلاق. لا تغري من قبل أحدث وأكبر. وبدلا من ذلك، يمكنك إنشاء قائمة بالميزات التي تستخدمها حاليا في عملية تسجيل الحدث وإضافة تلك التي تريد تضمينها لتبسيط العملية. وتشمل بعض الميزات المتوفرة ما يلي:

• تسجيل الحدث على الإنترنت
• تسجيل موقع الحدث
• تسجيل مجموعة الحضور
• الحضور تسجيل الوصول الذاتي
• معالجة دفع الأحداث
• إدارة الحضور والتقارير > إدارة الحضور وإدارة الحضور
• التسجيل للجلسات الفردية
• نماذج التطوير
• إدارة غرف الفنادق
• إدارة التسويق
• وسائل الاعلام الاجتماعية
• استطلاعات الرأي والفعاليات
• مكلفة

العديد من أدوات تسجيل الأحداث تقدم وظائف قياسية بسعر معقول، والتي هي مناسبة تماما عند إدارة الأحداث المباشرة.

تتضمن هذه البرامج نماذج تسجيل أساسية يمكن ربطها بموقعك على الويب. يمكنهم جمع معلومات التسجيل، بما في ذلك معلومات بطاقة الائتمان، من أجل تسجيل ومعالجة مدفوعات بطاقات الائتمان. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن تجميع قوائم تسجيل الحضور أو تصديرها. اعتمادا على نوع الأحداث التي تخطط وتيرة الأحداث، هذه الأدوات البسيطة قد تكون مناسبة تماما من خلال توفير بالضبط ما تحتاجه دون أن تعثر مع جميع أنواع الميزات الإضافية التي لا فائدة لك.

أدوات تسجيل الأحداث متعددة الأوجه تقدم قدرات إضافية

إذا كان لديك تخطيط الحدث العمل كنت تخطط مؤتمرات كبيرة، ثم أدوات تسجيل الحدث التي توفر وظائف إضافية تتجاوز الأساسيات قد تكون مجرد ما تحتاجه. وتشمل الحلول تلك التي تعالج تسجيل الحدث والجمع بين هذه الميزة مع القدرة على تتبع والإبلاغ عن تفاصيل مختلفة من حدث أكبر وأكثر تعقيدا.

إذا كان المشاركون في الحدث سيتم تسجيلهم في المؤتمر ومن ثم الاشتراك في ورش عمل محددة في جلسة معينة، هناك أدوات لتمكين هذه الوظيفة.

سوف تسمح بعض البرامج بمعالجة العديد من الحضور من منظمة واحدة مع مصدر واحد للدفع، فضلا عن تقديم هياكل تسعير مختلفة استنادا إلى خصومات جماعية أو رسوم تسجيل مبكر. إذا كنت بحاجة إلى تقارير مخصصة، ثم ابحث عن حزمة تسجيل الحدث التي سوف تولد تقارير تلقائيا عن طريق تجميع قوائم الحضور على أساس ورش العمل الفردية أو غيرها من المعالم التي تحددها. عادة ما تدعو المؤتمرات إلى علامات الأسماء المطبوعة بحيث يتم وضعها على قائمة "يجب أن يكون" بحيث يمكن إنشاء هذه تلقائيا كجزء من عملية تسجيل الحدث والبحث عن التخصيص لتعكس ما إذا كان الحضور مسجل للمؤتمر بأكمله، وهي جزء من الأسبوع أو يوم محدد فقط.

أدوات لدمج التسجيل

بالنسبة لأولئك المخططين الحدث إجراء العديد من الأحداث، ودمج بيانات التسجيل في قاعدة البيانات الموجودة لديك قد تكون وظيفة حاسمة لمؤسستك. النظر في الطرق الحالية لإضافة المسجلين في قاعدة البيانات الخاصة بك وتحديد مجالات التحسين. من المهم التفكير بطرق مختلفة يمكن دمج هذه المعلومات مع المعلومات الموجودة، مثل الأفراد الذين تطوعوا أو تبرعوا. توفر معظم تطبيقات تسجيل الأحداث القدرة على تصدير البيانات يدويا. ومع ذلك، هذه الطريقة تستغرق وقتا طويلا لأنها تتطلب يدويا استيراد المعلومات إلى قاعدة البيانات الخاصة بك مرة أخرى. استكشاف الحزم التي يمكن أن تلبي ليس فقط متطلبات تسجيل الحدث الخاص بك ولكن أيضا دعم احتياجات الإدارة التأسيسية الخاصة بك.

خذ اختبار القيادة قبل أن تشتري

بمجرد أن تضيق اختيارك لبرنامج تسجيل الأحداث، حدد ما إذا كانت توفر فترة تجريبية مجانية. وهذا سوف تعطيك الفرصة ليس فقط لاختبار الميزات ولكن لمعرفة ما إذا كان لديه وظيفة التي تحتاج إليها وإذا كان مناسبا تماما لهذا الحدث الخاص بك. بل هو أيضا فرصة لتجربة مستوى خدمة العملاء عند الإجابة على أسئلتك أو العمل على حل مشكلة كنت تواجه.