أعطي ثقة رئيسك مع خطة إدارة المخاطر

هل تعرف أن نصف العبث الذي تحصل عليه أحيانا من مديرك عندما تتحدث عن مشروعك؟ واحد يقول: "أنا لا أشعر بالثقة حول هذا كما كنت من الواضح. "إن تعبيرات الوجه هذه شيء يجب تجنبه.

أفضل مديري المشاريع لديهم ثقة كاملة من مدير خطهم وراعي المشروع. ويعتقد أصحاب المشاريع وراءهم عندما يقولون أنهم بحاجة إلى تمويل إضافي أو المزيد من الموارد أو المساعدة في حل المشكلة.

عندما كنت تعمل في حالات محفوفة بالمخاطر، تحتاج إلى عدة الحق. مثل المتجول مع حقيبة على ظهره من حبل وأشرطة، تحتاج إلى أدوات للتعامل مع مخاطر المشروع أيضا.

يمكنك تعزيز ثقة مديرك في مشروعك بخطة إدارة المخاطر. عملية بسيطة من 5 خطوات يمكن أن تتحول بشكل كبير كيف يرى رئيسك مشروعك (وأنت). ولكن قبل أن أذهب لأقول لكم ذلك، دعونا تحديث الأساسيات.

ما هي إدارة المخاطر في إدارة المشاريع؟

إدارة المخاطر في إدارة المشروع هي عملية تحديد وتقييم والاستجابة لمخاطر المشروع.

مخاطر المشروع هي الأشياء التي قد تؤثر على المشروع (إيجابا أو سلبا، ولكن عموما الناس يفسرون المخاطر كأحداث من شأنها أن يكون لها تأثير سلبي على المشروع).

ما إذا كان مشروعك كبيرا أم صغيرا، فستكون له مخاطر مرتبطة به. يمكن أن يكون هذا أي شيء من خطر موكب مدرستك من خطر زيادة الأسعار إلى عنصر حاسم من لوحة الدوائر الجديدة.

مخاطر المشروع، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، يمكن أن تجعل من الصعب تقديم المشروع بنجاح. المخاطر غير المكتشفة يمكن أن تضيف الوقت إلى الجدول الزمني الخاص بك، والعمل على وقتك والمال لميزانيتك. المديرين الحصول على عصبي حول هذا النوع من الشيء. ويمكن تجنب كل ذلك من خلال خطة لإدارة المخاطر.

تخطيط إدارة المخاطر

خطة إدارة المخاطر هي وسيلة رائعة لزيادة ثقتك بنفسك في قدرة فريق المشروع على تقديمها - والتي تمتد إلى زيادة ثقة مديرك أيضا.

أنت تريد منهم أن يصدقوا أنه يمكنك القيام بذلك، وتريد منهم أن يكون على بينة من ما قد يمنعك من تسليم المشروع بنجاح. خطة إدارة المخاطر هي أداة مثالية للقيام بذلك.

وتخمين ماذا؟ من السهل حقا البدء.

إدارة مخاطر المشروع هي عملية بسيطة من 5 خطوات. دعونا لا تجعل الأمر أكثر تعقيدا مما يجب أن يكون. هذا شيء يمكنك أن تبدأ في اليوم، والاستعداد لمناقشة ذلك في الاجتماع المقبل الخاص بك وانتهى ذلك كما شخص ما هو كتابة الدقائق.

عملية إدارة المخاطر من 5 خطوات

كما هو الحال مع الكثير من أجزاء إدارة المشروع، فإن إدارة المخاطر هي عملية. الخطوات الخمسة هي:

1. بدء
2. تحديد
3. تقييم
4. الردود على الخطة
5. تنفيذ

إذا كانت هذه العبارات لا تعني الكثير لك الآن، فالرجاء التمسك بها - الذهاب إلى شرح كل شيء.

الخطوة 1: بدء

أولا، تريد تعيين سياق إدارة المخاطر في بيئة إدارة المشروع.

ربما لا يكون هناك الكثير من العمل الهائل للقيام به هنا لأن شخصا ما في شركتك قد أعد بالفعل سياسة المخاطر المؤسسية وكل ما عليك القيام به هو تتبع ذلك. وهذا سوف يفسر النهج الذي تتبعه الشركة في مواجهة المخاطر، بل قد يفوض القوالب التي تحتاج إليها. قوالب دائما يوفر لك وظيفة، لذلك ابحث عن تلك أيضا!

حتى إذا لم يكن لديك سياسة مخاطر الشركة، فقد يكون لدى شخص آخر يدير المشاريع إلى جانبك خطة لإدارة مخاطر المشروع يمكنك نسخها. لماذا إعادة اختراع العجلة؟ إعادة استخدام المستندات أمر لا بد منه إذا كنت ترغب في توفير الوقت والحصول على المزيد من القيام به.

استخدم ما اكتشفته لوضع خطة لإدارة المخاطر لمشروعك. هذا هو جزء من الخطة الشاملة لإدارة المشروع الخاص بك ويتحدث عن كيفية أنت ذاهب إلى التعامل مع إدارة المخاطر على المشروع الخاص بك.

إذا كنت لا تعرف ماذا تضع فيه، اقرأ على! الخطوات التالية سوف تعطيك فكرة أفضل عن ما يمكن الحديث عنه في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.

هذا يحسن الثقة من خلال: عرض مديرك أن لديك نهج للتعامل مع عدم اليقين بشأن المشروع الخاص بك، وأنك بنشاط على إدارة المخاطر.

الخطوة 2: تحديد

بمجرد أن يكون لديك نهج محدد، يمكنك بعد ذلك البدء في العمل على ذلك.

الآن يمكنك تحديد المخاطر التي سوف تؤثر على المشروع الخاص بك. هذا هو فقط من أي وقت مضى لقطة في الوقت المناسب وسجل المخاطر الخاصة بك هو الشيء الذي سوف تريد أن أعود إلى مرارا وتكرارا لضمان أي شيء جديد يتم وضع هناك أيضا.

يمكنك تحديد المخاطر باستخدام قائمة مرجعية للمخاطر المشتركة، وإجراء المقابلات مع أصحاب المصلحة حول المشروع (وخاصة أصحاب المصلحة الصعبة لأن لديهم عموما الكثير لتقوله حول ما قد يحدث خطأ)، جلسات العصف الذهني واستخدام الحس السليم.

كنت تبحث عن الأشياء التي قد تسبب مشاكل إذا حدث من أي وقت مضى. (تذكر أن المخاطر لم تحدث حتى الآن، ومشاكل المشروع هي الأشياء التي حدثت بالفعل.)

ومع ذلك، فإنك تفعل ذلك، فعليك بالتأكيد إشراك أشخاص آخرين. وحدها، لن يكون لديك الصورة كاملة، وسوف ينتهي بك الأمر في عداد المفقودين الأشياء.

المخاطر يمكن وينبغي تحديدها من قبل أي شخص. كمدير مشروع، وظيفتك هي تشجيع زملائك لرفع المخاطر معك بحيث كفريق واحد يمكنك أن تفعل شيئا حيالهم.

يجب تسجيل جميع المخاطر التي تم تحديدها في سجل المخاطر. إذا كان لديك منسق مشروع في الفريق أو شخص دعم المشروع ثم يمكنهم القيام بذلك. وإلا، فهو جزء من المهام الإدارية التي يتعين عليك القيام بها.

هذا يحسن الثقة من خلال: إثبات أنك على بينة من المخاطر الرئيسية التي قد تؤثر على المشروع الخاص بك، وأن يكون لديك وسيلة في البقاء على بينة باستمرار من المخاطر الجديدة.

الخطوة 3: تقييم

ثم يتم تقييم المخاطر لاحتمال وتأثير. هذه المقالة التفصيلية حول كيفية تقييم مخاطر المشروع تغطي لك لذلك. اعطائها قراءة جيدة إذا لم تكن مألوفة مع هذه العملية.

كتدبير إضافي، يمكنك أيضا تقييم القرب، مما يعني مدى قرب الوقت الذي يمكن أن يحدث فيه الخطر. وهناك خطر مع ارتفاع القرب من المحتمل أن يحدث قريبا. قد يحدث خطر منخفض القرب في مرحلة ما في المستقبل البعيد. هذا يمكن أن تعطيك عامل آخر لتحديد أولويات وقتك والطاقة عندما يتعلق الأمر التعامل مع المخاطر.

هذا يحسن الثقة من خلال: ضمان مديرك والجميع في الفريق لديه فكرة واضحة عما سيحدث إذا كان أي من هذه المخاطر تتحقق في الواقع.

الخطوة 4: خطة الردود

الآن نأتي إلى لحمي جزء من خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. في هذه الخطوة، يمكنك العمل على كيفية إدارة المخاطر من خلال تحديد الاستجابة المناسبة.

ونحن نفعل ذلك لأنه حتى الآن كل ما لديك هو قائمة ما قد يحدث لرمي المشروع الخاص بك بعيدا عن مسارها في المستقبل، وكيف كبيرة صفقة من شأنها أن تكون. ما يريد مديرك معرفته تاليا هو: ما الذي ستفعله حيال ذلك؟

عموما، هناك 4 أشياء يمكنك القيام بها لمعالجة وإدارة مخاطر المشروع. هم:

• تجنب
• نقل
• تخفيف (ه. تقليل)
• قبول.

يتم تناولها بالتفصيل في هذا الغوص العميق في استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر السلبية.

بعض المخاطر قد يكون لها نتيجة إيجابية. على سبيل المثال: هناك خطر أن تبيع الكثير من منتجك الجديد الذي تعطل خطوط الهاتف. من شأن ذلك أن يكون مشكلة لطيفة، ولكن لا يزال هناك خطر أن نخطط ل.

وهناك عدد من الطرق التي يمكنك التحضير لخطر إيجابي يحدث بما في ذلك:

• استغلال
• حصة
• تعزيز
• قبول.

وقد تمت مناقشتها بمزيد من التفصيل في هذه المقالة حول استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للمخاطر الإيجابية.

ستحتاج إلى تحديد إستراتيجية الاستجابة التي تعد أفضل استراتيجية لكل خطر على السجل. على سبيل المثال، قد تقرر أن خطر انهيار السقف المصنع هو شيء سوف تقبل ببساطة كما أنه من غير المرجح أن يحدث. ومع ذلك، فإن خطر التسمم الغذائي يأخذ نصف القوة العاملة الخاصة بك هو شيء كنت تسير بنشاط للتخفيف من خلال إعادة تدريب جميع موظفي المطاعم الخاصة بك. إذا كان قد حدث من قبل و هو في الواقع من المرجح جدا إلا إذا كنت تفعل شيئا حيال ذلك، سوف تحتاج إلى التخفيف من المخاطر.

بمجرد تحديد الاستجابة والموافقة عليها، يمكن تعيين أصحاب المخاطر لتنفيذ خطة عمل إدارة المخاطر. وبعبارة أخرى، تحتاج إلى شخص ما ليكون مسؤولا عن رؤية من خلال المهام التي توافق عليها.

هذا يحسن الثقة من خلال: عرض مديرك أن كنت قد نظرت في ما يجب القيام به حول الأشياء التي قد تسبب مشاكل لمشروعك وأن كنت وضعت خطط للحد من عدم اليقين والمخاطر على المشروع.

الخطوة الخامسة: تنفيذ

يجب أن تشمل خطة إدارة المخاطر الخاصة بك الآن من سيكون مسؤولا عن القيام بأنشطة التخفيف من المخاطر لكل خطر. وينبغي أن تعمل الآن من خلال تلك المهام بحيث كنت تدير بنشاط المخاطر المفتوحة.

هذا يحسن الثقة من خلال: إثبات أن أنت وفريق المشروع الخاص بك يمكن أن تتبع من خلال ما قلته سوف تفعل.من خلال الإبلاغ عن ما قمت بإنجازه والمخاطر التي قمت بتخفيفها، فإنه يدل على فريق الإدارة الخاصة بك أن كنت جادا في تقديم والقيام بما يلزم لمشروع برهان في المستقبل ضد المشاكل.

بمجرد مرور المخاطرة - عندما لا تعود ذات صلة لأنها إما قد حدثت أو لم تعد موجودة - يمكنك إغلاقها من سجل المخاطر الخاص بك.

وضع خطة إدارة مخاطر المشروع هذه يمكن أن يميزك عن غيرك من المديرين. سيكون لدى مديرك الخاص الدليل الذي يمكن أن تفكر به استراتيجيا وخلاقيا حول ما قد يتسبب في فشل مشروعك، والأهم من ذلك أن تفعل شيئا حيال ذلك. عليك أن تكون الشخص الذي يدير المشاكل بنشاط قبل أن يحدث، تجتاح حواجز الطرق والاستعداد لأي شيء!

يعتبر أن تكون جيدة في إدارة مخاطر المشروع هو وسيلة مؤكدة أن ينظر إليها على أنها زوج آمن أو أيدي من قبل الإدارة. لا تحتاج إلى الكثير من الخبرة أو الشهادات للبدء في إدارة مخاطر المشروع بنجاح (على الرغم من المؤهلات الرسمية في إدارة المخاطر موجودة). هذه العملية سهلة من 5 خطوات سوف يعني قريبا أن إدارة المخاطر المشروع جزءا لا يتجزأ من خطط المشروع الخاص بك.