كيف الاستعانة بمصادر خارجية كفو الرافعة المالية على الانترنت خدمات مسك الدفاتر

تستخدم حلول المحاسبة على الإنترنت بيئة الحوسبة السحابية لجمع وربط المعلومات التي يحتاجها النشاط التجاري لإدارة موارده المالية. هذه المنصات البرمجيات تبسيط عملية مسك الدفاتر، وتقليل الوقت الذي يقضيه على إدخال البيانات وزيادة الكفاءة في جميع المجالات. ويستفيد العديد من أصحاب الأعمال والمدير المالي من هذه الفوائد من خلال اتباع عمليات التنفيذ الذكية لخلق بيئة مثالية للتعامل مع الشؤون المالية اليومية.

العثور على أفضل البرامج

الخطوة الأولى في إنشاء بيئة مثالية مسك الدفاتر على الانترنت هو تحديد أي منصة البرمجيات لديها الأدوات المناسبة للشركة. يجب أن يكون المدير المالي على دراية بالخيارات الأكثر فائدة وأن يضع قائمة بالمنصات التي تقدم أفضل الميزات. وتختلف الأعمال التجارية الصغيرة من حيث الحجم والنطاق والاحتياجات، لذلك من المهم التشاور مع المديرين التنفيذيين للشركة مسبقا لتحديد الأدوات اللازمة للتعامل مع التقلبات المستمرة في بياناتهم المالية.

الاعتبارات وفيرة في هذه المرحلة ولكن كل شيء من الميزات والفوائد لخدمات الدعم التي تقدمها منصة المحاسبة ينبغي تقييمها. العديد من الشركات تتطلب الكثير من التخصيص أو قد تحتاج إلى البرنامج على نطاق وتقديم تقارير أكثر شمولا على الطريق. وينبغي تحليل الاحتياجات المحاسبية لهذا اليوم وكذلك في المستقبل قبل التوقيع على خط منقط.

- 3>>

تبسيط الرواتب

تصبح الرواتب أكثر تعقيدا مع توسع الشركات الصغيرة وتأخذ موظفين إضافيين. يجب نقل المعلومات تتبع الوقت إلى قسم الرواتب لتوليد التقارير اللازمة لإعطاء الموظفين تعويض دقيق. أدوات المحاسبة على الانترنت يمكن أن تأخذ البيانات التي تم إدخالها في برنامج تتبع وكشوف المرتبات وترجمته إلى شكل التي يمكن استخدامها لإعداد الشيكات مباشرة من البرنامج.

هذا يزيد من الدقة ويضمن أن جميع الموظفين يحصلون على رواتبهم في الوقت المحدد، في كل مرة دون الحاجة إلى قسم المحاسبة لقضاء ساعات العمل على الرواتب كل أسبوع.

العديد من التطبيقات تتبع الوقت أيضا تحتضن مجموعة واسعة من الخيارات والفوائد المتاحة من خلال الاتصال المحمول. هناك برامج تتبع الوقت التي تسمح للمستخدمين بإدخال الوقت من الميدان، عبر تطبيقات الهاتف المتحرك وحتى عن طريق الرسائل النصية سمز. كفو يمكن إعداد عمليات الموافقة متعددة لمختلف الأعضاء، مما يساعد على المساعدة في تحسين البيانات والتفاصيل في الوقت المقدم تتبعها لكشوف المرتبات.

إدارة بيانات المبيعات

تتعامل الشركات الصغيرة مع تدفق مستمر من بيانات المبيعات. الفواتير الواردة والصادرة، والمدفوعات، وأوامر الشراء، وفاء النظام، ومعلومات الشحن كلها تحتوي على البيانات المالية الحيوية التي تشكل جزءا كبيرا من الصورة عندما يتعلق الأمر التدفق النقدي.إن الفشل في تتبع هذه الأرقام بدقة وفي الوقت المناسب يمكن أن يؤدي إلى الارتباك الذي يخنق قدرة الشركة على اتخاذ قرارات بشأن النمو المستقبلي.

برنامج المحاسبة على الانترنت يدير كل هذه البيانات الأساسية كما يأتي في ذلك أن المديرين التنفيذيين للشركة دائما صورة واضحة بالضبط كم من المال هو متاح في أي وقت من الأوقات.

من خلال توفير طريقة سريعة ودقيقة لتحديد حالة الطلبات الفردية والفواتير، توفر هذه الأنظمة الأساسية الوقت في كل خطوة على طول مسار تحويل المبيعات. توفر بعض حلول البرمجيات خيار توليد الفواتير تلقائيا وإرسالها إلى العملاء لإفراط قسم المبيعات أكثر من ذلك.

مراقبة الحسابات الدائنة والمستحقة

من الممكن أن تبدو الأعمال مربحة على الورق ولكن تكافح أو تفشل في الواقع. هذه مشكلة شائعة تواجهها الشركات التي لا تتسم بالكفاءة في عمليات مسك الدفاتر التي لا تظهر القصة الحقيقية وراء التدفق النقدي. استخدام أداة على الانترنت لتتبع حالة كل من الحسابات الدائنة والحسابات المستحقة يزيل الارتباك ويظهر حيث يجب اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسين صحة المالية للشركة.

إعداد رسائل البريد الإلكتروني التذكير والتنبيهات يسرع عملية جمع على المستحقات وتذكير أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين عندما تستحق الدفعات.

هذا يجعل من السهل إنشاء جدول دفع متوازن يحافظ على الشركة باللون الأحمر بدلا من هدم ميزانيتها.

تشجيع استخدام المحمول

الوصول البعيد هو جزء كبير من ما يجعل مسك الدفاتر على الانترنت فعالة جدا. الجميع من المدير المالي لقوى العمل المتنقلة يمكن الوصول إلى البرنامج وإدخال البيانات الأساسية من أي جهاز بغض النظر عن موقعها الحالي. عندما يحصل الجميع في الشركة على متنها مع تسجيل المبيعات والنفقات حال حدوثها، ينبغي أن تخلق زيادة كبيرة في دقة في جميع المجالات. لم يعد على الموظفين الذين يقومون بأعمال تجارية بعيدا عن المكتب الانتظار للعودة إلى أجهزة الكمبيوتر لتسجيل بيانات المعاملات. بدلا من ذلك، فإنها يمكن إدخال جميع الأرقام باستخدام التطبيق على أجهزتهم النقالة التي تتكامل مع البرنامج الرئيسي مسك الدفاتر ويسلم المعلومات مباشرة إلى السحابة.

تزامن مع البنوك

من السهل جدا أن تنسى أن تكتب وديعة أو سحب في دفتر شيكات الأعمال والحصول على مفاجأة غير سارة عندما يصل البيان الشهري. ويمكن تجنب هذه المشكلة عن طريق إنشاء برنامج المحاسبة على الانترنت لتلقي البيانات المالية تلقائيا لحظة حدوث المعاملات المصرفية. يتم تسجيل المبالغ بالدولار على الفور ويمكن الوصول إليها من لوحة القيادة، وهي الطريقة التي يحسن ليس فقط دقة ولكن أيضا يجعل من غير الضروري لقضاء بعض الوقت في الفرز من خلال البيانات الورقية للتأكد من أن رصيد الكتب.

إبقاء الاتصالات مفتوحة

يجب أن يسمح الحل المدقق على الانترنت موثوق بها للمسؤولين لإنشاء أذونات تسجيل الدخول المختلفة بحيث رؤساء الإدارات والمشرفين والموظفين في شركة يمكن الوصول إلى وتعديل المعلومات. تسمح أدوات المراقبة للمديرين الماليين بالتحقق من أن كل شيء يعمل بسلاسة والرد على أي أسئلة باستخدام خيارات التعاون ضمن التطبيق.وهذا يحافظ على تدفق المعلومات مجانا بين جميع الأطراف المشاركة في القرارات المالية للشركة ويزيل الحواجز التي تقف في طريق كفاءة التشغيل. إذا كانت احتياجات التغيير الأعمال، المدير المالي ومزود الخدمة دائما متاحة للمساعدة في التحسينات.

الاستفادة من التقارير

إنشاء التقارير من البيانات المالية دون مساعدة من البرمجيات هو عملية شاقة التي تربط موظفي الأعمال الصغيرة التي يمكن أن تكون أكثر إنتاجية في أماكن أخرى. ويؤدي التأخير بين جمع البيانات وتجميع هذه التقارير اليدوية إلى خطر أن تكون المعلومات قد فات أوانها وقت انتهاء التقرير. وتشمل أنظمة المحاسبة على الإنترنت أدوات الإبلاغ عن العديد من أهم مقاييس الأعمال:

• المبيعات المتوقعة
• الإيرادات والمصروفات
• التدفق النقدي
• الربح والخسارة

نظرا لأن جميع البيانات التي تم إدخالها في النظام ترتبط على الفور ، كل تقرير جديد يعكس أحدث التغييرات في المالية للشركة. تزامن عبر منصة هي واحدة من الفوائد الرئيسية لنظم الإبلاغ على الانترنت ولكنها ليست الوحيدة. لوحات شاملة يمكن تجميع البيانات، وتحسين التقارير والسماح للمديرين التنفيذيين للوصول إلى مؤشرات الأداء الرئيسية للشركة دون حتى تمهيد جهاز الكمبيوتر الخاص بهم. الاتصال المحمول في التطبيقات المحاسبية هو في كل مكان، ويسمح للمستخدمين ليس فقط عرض ولكن أيضا تحرير والتلاعب وتحليل جميع البيانات الهامة أينما وكلما كان ذلك ضروريا.

تكامل جميع البرامج

يعد ضبط الحسابات عبر الإنترنت أكثر فائدة عند ربط التطبيقات الأخرى التي يستخدمها النشاط التجاري لإدارة العمليات. الجمع بين تتبع الوقت، وكشوف المرتبات وإدارة المخزون وغيرها من البرامج باستخدام منصة التكامل آمنة يبسط تدفق البيانات ويضمن أن المعلومات التي يمكن الوصول إليها من خلال برنامج مسك الدفاتر على الانترنت هو دائما دقيقة.

كما هو الحال مع الأتمتة، ويسهل التكامل زيادة الكفاءة، ويمكن أن ينقذ الأعمال كمية كبيرة من المال عن طريق تقليل الوقت الذي يقضيه الصيد بت من المعلومات التي كانت متناثرة في السابق عبر الإدارات. التكامل أيضا يقطع الكثير من المهام المتكررة إدخال البيانات، ويقلل من معدل الخطأ ويسمح للشركات لتحسين التقارير لاحتواء أكبر قدر من التفاصيل.

أحد العناصر الحاسمة في التكامل منصة المحاسبة هو فهم أولا ما هي النتيجة المرجوة قبل محاذاة النظم. من خلال معرفة ما هي المتطلبات المحاسبية، يمكن للمدير المالي تقييم أكثر دقة أهمية العديد من الميزات والفوائد من البرامج المختلفة لضمان تلبيتها فعلا احتياجات الشركة. على سبيل المثال، تتطلب تكاليف الوظائف أنظمة متعددة للتحدث مع بعضها البعض عبر كشوف المرتبات وتتبع الوقت وأنظمة دفتر الأستاذ العام. إذا كان تقدير تكاليف العمل هو مبدأ رئيسي في تقديم التقارير، فإن ما إذا كان تطبيق تتبع الوقت يزامن بياناته مع خدمات معالجة كشوف المرتبات هو اعتبار محدد ومهم.

تخصيص بيئة العمل

غالبا ما تشمل الشركات التي تقدم حلول تكامل التخصيص كجزء من خدماتها.يمكن للمدير المالي الاستفادة من هذا لإنشاء منصة مركزية مصممة خصيصا للتعامل مع احتياجات أي شركة. يتطلب كل عمل إعداد معين من حيث سير العمل، نماذج إدخال البيانات والاتصالات بين تطبيقات البرمجيات. يجب أن تكون المنصة نفسها سهلة بما فيه الكفاية للجميع لاستخدام دون الحاجة إلى تدريب واسع النطاق. يمكن دمج المحاسبة على الانترنت بسهولة في هذه البيئة بحيث يصبح أداة منتظمة في إدارة تدفق البيانات.

ضع في اعتبارك أن التخصيصات قد تتطلب تدخل خدمات تكنولوجيا المعلومات المدربة حسب الحاجة إلى اتصال التوصيل، وضمان مزامنة البيانات بشكل مناسب والتقارير دقيقة. وينبغي أن يدرج هذا الدعم في الميزانية عند النظر في تكلفة تنفيذ الحلول المحاسبية الجديدة وخدمات مسك الدفاتر على اإلنترنت ألنه لن يكون مطلوبا في نهاية المطاف ليس فقط أثناء اإلعداد ولكن أثناء أوقات التغيير وأثناء النمو وعندما يتطلب فريق المحاسبة معلومات جديدة وإعداد التقارير. تقترب الشركات من ذلك بطرق متنوعة.

الشركات الصغيرة ذات الميزانية المحدودة والمدير المالي الجزئي في رأس المحاسبة قد تفضل الاحتفاظ بعلاقة مع مالك وحيد يمكن أن يكون مرنا ويطلب عند الحاجة. ما لم تكن الاحتياجات واسعة النطاق، فإن الفوترة لساعات العمل ستكون أكثر عرضة للاستفادة من ميزانيات الأعمال الصغيرة من المستأجر الشهري. وعلى العكس من ذلك، يمكن للشركات الكبيرة أو الشركات ذات الاحتياجات المحاسبية المعقدة أن تستفيد أكثر من إبقاء شركة تكنولوجيا المعلومات على التجنيب لخدمة احتياجاتها المستمرة. في حالات محدودة، بعض الشركات هي الأنسب من خلال وجود شخص دعم تكنولوجيا المعلومات الداخلي على الموظفين. وعادة ما يكون هذا هو الأكثر ملاءمة للشركات التي لديها شخص تكنولوجيا المعلومات بالفعل على الموظفين الذين يمكن أن تأخذ على مسؤوليات النظم الإضافية.

من خلال إعطاء كفو، وأصحاب الأعمال والموظفين بيئة مشتركة لتتبع وإدارة الشؤون المالية، وعناوين مسك الدفاتر على الانترنت العديد من القضايا من الدقة والاتصال التي يمكن أن تسبب أخطاء ضارة. التنفيذ الصحيح يخلق منصة تحول الطريقة التي تعامل الشركات الأعمال المالية وتوفر بيئة مثالية للإنتاجية والنمو.