كيفية وضع جدول أعمال اجتماع الفعالة

جدول أعمال الاجتماع هو قائمة العناصر التي يأمل المشاركون في تحقيقها في الاجتماع. وينبغي توزيع جدول الأعمال على المشاركين قبل عدة أيام من انعقاد الاجتماع، على ألا يقل عن 24 ساعة حتى تتاح للمشاركين فرصة التحضير للاجتماع.

بالاقتران مع محضر الاجتماع، الوثائق التي يتلقاها المشاركون بعد الاجتماع، جدول الأعمال هو خطة الاجتماع والمتابعة المبلغ عنها للاجتماع السابق.

عند وضع جدول أعمال لاجتماع غير مجدول بانتظام، ستساعدك الخطوات التالية. في وقت لاحق في هذه المقالة، سترى نموذجا لاجتماع مجدول بانتظام. ويتشاطر النوعان من الاجتماعات بنودا مماثلة في جدول الأعمال ولكنهما لا يتشابهان تماما.

وضع جدول أعمال الاجتماع

أولا، حدد ما إذا كان هناك حاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك في التخطيط للاجتماع. ثم، تقرر ما كنت تأمل أن تحقق من خلال عقد الاجتماع. حدد أهدافا قابلة للتحقيق لاجتماعك. وستضع الأهداف التي تضعها إطارا لخطة اجتماع فعالة.

كما يقول ستيفن كوفي في سبعة عادات من الناس فعالة للغاية ، "تبدأ مع نهاية في الاعتبار." سيحدد هدف الاجتماع تركيز الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين في الاجتماع.

بناء جدول الأعمال هو وضع خطة للاجتماع. عليك أن تبدأ مع الهدف الرئيسي أو الغرض الذي تحاول تحقيقه من خلال عقد الاجتماع.

بمجرد أن تقرر على هدفك، تحتاج إلى تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة من موظفين إضافيين للتخطيط جدول الأعمال الخاص بك. إذا كانت الإجابة بنعم، دعهم للانضمام إليك.

بعد تحديد هدفك العام، تحتاج أنت أو فريقك لاتخاذ القرارات التالية. وبالإضافة إلى الغرض من الاجتماع أو هدفه، يظهر كل بند من هذه البنود في جدول أعمال الاجتماع.

• المشاركين مطلوب للاجتماع الفعلي،
• البنود التي تحتاج إلى مناقشة أو إجراءات من شأنها أن تؤدي إلى تحقيق الهدف أو الغرض،
• ومقدار الوقت الذي كنت تتوقع المجموعة سوف تحتاج لمناقشة
• تاريخ ووقت الاجتماع،
• موقع مناسب، سيحضر جميع المشاركين بشكل مريح، للاجتماع،
• ما قبل العمل للاجتماع. وسيشمل ذلك أي قراءة أو توثيق أو بيانات أو محضر اجتماع من اجتماع سابق أو أي إعداد آخر من شأنه أن يجعل اجتماعك الفعلي ناجحا. يجب أن يرفق هذا الإعداد بإشعار الاجتماع وجدول الأعمال عند توزيعها على المشاركين المدعوين.

بالإضافة إلى بنود القرار المذكورة أعلاه، يجب أن تتضمن بنود جدول الأعمال القياسية ما يلي:

• مراجعة الغرض من الاجتماع وجدول الأعمال والنتائج المتوقعة والمنتج.
• راجع محضر الاجتماع السابق.
• استعراض التقدم الذي أحرزه المشاركون بشأن الالتزامات وبنود العمل التي تم اتخاذها في الاجتماع السابق.
• يحتاج المندوب أو الزعيم إلى مراجعة الالتزامات التي قطعها المشاركون خلال الاجتماع كبند نهائي في جدول الأعمال.

قرر من يجب أن يشارك في إنجاز جدول أعمالك

بمجرد أن تقرر أن الاجتماع ضروري لتحقيق هدفك، تحتاج إلى تطوير قائمة المشاركين.

لا يمكن لكل موظف المشاركة أو المشاركة في كل اجتماع، ولكن دعوة المشاركين المناسبين سيعزز إحتمالية نجاحك. حدد المشاركين عن طريق طرح أسئلة مثل ما يلي.

اجتماع جدول أعمال الاجتماعات المنتظمة بانتظام

ليس كل اجتماع يحتاج إلى جدول أعمال مخصص. وقد عقد معظم الموظفين اجتماعات منتظمة لإداراتهم أو مجموعات عملهم. لديك أيضا فرق والمشاريع التي تشارك ني.

قد لا يتطلب المشروع الجاري جدول أعمال تم تطويره حديثا لكل اجتماع، ولكن سيتم تقديم فريق عملك بشكل جيد من خلال اتباع نهج موحد لاجتماعك.

يقسم الاجتماع المقرر بانتظام إلى ثلاثة أجزاء لكل منها بنود جدول الأعمال القياسية: العناصر الإعلامية، عناصر الإجراءات، والتخطيط المسبق.

جدول أعمال الاجتماع

عناصر المعلومات

عناصر العمل

التخطيط المسبق

إذا اتبعت هذه الإرشادات عند تطوير جدول أعمال الاجتماع، فإنك تعزز احتمال أن يحقق الاجتماع نتائج.

المتعلقة بجدول أعمال الاجتماع

• من يجب أن يمتلك الحل الذي تطوره المجموعة؟
• من يملك العملية التي تناقشها المجموعة؟
• من يحتاج إلى معرفة المعلومات التي تقوم بتوزيعها؟
• من يمكنه تقديم البيانات والحقائق لتوجيه عملية صنع القرار؟
• من لديه خبرة أو خبرة للمشاركة مع المجموعة؟
• من يجب أن يدعم تنفيذ أي حلول أو مهام؟
• من يجب أن يقدم الإذن أو الموارد لإنجاز نتائج الاجتماع؟
• من قد يعارض تنفيذ أي حلول أو اتجاهات؟
• الاحماء والتحيات. ضع في اعتبارك جليدا مختصرا تبعا لمدى تواتر المجموعة.
• راجع الغرض من الاجتماع وجدول الأعمال والنتائج المتوقعة والمنتج.
• راجع محضر الاجتماع السابق.
• تقديم المعلومات المناسبة عن الإدارات والشركات التي يحتاجها الفريق.
• استعراض التقدم المحرز بشأن بنود العمل وخطط العمل والالتزامات. مجموعة المراجعة تقدم على الأهداف.
• مناقشة واتخاذ قرارات حول بنود جدول أعمال هذا الاجتماع.
• حدد الخطوات التالية.
• حدد الغرض والنتيجة وجدول الأعمال للاجتماع القادم.
• يجب على المذكرة مراجعة الالتزامات التي قطعها الناس خلال الاجتماع.
• تحديد أي مساعدة مطلوبة من أشخاص ليسوا في المجموعة وتعيين المشاركين لإجراء اتصالات.
• أرسل دقائق خلال 24 ساعة من الاجتماع.

  المزيد من الاجتماعات ذات الصلة

  • لقاء وتحية اجتماع قواطع الجليد للغداء
  • تطوير معايير المجموعة
  • معايير فريق عينة