كتابة جدول أعمال تحفيزية أو اجتماع تنفيذي

مخططو الأحداث هم المسؤولون عن إعداد جدول أعمال موجز وجذاب للاجتماعات والفعاليات التي ينظمونها، بما في ذلك جداول أعمال اجتماعات الشركات التي تستمر أسبوعا. ما إذا كان جدول الأعمال لمدة يوم واحد من اجتماعات لمديري الفروع أو أربعة أيام من التدريبات بناء فريق للموظفين الجدد، تبقى العناصر الأساسية هي نفسها.

نصائح لكتابة جدول الأعمال

إن كتابة جدول أعمال لهذا الحدث - وخاصة الحدث الذي يستغرق عدة أيام - يشكل تحديا في بعض الأحيان لأن جدول الأعمال (أو المسار السريع) يجب أن يكون موجزا مع توفير جميع المعلومات الضرورية.

بعد كل شيء، سيكون معظم الحاضرين على دراية بالبرامج التي يتم تقديمها ولا يرغبون في الحصول على وثيقة واسعة لمعرفة أين يجب أن يكونوا ومتى. انها عملك كمخطط الحدث لجعل حياة الحضور سهلة قدر الإمكان.

يجب أن تحتوي العناصر الأساسية لجدول الأعمال على المعلومات التالية:

• اسم وموقع الحدث.
• اليوم والوقت المحدد لكل حدث / نشاط وصولا إلى ربع ساعة.
• نوع الحدث مثل جلسة العصف الذهني الإبداعي مقابل جلسة تحديد الأهداف الاستراتيجية مقابل نقاش الفريق مع قادة الفرق
• المعلومات ذات الصلة حول الحدث مثل كيفية اللباس لتجمع إذا كان الغداء، عشاء أو حفل كوكتيل (أي عارضة الأعمال مقابل الأسود التعادل)
• نصيحة: اسمحوا دائما الحضور يعرفون أين يمكنهم العثور على معلومات إضافية مثل موقع المنظمة المضيفة.

نموذج نموذج جدول أعمال الاجتماع

يحتوي معظم تنسيقات جدول الأعمال على قسم رأس في وسط الصفحة يحتوي على سطر واحد إلى ثلاثة أسطر من النص باسم الحدث، واسم المنظمة التي تستضيف الحدث وتاريخ بدء الحدث.

ثم يتم تنظيم جدول الأعمال في عمودين: العمود الأيسر يحتوي على التواريخ والأوقات. على الجانب الأيمن هو اسم الحدث جنبا إلى جنب مع تفاصيل حول النشاط.

يجب أن يكون جدول أعمالك سهل المتابعة، وإذا كان حدثا ليوم واحد، فجرب الحصول على كل شيء في صفحة واحدة. تذكر، خط سير عام هو واحد من عدة عناصر كنت مكلفة إعداد جنبا إلى جنب مع غيرها من المواد دعوة رسمية مثل الدعوات الإلكترونية والمطبوعة.

لأن الحضور سيحصلون على عدة مواد اتصال منكم، سيكون هناك الكثير من الفرص لتقديم معلومات متعمقة في وثيقة أخرى.