تقييم برامج الرواتب للأعمال التجارية الصغيرة

هل تسحب شعرك من المرتبات؟ القيام الرواتب الخاصة بك، حتى لموظف واحد فقط، لديها العديد من المزالق لصاحب الأعمال الصغيرة. هناك الكثير لمعرفة، ومواكبة العديد من الاتحادات الاتحادية، الدولة، والمحلية لوائح ضريبة الرواتب هو الألم. وبالإضافة إلى ذلك، لديك المواعيد النهائية للوفاء، للمدفوعات والتقارير لجميع هذه الوكالات.

لا عجب أن العديد من الشركات الصغيرة تتحول إلى خدمات الرواتب لهذه المهام.

ولكن خدمة الرواتب هي الأفضل؟

ما هي خدمات الرواتب؟

هناك نوعان من الخدمات الرواتب: الخدمات عبر الإنترنت و (لعدم وجود أفضل المدى) الخدمات الشخصية. قد تكون الخدمات عبر الإنترنت تطبيقات أو عبر الإنترنت. الخدمات الشخصية هي الأعمال التجارية التي يملكها فرد قد يكون المرتبات على الانترنت أو الذين قد تكون محلية.

عملية التقييم تعمل بنفس الطريقة لكلا النوعين من خدمات كشوف المرتبات. ولكن هذه المقالة سوف تركز على الخدمات عبر الإنترنت. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن تأخذها في الاعتبار:

ما هي تكلفة خدمة كشوف المرتبات عبر الإنترنت؟

أول شيء يطلبه أصحاب الأعمال عند البحث عن خدمة الرواتب، "كم يكلف؟" وفي حين أن التكلفة مهمة، فإن العوامل الأخرى لا تقل أهمية.

فكر في تكلفة الخدمة الآن والمستقبل. إذا كان لديك عمل صغير جدا مع واحد أو اثنين فقط من الموظفين، قد ترغب في الحد من التكلفة الخاصة بك عن طريق استخدام خدمة قابلة للتطوير، حيث التكلفة هي الحد الأدنى لعدد قليل من الموظفين والتي تزيد كما قمت بإضافة الموظفين والخدمات.

بالنسبة لمعظم خدمات الرواتب نظرت في، والتكلفة هي في الشهر، حتى تتمكن من تغيير في أي وقت. معظم تستند التكلفة على عدد من الموظفين. بعض تقدم خيار 1099 لدفع المقاولين والبائعين، أو لحسابهم الخاص. (سوف تجد قائمة مختصرة مع تكاليف في نهاية هذه المقالة.)

التكاليف تأتي في مستويين لبعض الخدمات: خدمة أساسية تقوم فقط بحساب وتسليم رواتب، مع خدمة W-2، و وهو خيار كامل الخدمة يقوم أيضا بإيداع ودفع ضرائب المرتبات والإيداعات الضريبية، بما في ذلك النموذج 941 (نموذج الإبلاغ الضريبي للرواتب ربع السنوية).

ماذا يجب أن تشمل خدمة الرواتب الكاملة؟

1 . الإعداد، والتدريب، ولوحة التحكم. يجب أن يكون النظام سهل الإعداد. يجب أن يكون لديك لوحة تحكم لإرشادك من خلال العمليات والسماح لك للتحقق من أنشطة مثل الإيداعات وودائع راتب. يجب أن يكون التدريب بسيطا، مع أشرطة فيديو جيدة لمساعدتك على العمل من خلال مختلف العمليات. ما مستوى معرفة الرواتب التي يفترضون أن لديك؟ معظم أصحاب الأعمال لديهم القليل من المعرفة، لذلك يجب أن توفر الخدمة الخاصة بك معرفة أساسية مفصلة حول كشوف المرتبات، شيكات، والإيداع.

2. رواتب . كل من هذه الأنظمة يسمح لك لإدخال المعلومات لكل موظف، بما في ذلك نموذج W-4 لاقتطاع ضريبة الدخل الاتحادية وغيرها من المعلومات اللازمة لإعداد رواتبهم. يجب أن تسمح لك أنظمة الكتابة الشيكات المطبوعة أو أن الشيكات مباشرة المودعة (أفضل طريقة). تحقق مع البنك الذي تتعامل معه على متطلباته.

3. W-2. يجب أن تقدم خدمتك نموذج W-2 ، نموذج الأجور السنوية والمعلومات الضريبية التي يجب أن تقدمها للموظفين في يناير. يجب أن يقدم خيار الخدمة الكاملة أيضا هذه النماذج مع إدارة الضمان الاجتماعي لك في الوقت المناسب.

4. ملف وإيداع الضرائب المرتبات. هذا هو على الارجح أهم خدمة.

وجود ملف شخص ودفع هذه الضرائب هو مسؤولية كبيرة. يجب على نظام الخدمة الكاملة تقديم جميع الوثائق الضريبية والضريبية المتعلقة بالرواتب ذات الصلة لك. وينبغي أن يقوموا بالدفع نيابة عنك مع الوكالات التنظيمية الاتحادية والولائية والمحلية المناسبة. يجب أن تتضمن النماذج النموذج 941 - األجور الفصلية والبيان الضريبي ونماذج ضريبة البطالة الفدرالية والولائية.

يجب على الخدمة أيضا تتبع الضرائب المحلية والرواتب المحلية، وهو أمر ضخم إذا كان لديك موظفين يعملون في مدن وولايات مختلفة.

ما هي الميزات الأخرى التي يجب أن أتوقعها؟

الضمانات الضريبية. يجب أن تضمن خدمتك أن يتم إرسال استمارات الضرائب قبل جميع المواعيد النهائية وأن يتم الدفع في الوقت المحدد حتى لا تتكبد غرامات أو عقوبات. يجب أن توافق الخدمة على دفع أي غرامات أو عقوبات على التأخر في الإيداع أو الدفع.

إذا لم يقدموا هذا الضمان، فلا تستخدمهم.

إمكانية الوصول للجوال. يجب أن تكون قادرا على الوصول إلى لوحة التحكم وإجراء تغييرات، وإرسال معلومات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، والهاتف المحمول أو الكمبيوتر اللوحي، أو حتى الاتصال في المعلومات.

موظف الخدمة الذاتية. تحتوي بعض هذه الخدمات على لوحة تحكم يمكن للموظفين تسجيل الدخول إليها والحصول على معلومات عن رواتبهم السنوية. قد تكون قادرة على تغيير W-4 المعلومات على الانترنت.

التكامل مع النظام المحاسبي الخاص بك. وجود خدمة الرواتب الخاصة بك تتكامل مع النظام المحاسبي الخاص يوفر الوقت والمال. يباع الرواتب فقط مع قراء على الانترنت، لذلك هذا قد يكون خيارا جيدا بالنسبة لك إذا كان لديك بالفعل كبو. برنامج باتريوت لديه نظام المحاسبة يمكنك إضافة إلى خدمة الرواتب الخاصة بك.

أسئلة مهمة أخرى اسأل

الدعم والخدمة. هذا واحد مهم حقا. الأمور تحدث ويجب أن يتم تشغيل كشوف المرتبات في أوقات محددة. يجب أن تعرف أن خدمتك متاحة ومفيدة.

أعلى مستوى من الخدمة هو المكالمة الهاتفية. ما هي ساعات مكتب المساعدة؟

ثاني أعلى مستوى هو الدردشة. ما هي ساعات عملهم؟

المستوى الثالث هو البريد الإلكتروني. ما مدى سرعة استجابة خدمتك لرسائل البريد الإلكتروني؟

خلال الفترة التجريبية أو أول 30 يوما، تأكد من إجراء اتصال عدة مرات لتقييم الدعم المقدم.

التحديثات. لوائح ضريبة الرواتب ومعدلات الضرائب تتغير دائما.أثناء تقييم الأنظمة، اسأل عن كيفية تحديث برامجها وكيفية توصيل هذه التحديثات إليك.

الأمن. ما مدى أمان نظامهم؟ هل هو في السحابة (ربما)؟ كم مرة يتم النسخ الاحتياطي؟

خدمات إضافية أخرى يو مايت وانت

1099 سيرفيس. بعض هذه الأنظمة لديها وظيفة إضافية (مقابل تكلفة إضافية) تسمح لك بدفع عقود العمال والبائعين والمستقلين وإصدار نماذج 1099-ميسك لهم (على غرار نماذج W-2 للموظفين). وينبغي أن تقدم الخدمة أيضا تقديم استمارات 1099-ميسك مع مصلحة الضرائب.

حجب النسخ الاحتياطي . إذا كنت تدفع غير الموظفين، فقد تحتاج إلى الحصول على خصم احتياطي من دفعاتهم. إذا كان لديك خدمة 1099، يجب أن تكون الخدمة قادرة على القيام بذلك وإصدار التقارير.

أين يمكنك التحقق من الخدمات المحتملة

عندما قمت بتضييق نطاق التحديد الخاص بك إلى اثنين من الخدمات، التحقق منها. تحقق من التقييمات على الانترنت، ولكن لا تعتمد عليها كثيرا. وهناك أفضل مكان للتحقق هو أفضل مكتب الأعمال. انظر الشكاوى التي تم رفعها ضد هذه الشركة وكيف تم حلها.

ما هي بعض خدمات الرواتب للنظر فيها؟

ستجد العديد من خدمات الرواتب إذا كنت تبحث على الانترنت. هنا ليست سوى عدد قليل لبدء البحث الخاص بك مع. لقد حددت خيار الخدمة الكاملة لكل منها.

I نتيت خدمة كاملة الرواتب. هذه الخدمة هي إضافة إلى قراء على الانترنت. يعتمد التسعير على أي إصدار من كبو تريد ومستوى خدمات الرواتب التي تحتاج إليها. التسعير شهريا.

برامج الرواتب باتريوت . يبدأ نظام رواتبهم كاملة الخدمة من 25 دولارا شهريا لموظف واحد، مع زيادة عدد الموظفين.

Paychex. يقوم نظامهم على عدد من الموظفين. وهي تتطلب عرضا مكتوبا من عميل محتمل قبل الإفراج عن معلومات التسعير.

غوستو : التسعير هو 39 $ في الشهر السعر الأساسي بالإضافة إلى 6 $ شهريا للشخص الواحد (أفترض أن يعني لكل شخص يدفع).

أدب لديه ثلاثة مستويات من الرواتب، بما في ذلك الموارد البشرية. لم يكن هناك تسعير متاح.

كيفية محاولة الخروج من نظام الرواتب

قضية نهائية واحدة: المشكلة مع محاولة الخروج من هذه الأنظمة هو أنها تتطلب منك أن "تذهب على الهواء مباشرة"، ولا يمكنك إصدار رواتب أكثر من مرة واحدة. باتريوت و غوستو ديك الإصدارات التجريبية يمكنك محاولة. أدب لديه شهرين مجانا من كشوف المرتبات، ولكن هذا يعني أنك ملتزمة بعد تشغيل شهرين مع نظامهم.